Unsere Collaboration Tooling Services

Das A und O erfolgreicher Unternehmen ist eine gute Zusammenarbeit der Mitarbeitenden auf und zwischen allen Ebenen. Besonders gilt dies, wenn Mitarbeitende aus verschiedenen Teams gemeinsam an einem Projekt arbeiten: Um ein Projekt erfolgreich umzusetzen ist es nicht nur wichtig, dieses transparent zu koordinieren, sondern auch, relevante Informationen einheitlich zu kommunizieren.

Wie gelingt es Ihnen Ihre Projekte abteilungsübergreifend besser abzustimmen? Verteilen Sie alle Aufgaben so, dass es nicht zu Engpässen kommt. Und sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeitenden über die notwendigen Mittel verfügen, um die Aufgaben im Projekt erfolgreich und ohne Komplikationen zu erledigen. Damit Informationen nicht verloren gehen ist es wichtig, dass der Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitenden funktioniert und alle Beteiligten relevante Veränderungen im Arbeitsprozess rechtzeitig erfahren. Collaboration-Tools helfen Ihnen dabei nicht nur Ihre Arbeitsprozesse und Abläufe im Unternehmen in größeren Teams zu optimieren, Sie erhalten dadurch auch jede Menge anderer Vorteile:

• Optimieren und digitalisieren Sie Ihre Abläufe im Unternehmen.
• Reduzieren Sie die Kosten durch effektive und effiziente Zusammenarbeit.
• Steigern Sie durch eine einfachere Zusammenarbeit in Projekten die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeitenden.
• Vermeiden Sie Doppelarbeit durch Wissensaustausch und die Transparenz in agilen Teams.
• Reduzieren Sie unnötige Aufwände sowie falsche Entscheidungen im Unternehmen, indem Sie relevante Informationen teilen.
• Bündeln Sie Ihr Wissen zentral an einem Ort – Transparent für alle!
• Schwarmintelligenz statt Abteilungsdenken: Brechen Sie die Silos auf und sorgen Sie für eine bessere Koordination und Kommunikation untereinander.
• Sparen Sie sich mit Collaboration-Tools zukünftig Zeit bei der Suche nach relevanten Informationen.
• Durch schnelleres Zugreifen auf wichtige Daten analysieren Ihre Mitarbeitenden nicht nur besser, sondern Sie erhöhen gleichzeitig die Effizienz Ihres gesamten Projektes.
• Vermeiden Sie Informationsverluste mit dem automatischen Speichern bei der Bearbeitung von Dokumenten und durch die Möglichkeit zum Wiederherstellen von vorherigen Versionen.
• Unterstützen Sie das Arbeiten in verteilten Teams und aus dem Homeoffice.

Beginnend mit dem Status quo in Ihrem Unternehmen beraten wir Sie herstellerunabhängig und erarbeiten mit Ihnen anschließend das Projektziel. Dabei decken wir aktuelle Herausforderungen sowie mögliche Einsparpotenziale auf. So erhalten Sie ein individuelles Angebot, welches Ihnen und Ihren Mitarbeitenden eine effiziente Zusammenarbeit in verteilten Teams ermöglicht.

Collaboration-Tools sind also die passenden Anwendungen für mehr Produktivität – Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen Ihre optimale Collaboration-Tooling-Lösung!

Unser Collaboration Tooling Vorgehensmodell

Bei unseren Projekten im Bereich Collaboration Tooling gehen wir schrittweise vor. Am Ende jeden Schrittes steht ein überprüfbares Ergebnis, welches wiederum Grundlage des Folgeschrittes ist:

Vorgehensweise bei der Einführung von Collaboration Tooling.

Zu Beginn steht ein gemeinsamer Kick-Off. Wir hören uns an, was Ihre Probleme sind. Daraus entwickeln wir eine erste Idee, wie wir Ihnen helfen können. Dieser Kick-Off kann sowohl in Form eines Online-Meetings oder bei Ihnen vor Ort stattfinden. Anschließend führen wir zusammen mit Ihnen und Ihren Kolleg:innen einen Workshop zur Anforderungserhebung durch. Ausgehend vom Umfang der Problemstellung dauert dieser 1 bis 3 Tage. Wir wollen dabei verstehen, welche Collaboration Tools Sie im Unternehmen bereits einsetzen. Wie sieht die Zusammenarbeit auf Unternehmens-, Abteilungs- und Projektebene aus? Hier fallen bereits oft unterschiedliche Sichtweisen der beteiligten Abteilungen auf, die auf einen Nenner gebracht werden müssen. Wir wollen von Ihnen wissen, wo Ihrer Meinung nach der Schuh drückt. Und nicht zuletzt ist es wichtig zu wissen, welche Anwendungen bereits etabliert sind, welche Drittsysteme für eine Anbindung in Frage kommen und welche Informationen mit diesen ausgetauscht werden müssen. Ergebnis des Workshops ist ein gemeinsam erarbeitetes Zielbild in Form eines Grob-Konzepts.

