Aufgaben- und Projektmanagement

Kleine Teams organisieren ihre Projekte häufig ohne spezielle Collaboration-Tools: sie sitzen idealerweise im selben Büro und am gleichen Standort. Ein Stand-Up am Morgen und einzelne, spezifische Anwendungen reichen schon aus, um die Zusammenarbeit und Abläufe zu optimieren und zu beschleunigen.

Aber nun steigen die Mitarbeitendenzahlen, die Projekte werden größer und externe Mitarbeitende, die nicht vor Ort sein können, stoßen hinzu. Ohne geeignete Collaboration-Tools für das Aufgaben- und Projektmanagement ist es fast unmöglich, den Überblick zu behalten. Jetzt kommt die Stunde eines auf Ihre Prozesse abgestimmten Collaboration-Tools!

Mit dem passenden Collaboration-Tool sind Sie jederzeit auf dem aktuellen Stand über Ihre Projekte und den dazugehörigen Aufgaben. Dabei können Sie direkt eingreifen, wenn es zu unvorhergesehenen Verzögerungen kommt. Verwirklichen Sie mit der gewonnen Zeit weitere, innovative Ideen, um Ihr Unternehmen voran zu bringen. Integriertes Dokumentenmanagement erleichtert zusätzlich das Zusammenarbeiten im Projekt und sorgt dafür, dass alle projektrelevanten Daten zentral dargestellt und verwaltet werden. Auch externe Mitarbeitende oder Partner profitieren von einem passenden Collaboration-Tool: sie haben problemlos Zugriff auf die relevanten Prozesse und ihre Aufgaben.

Sie fragen sich nun, wo da „der Haken“ ist? Bei der Suche nach einer geeigneten Software zum Optimieren Ihrer Projekte und Aufgaben in größeren Teams gilt es ein paar Dinge zu beachten. So unterscheiden sich die verschiedenen Lösungen bereits erheblich hinsichtlich ihres Umfangs und der Kosten. Zudem stehen Sie vor der Herausforderung, die Tools auf ihre Usability zu testen: Einige Anbieter bieten eine Vielzahl von Collaboration-Werkzeugen an, andere spezialisieren sich auf bestimmte Features. Sie verbessern Ihr Aufgaben- und Projektmanagement über eine Collaboration-Software nur dann, wenn Sie auch darauf achten, dass bestimmte Programme oder Dateiformate, die Sie und Ihre Mitarbeitenden nutzen, vom Collaboration-Tool unterstützt werden und sich Ihre bestehenden Drittsysteme, wie beispielsweise Ihr CRM oder ERP, integrieren lassen.

Eine weitere Fragestellung ist: Wo soll die Collaboration-Software gehostet werden? Im Rechenzentrum Ihres Unternehmens? Oder in der Cloud, bereitgestellt vom Anbieter in Form einer Online-Anwendung als Software-as-a-Service (SaaS)?

Um genau zu beschreiben, was wir unter Aufgaben- und Projektmanagement verstehen, betrachten wir die zwei wesentlichen Vertreter für dieses Thema: Das klassische Projektmanagement, auch plangetriebenes Projektmanagement genannt, und das agile Projektmanagement.

Was ist der Unterschied zwischen klassischen und agilen Projekten?

Lassen Sie uns betrachten, wie sich diese beiden Ansätze unterscheiden. Was sind die Eigenschaften von klassischem und agilem Projektmanagement und wie ist deren grundlegender Aufbau?

