Qual der Wahl? Von wegen

Sie möchten Ihre Geschäftsprozesse agil und flexibel steuern? Die IT liefert dafür zahlreiche leistungsstarke Werkzeuge. Doch welches Business Process Management (BPM)-System eignet sich am besten für Sie? Eine Frage, die sich nicht zwischen Tür und Angel beantworten lässt. Immerhin gibt es am Markt mehr als 100 verschiedene BPM-Tools.

Wir kennen die Kriterien, mit deren Hilfe sich diese Tools sehr gut beurteilen lassen. Und können Ihnen deshalb die Qual der Wahl ersparen. Vielleicht haben Sie aber auch schon einen Favoriten? Wir prüfen im Rahmen eines Proof of Concepts gerne, ob er Ihren Anforderungen auch wirklich gewachsen ist.

Denn oft steckt der Teufel im Detail. Das wissen wir aus Erfahrung. Wir haben bereits viele Unternehmen im Rahmen des BPM-Auswahlverfahrens unterstützt. Und dabei vieles gelernt, was auch Ihnen helfen kann.

Ihr Kompass im BPMS-Dschungel

Der BPMS-Markt ist enorm schnelllebig und kaum zu durchschauen: Die eine Lösung scheint es nicht zu geben. Oder doch? Aufgrund unserer Erfahrung wissen wir heute, dass sich tatsächlich für jedes Unternehmen die passende Lösung finden lässt.

Vorausgesetzt, Sie kennen die Anforderungen und wissen, was das System zu leisten hat. Um den Leistungsumfang der auf dem Markt befindlichen Systeme herauszufinden, müssen Sie den Anbietern aber die richtigen Fragen stellen – und die Fallstricke kennen, die bei der Auswahl des richtigen Systems lauern.

Eine Hürde ist bereits die schiere Masse an Produkten. Der Markt bietet ein wahres Produkt-Potpourri und die BPM-Suiten der einzelnen Anbieter sind oft unterschiedlich ausgerichtet bzw. verfolgen unterschiedliche Philosophien. Liegt der Fokus auf reiner Prozessautomatisierung mit BPM(N)? Handelt es sich um Dunkelprozesse oder beinhalten diese viel menschliche Interaktion? Soll das System in meine Kernsysteme integriert oder ergänzend dazu aufgebaut werden?

Außerdem gilt die Frage zu klären, ob und welchem Umfang Konzepte wie das Decision Management (DM) oder das Case Management (CM) benötigt werden. Und ganz neu stellt sich die Frage: wie halte ich es mit dem Thema Robotic Process Automation (RPA)? Soll das Tool alle Funktionen und Spielarten in sich vereinen? Oder setze ich lieber gezielt auf Spezialsoftware in den benötigten Bereichen?

Was Sie beachten sollten

  1. Die Wahl des BPM-Systems sollte unbedingt auf die Strategie des Unternehmens abgestimmt sein. Beispielsweise ist es wichtig, mögliche Erweiterungen des Systems von Anfang an mitzudenken.
  2. Sie sollten für eine breite Akzeptanz im Unternehmen sorgen und den Mitarbeitern klar mitteilen, welche Veränderungen auf sie und ihre Abteilungen zukommen.
  3. Definieren und planen Sie erste Umsetzungsprojekte, die kurzfristig echte Erfolge sichtbar machen (quick wins).
  4. Ein fester Fahrplan für die Einführung des BPM-Systems ist das A und O.

Stecken Sie gleich zu Beginn den zeitlichen Rahmen samt den Meilensteinen ab. In vielen Unternehmen ist am 30. September bereits Budgetschluss; bis dahin sollten Entscheidungen über Investitionen gefallen sein.

Wie Sie vorgehen sollten

Haben Sie sich im ersten Schritt für eine Prozessautomatisierung mit einem BPM-Produkt entschieden, geht es im zweiten Schritt darum, gemeinsam mit allen beteiligten Parteien die Anforderungen zu definieren und diese zu priorisieren. Doch Vorsicht! Die Kunst besteht darin, auch künftige Entwicklungen zu antizipieren und diese von vornherein mit einzuplanen.

Die Gretchenfrage – aber bitte mit Gefühl

Je genauer Sie wissen, was Sie brauchen, desto zielgerichteter können Sie fragen. Stellen Sie Ihre Fragen klar, aber mit Fingerspitzengefühl. Ziel ist es, möglichst genau und umfassend zu erfahren, was die Systeme der einzelnen Anbieter können. Und inwieweit sie Ihren Anforderungen genügen.

Der lange Weg zur Shortlist

Nun gilt es, die Antworten der Anbieter zu bewerten. Möglicherweise sind im Anschluss daran weitere Recherchen und Überlegungen nötig. Tun Sie dies mit Sorgfalt und Bedacht. Schließlich geht es um die Frage, welchen drei Anbietern Sie am Ende die Bühne überlassen, um ihre Produkte zu präsentieren.

And the winner is …

Alle Produktkomponenten und der Systemaufbau sind vorgestellt. Die Referenzprojekte haben überzeugt, und die Servicepartner konnten mit ihrer Kompetenz punkten. Der Einkauf hat das Lizenzmodell abgesegnet, und auch die Feuertaufe – der finale Test unter realen Bedingungen im Haus des Kunden und mit dessen Geräten – ist bestanden. Sprechen am Ende alle Fakten für die Leistungsfähigkeit des Systems, sagen wir: herzlichen Glückwunsch – Sie haben die richtige Entscheidung getroffen.

Im Übersichtsartikel „BPMS-Brautschau: Wie sich der Weg zum passenden BPMS meistern lässt“ von Jonas Grundler und Lars Rübesamen erhalten Sie einen umfassenden Überblick zum Thema.

Geht das nicht auch schneller?

Jedes Unternehmen muss seinen eigenen Weg zur Auswahl des richtigen Produkts finden. Sie sind an einem schnellen Einstieg und am Sammeln von Erfahrungen interessiert? Gemeinsam finden wir ein Produkt, welches zu diesem Vorhaben passt. Prozesse automatisieren können alle Produkte und sofern man keine speziellen Anforderungen an die Systeme hat, ist eine solche Abkürzung durchaus hilfreich und legitim.

Ihr Ansprechpartner

Novatec_Holger_Hagen

Holger Hagen

Head of Practice Area Business Process Management
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