Der nächste Schritt ist die Tool-Auswahl. Anhand Ihrer Anforderungen empfehlen wir Ihnen die für Ihre Einsatzzwecke passenden Collaboration-Tools. Durch unsere langjährige Erfahrung und unsere herstellerunabhängige Beratung finden wir das beste Tool-Set für Sie. Häufig stellen wir unseren Kunden die einzelnen Lösungen und deren Integrationen in einer kurzen Live-Demo vor. Auch die Implementierung eines Prototyps zum frühzeitigen Testen können wir für Sie realisieren. Haben wir uns auf ein Tool-Set verständigt, erarbeiten wir mit Ihnen ein Collaboration-Konzept. Dieses Konzept beschreibt, wie im Detail der Einsatz der ausgewählten Tools für die zu unterstützenden Use Cases erfolgt. Während in der Vergangenheit Netzlaufwerke und E-Mail die primären „Collaboration Tools“ waren, sind es bald produktivere Lösungen.

Ist die Werkzeugauswahl getroffen beginnt die Umsetzung. Die Collaboration Tools werden installiert, bereitgestellt und anschließend konfiguriert. Sollen Drittsysteme angebunden werden, kümmern wir uns um deren Integration. Abhängig von den ausgewählten Tools legen wir erste Inhalte an, kümmern uns um ein sinnvolles Rollen- und Rechtemodell, implementieren Prozesse und legen Benachrichtigungen fest. Und damit Sie und Ihre Mitarbeitenden den Überblick über alles nicht verlieren erstellen wir Dashboards mit bedarfsgerechten Sichten auf Ihr System. In der Umsetzungsphase gehen wir agil in Iterationen vor. Dadurch ist der Projektfortschritt jederzeit transparent, auf sich ändernde Anforderungen kann kurzfristig reagiert werden und Sie erhalten abschließend die bestmögliche Lösung. Am Ende der Umsetzung ist die Collaboration-Lösung bereits voll funktionstüchtig. Bei der täglichen Arbeit werden mögliche Verbesserungen sichtbar, die wir dann gemeinsam mit Ihnen umsetzen.

Im letzten Schritt erfolgt die Übergabe des Systems an Sie. Die Art und Weise dieser Übergabe ist davon abhängig, ob Sie das System in der Cloud oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum betreiben. Außerdem stellt sich an dieser Stelle die Frage, ob weitere Abteilungen oder Bereiche Ihres Unternehmens an der gemeinsamen Plattform teilnehmen und teilhaben wollen. Wir unterstützen Sie gerne bei diesen Überlegungen und entwickeln iterativ gemeinsam eine Lösung für einen produktiven Einsatz im ganzen Unternehmen. Ein weiterer, wesentlicher Bestandteil der letzten Phase ist es, die Anwender:innen und Administrator:innen nicht nur zu trainieren, sondern bei den ersten Erfahrungen mit den neuen Collaboration-Tools zu begleiten. Virtuelle Teams richtig zu coachen ist dabei die Herausforderung, um ein einheitliches Verständnis für ein kollaboratives Zusammenarbeiten zu schaffen. So steht einer erfolgreichen Einführung neuer Collaboration-Tools nichts mehr im Weg.

Unsere Projekte führen wir zugewandt und mit einem sehr hohen Qualitätsanspruch durch. Wir setzen auf den engen Austausch in einer agilen Arbeitsweise, auf Offenheit und auf Ehrlichkeit. Unabhängig und pragmatisch wählen wir für Sie den besten Weg, den wir zielgerichtet und verlässlich gemeinsam mit Ihnen gehen. Dabei versuchen wir bei jedem Schritt für Sie einen Wert zu schaffen. Unabhängig vom Umfang des Projekts gehen wir vom Kick-Off bis zur Übergabe stets methodisch vor.

Lassen Sie sich von uns direkt begeistern!

Im Laufe der Zeit haben wir als Novatec eine Menge an Wissen, Erfahrung und Einsichten in Bezug auf Collaboration Tooling Services gesammelt. Das möchten wir mit Ihnen teilen – unsere beliebtesten Publikationen stehen Ihnen deshalb hier zum Herunterladen zur Verfügung.