• Klassisches Projektmanagement folgt einem festen Prozess (von Phase zu Phase). Zu Beginn des Projektes werden Ziele formuliert, der Verlauf wird in einzelne Phasen mit Meilensteinen gegliedert. Anforderungen und Umsetzungen der gesetzten Ziele werden frühzeitig sehr klar ausgearbeitet und beispielsweise in Form von Pflichten- und Lastenheft festgehalten. Methoden wie PRINCE2 geben Vorgaben, wie Verantwortlichkeiten im Team verteilt werden sollten und wie die einzelnen Phasen gesteuert und verändert werden können.
• Agiles Projektmanagement setzt dagegen auf sogenannte Iterationen und ist damit schlichtweg viel dynamischer. Ansätze wie Scrum gehen davon aus, dass gerade Projekte in der Produkt- und Softwareentwicklung so komplex und schnell veränderlich sind, dass sie nicht bereits am Tag des Projektstarts komplett festgelegt werden können. Immer neue Anforderungen, die oftmals erst während des Projektablaufs auftreten, erfordern dynamisches Handeln und kurzfristige Planungskorrekturen. Hier werden wesentlich kleinere Pakete häppchenweise er- und bearbeitet.

Welche Methode sich für ein Projekt besonders eignet, läßt sich gut anhand der Matrix von Ralph D. Stacey erklären:

Matrix von Ralph D. Stacey.Quelle: eigene Darstellung angelehnt an R.D. Stacey, Hertfordshire Business School

Haben Sie es mit einer bekannten Technologie zu tun und sind die Anforderungen im Projekt klar definiert bzw. werden sich nicht oder kaum während der Projektlaufzeit ändern, dann haben wir es mit einem einfachen Projekt zu tun. In diesem Fall kann klassisches Projektmanagement die richtige Wahl sein. Das Projekt ist gut planbar und wird nicht durch sich ändernde Anforderungen gefährdet.

Am anderen Ende stehen die komplexen Projekte – wenn wir von den chaotischen Projekten absehen. Bei den komplexen Projekten sind die Anforderungen unklar oder die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass sich die Anforderungen über die Projektlaufzeit ändern werden. Gleichzeitig ist die Technologie Neuland oder zumindest sehr anspruchsvoll. Komplexe Projekte finden sich häufig in der Produkt- und Softwareentwicklung. In diesem Fall bietet sich ein agiler Ansatz an, da bei jeder Iteration – bei Scrum sind das die Sprints – nachgesteuert werden kann.

Die Matrix von Ralph D. Stacey haben wir in dieser Darstellung um eine dritte Dimension, die Menschen – also Teammitglieder ergänzt. Denn auch die Stabilität des Teams spielt eine wesentliche Rolle bei der Auswahl einer passenden Methode. Sie möchten wissen, wie auch Ihr Unternehmen agile Methoden erfolgreich einführen kann? In unserem Beratungsfeld Agile Methoden kennen wir die Herausforderungen und helfen Ihnen diese zu meistern.

Bei unseren Kunden treffen wir sowohl klassische, als auch agile Projekte an. Nicht selten treffen wir bei unseren Kunden sogar beide Welten der Projektorganisation an. In diesem Fall braucht es dann doch wieder Werkzeuge aus dem klassischen Bereich, beispielsweise zur Ressourcen- und Kapazitätsplanung. Oder Projekte haben Abhängigkeiten untereinander, so dass auf verschiedenen Ebenen unterschiedliche Verfahren für das Projektmanagement zum Einsatz kommen. Immer wieder erleben wir hierbei, dass die eingesetzten Werkzeuge – beispielsweise Trello im agilen Umfeld und Microsoft Project im klassischen Bereich – nicht integriert sind und daher Informationen verloren gehen oder mehrfach erfasst werden.

Seit vielen Jahren helfen wir unseren Kunden bei der Transformation hin zu agilen Verfahren. Dabei hilft uns, dass wir uns auch in den klassischen Verfahren sehr gut auskennen und daher gut verstehen, welche Sorgen unsere Kunden beim Übergang in die Agilität haben und welche Probleme zu lösen sind.

Egal welche Vorgehensweise Sie aktuell verfolgen oder wohin Sie sich entwickeln wollen – Ihre Teams profitieren vom Einsatz eines integrierten Aufgaben- und Projektmanagements:

• Sie sind bereits agil und möchten mit den richtigen Werkzeugen noch mehr erreichen. In diesem Fall brauchen Ihre Teams insbesondere Product-Backlogs mit Unterstützung von Priorisierung und Schätzung, Möglichkeiten zur Planung und Durchführung von Sprints, Burndown- und Velocity-Charts für die Nachverfolgung des Projektfortschritts sowie Werkzeuge für die Releaseplanung.
• Sie verfolgen eine plangetriebene Vorgehensweise und brauchen Unterstützung für die klassischen Prozesse auf einer gemeinsamen Plattform. Dann brauchen Ihre Teams Gantt-Charts für die Planung und die Formulierung von Abhängigkeiten, Werkzeuge zur Planung und Nachverfolgung der Ressourcen sowie Planungsmöglichkeiten für Meilensteine.
• Sie stehen am Beginn der Transformation und wollen agile und klassische Elemente gleichzeitig verwenden. In diesem Fall werden Sie eine Mischung der Werkzeuge der beiden vorangehenden Punkte brauchen, die möglichst optimal integriert sind.

Wir sind Experte beim Aufbau einer Plattform für die gemeinsame Arbeit. Sehr häufig setzen wir dabei Atlassian Jira ein. Dieses Werkzeug kennen wir aus dem Effeff. Basierend auf Ihren Anforderungen konfigurieren wir das Werkzeug nicht nur genau auf Ihre Bedürfnisse, wir suchen auch die richtigen Plug-Ins – bei Atlassian sind das die Atlassian Apps – aus, so dass Ihre Prozesse optimal unterstützt werden. Wir überlegen gemeinsam mit Ihnen, ob eine zentrale Plattform mit entsprechenden Berechtigungen geeignet ist oder ob Sie mit mehreren Instanzen und notwendiger Integrationen besser fahren. Kleinen Teams empfehlen wir häufig als Alternative Trello.

Wir passen das Werkzeug nicht nur für Ihr Unternehmen an, sondern auch passgenau für die Abteilungen in Ihrem Unternehmen. Dazu gehören spezielle Workflows, aber auch die korrekte Benennung von Elementen, um in den gewohnten Begrifflichkeiten der Abteilungen zu bleiben. So redet Ihre Entwicklung beispielsweise von User Stories, Issues und Bugs, Ihr IT-Support von Incidents und Service Requests und Ihre Marketingabteilung von Social-Media-Posts und Print-Medien. Wir konfigurieren Ihr System so, dass abteilungsübergreifende Prozesse möglich sind, ohne dass die Beteiligten plötzlich eine für sie ungewohnte Sprache lernen müssen. So wird beispielsweise aus einem Incident im IT-Support automatisiert ein Bug in der Entwicklung. Und ebenso bekommt der IT-Support einen Hinweise auf diesem Incident, sobald der Bug von der Entwicklung behoben und geschlossen wird.

Aufgaben- und Projektmanagement ist nicht begrenzt auf die Software-Entwicklung. Ein Maschinenbauprodukt besteht heute im Allgemeinen zu drei Vierteln aus mechanischen Komponenten und zu einem Viertel aus Software, Elektrotechnik und IT-Hardware, so das Ergebnis einer Umfrage des Verbands Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA). Dieses Verhältnis verlagert sich rasant weiter zugunsten von IT-Komponenten, denn Software- und Automatisierungstechnik spielen eine immer größere Rolle. Damit ist speziell in Projekten im Maschinenbau oder der Fertigungstechnik, wenn verschiedene Disziplinen zusammenwirken, eine gemeinsame Plattform für die Kommunikation und den Austausch von Informationen essenziell. Ebenso erlaubt eine solche Plattform einen Blick auf das gesamte Projekt und macht so den aktuellen Zustand und Fortschritt transparent.

Sie wollen das bisher nur in Ihrer Software-Entwicklung eingesetzte Aufgaben- und Projektmanagement auf Ihre ganze Firma ausrollen? Oder Sie haben noch gar kein Werkzeug für die Zusammenarbeit im Einsatz? Wir zeigen Ihnen den optimalen Weg, wie Ihre unterschiedliche Teams auf derselben Plattform erfolgreich zusammenarbeiten. Schauen wir uns ein paar technische Details an und finden heraus, was wichtige Fragestellungen sind.

Atlassian Jira

Jira ist nach unserer Meinung eine unverzichtbare Plattform für Unternehmen jeder Art und Größe. Ganz gleich, ob Sie vorhaben, eine einfache mobile Anwendung zu erstellen, ein anspruchsvolles IT-System zu entwickeln oder Im Maschinenbau ein Projekt bestehend aus Hard- und Software durchzuführen – Jira ist die erste Wahl, um Ihre Teams zusammenzubringen. Unsere Einschätzung deckt sich dabei mit einer Umfrage von CollabNet, in der 67% aller agilen Teams angeben, Jira für das Projektmanagement zu verwenden. Übrigens weit vor Microsoft Excel mit 40% – aber das sehen wir als Negativbeispiel für eine gemeinsame Zusammenarbeit.

Was können Sie damit tun? Dieses Flaggschiffprodukt von Atlassian hilft Ihnen bei der Verwaltung mehrerer Projekte durch Planung, Zuweisung von Aufgaben, Verfolgung von Problemen und Berichterstattung über die gesamte Arbeit. Jira ist eine agile Umgebung, die alle Beteiligten, ob Marketing- oder IT-Mitarbeiter:in, Scrum Master oder Entwickler:in, Tester:in oder Product Owner, durch ein System in der gemeinsamen Arbeit unterstützt.

Jira hilft, Projekte zu verstehen und zu einzuordnen indem Epics und Roadmaps erstellt und To-Dos in einem Backlog gespeichert werden. Mit Hilfe von Jira können Sie:

• Den Arbeitsfortschritt Ihres Teams mithilfe von Scrum- oder Kanban-Boards nachverfolgen
• Vorgänge – wie beispielsweise User Stories, Bugs oder Aufgaben – erstellen und zuweisen
• Sprints verwalten
• Story-Punkte definieren
• Die Zeit abschätzen, die benötigt wird, um die Arbeit zu erledigen
• Zeiten für Vorgänge erfassen
• Dateien hochladen und austauschen sowie Kommentare hinzufügen
• Aufgaben priorisieren und hierarchisieren

Plug-Ins für Jira

Die Besonderheit von Jira liegt jedoch im Plug-In-Konzept, mithilfe dessen Sie die Plattform sehr einfach erweitern können. Der Atlassian Marketplace enthält dazu eine große Anzahl an wertvollen Anwendungen – die Atlassian Apps – welche Jira für nahezu jeden Einsatzzweck erweitern. Beispiele hierfür sind:

• Scriptrunner von Adaptavist für die Automatisierung von Abläufen.
• Personas, User Story Maps und Roadmaps von EasyAgile für die auf Kundennutzen ausgerichtete Produkt- und Softwareentwicklung.
• Big Picture von SoftwarePlant und Structure von ALM Works für das Multiprojekt- und Portfoliomanagement.
• Tempo für das Kapazitäts-, Ressourcen- und Budgetmanagement.
• Xray Testmanagement von Xpand IT für die Integration von Testmanagement in Jira.
• Elements Connect von Elements Apps. Damit ermöglichen wir die Anbindung Ihrer Drittsysteme, also beispielsweise Ihres CRM- oder ERP-Systems.

Das ist nur ein Auszug für mögliche Erweiterungen. Und natürlich haben wir Partnerschaften mit den wichtigsten App-Anbietern – unser Draht dorthin ist sehr kurz, wenn Fragen auftauchen oder es Lösungen erfordert, die nicht von der Stange sind. Wichtig bei der Auswahl der Plug-Ins ist natürlich, dass diese stabil laufen, also das Basissystem nicht negativ beeinflussen und dessen Fähigkeit zum Update nicht beeinträchtigen. Wir verfolgen die Entwicklung vieler Plug-Ins bereits seit Jahren und wissen, welche aktiv gepflegt werden und welche sich eher auf dem absteigenden Ast befinden. So können wir eine belastbare Auswahl für Erweiterungen treffen, die Ihnen auch in Zukunft keine Probleme beim Betrieb Ihrer Plattform machen.

Neben der Inbetriebnahme des Basissystems und der Plug-Ins stehen natürlich insbesondere die Prozesse im Vordergrund, die wir gemeinsam mit Ihnen abbilden und optimieren. Hier ist der erste Wurf meist schon sehr passend, aber erst im laufenden Betrieb ergeben sich Erkenntnisse, die sich zu ihrem Vorteil in den Prozessen abbilden lassen.

Anbindung an Drittsysteme

Jede Ihrer Abteilungen hat unterschiedliche Anforderungen bezüglich der Anbindung an Drittsysteme. So wird Ihre Software-Entwicklung eine Anbindung an die DevOps-Pipeline brauchen, Ihr IT-Support eine Anbindung an das Ticketsystem und Ihre Marketing-Abteilung an das CRM-System. Alle diese Anbindungen sind denkbar und von uns auch schon vielfach durchgeführt worden, so dass Insellösungen erst gar nicht entstehen.

Betriebsmodell

Eine wichtige Entscheidung ist das genutzte Betriebsmodell: Möglich ist der Betrieb auf einem eigenen Server, einem Hochverfügbarkeits-Cluster im eigenen oder fremdbetriebenen Rechenzentrum oder in der Atlassian-Cloud. Jedes dieser Modelle hat seine Vor- und Nachteile und die konkrete Auswahl richtet sich nach Ihren Anforderungen, beispielsweise bzgl. Betriebs- und Datensicherheit, aber auch nach den Kosten. Natürlich ist diese Entscheidung auch abhängig von den Möglichkeiten der ausgewählten Software – Jira beispielsweise ist sowohl als Server-, Datacenter- als auch Cloud-Version erhältlich.

Sie haben gesehen, welche Vorteile Sie durch ein integriertes Aufgaben- und Projektmanagement erzielen können. Ergebnis einer schrittweisen Einführung ist:

• Eine perfekt für Sie passende Plattform für die gemeinsame Arbeit
• Die richtig ausgewählten Plug-Ins, so dass Ihre Prozesse optimal unterstützt sind
• Ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Berechtigungsmanagement
• Funktionierende Workflows mit den passenden Begrifflichkeiten für alle Beteiligten
• Dashboards, die einen Blick auf das gesamte Projekt ermöglichen und so den aktuellen Zustand und Fortschritt transparent machen

Um das vorhandene Potenzial in Ihrem Unternehmen zu heben, beraten und unterstützen wir Sie bei der:

• Digitalisierung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse
• Analyse Ihrer IT-Infrastruktur
• Konzeption, Implementierung und Konfiguration von Anwendungen für die erfolgreiche Zusammenarbeit
• Anbindung vorhandener Systeme (Cloud, CRM, DMS etc.) an die Collaboration Tools
• Optimierung Ihrer bestehender Anwendungen für die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeitenden

Flankierend dazu führen wir gerne Workshops und Schulungen für Ihre Anwender und Administratoren durch – bedarfsgerecht remote oder vor Ort.

Warum sind wir der richtige Partner bei der Einführung eines integrierten Aufgaben- und Projektmanagements in Ihrem Unternehmen? Wir setzen solche Lösungen seit Jahren bei unseren Kunden erfolgreich um. Wir kennen alle Arten von Projekten auf allen Ebenen – von kleineren Projekten, die von einem Team bearbeitet werden, bis hoch zu komplexen Großprojekten, die abteilungsübergreifend oder sogar unternehmensübergreifend realisiert werden. Unsere Erfahrungen mit Jira von Atlassian sind umfangreich und tiefgehend. Außerdem pflegen wir Partnerschaften mit den Anbietern vieler wichtiger Plug-Ins.

Und nicht zuletzt sind wir selber Jira Power-User: alle unseren Projekte wickeln wir darüber an, das Aufgabenmanagement des kompletten Unternehmens erfolgt damit und wir haben eine Vielzahl von Workflows in allen Bereichen im Einsatz. Ganz nach dem Motto: „eat you own dog food“.