Daheim effizient arbeiten

Durch den Wegfall der Reisezeit zur Arbeit und der Möglichkeit, familiäre und private Erledigungen über den Tag zu verteilen, können Mitarbeiter im Homeoffice ihren Tag flexibler und damit effizienter gestalten. Diese selbständige und eigenverantwortliche Strukturierung der Arbeit erhöht nachweislich die Motivation und die Produktivität.

Damit die Firmenkultur und die Zusammenarbeit durch diese Arbeitsform weiterhin erfolgreich gelebt werden kann bedarf es geeigneter Collaboration Tools. Wir beraten und unterstützen Sie hier von der Auswahl bis zur Einführung der Tools!

Wie wir Ihnen bei der digitalen Zusammenarbeit helfen

Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung auf dem Gebiet des Collaboration Tooling. Seit vielen Jahren beraten und unterstützen wir Unternehmen bei der Auswahl, Implementierung und individueller Anpassung von geeigneten Tools für die digitale Zusammenarbeit.

Unsere Projekte realisieren wir nach interaktiven Vorgehensmodellen. Diese erlauben es uns, für jede Problemstellung eine effiziente Lösung zu finden. Unsere Beratungsschwerpunkte sind:

  • Digitalisierung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse
  • Konzeption, Implementierung und Konfiguration von Anwendungen für die Collaboration
  • Durchführung von Workshops und Schulungen von Anwendern und Administratoren (remote & vor Ort)
  • Analyse Ihrer IT-Infrastruktur und Anbindung an vorhandene Systeme (Cloud, CRM, DMS etc.)
  • Optimierung bestehender Anwendungen für die Kollaboration

Nutzen Sie die technischen Möglichkeiten bereits heute für sich und profitieren Sie von den Vorteilen, die Ihnen Collaboration Tooling bietet:

  • Optimierung von Arbeitsabläufen
  • Produktivitätssteigerung
  • Arbeiten aus dem Homeoffice

Die Vorteile allein überzeugen Sie nicht? Wir zeigen Ihnen, welche konkreten Einsatzmöglichkeiten die Atlassian-Tools bieten.

Agiles Aufgaben- und Projektmanagement

Wo findet sich eine Übersicht welche Aufgaben im Laufe der Woche zu erledigen sind? An welchen Themen arbeiten die Team-Kollegen? Wie ist der Stand einzelner Aufgaben und wo wird Unterstützung benötigt?

Viele dieser Informationen dienen als Grundlage für die Planung der eigenen Tätigkeiten im Arbeitsalltag. Aus dem Homeoffice sind Abstimmungen quer über den Schreibtisch oder während der Kaffeepause nicht möglich. Ein unternehmensweite etablierte Software ist oft die Lösung für diese Art von Kommunikation. Eine etablierte Lösung für agiles Projektmanagement ist Jira von dem Softwarehersteller Atlassian.

In Jira können Aufgaben gemeinsam geplant, bearbeitet und dokumentiert werden. Die Bearbeitung von Aufgaben erfolgt in Jira strukturiert anhand zuvor definierter Prozesse. Für verschiedene Arten von Aufgaben können unterschiedliche Prozesse konfiguriert werden. So kann beispielsweise ein Arbeitsablauf für eingehende Kundenanfragen und ein eigener Prozess für die Personalabteilung digital abgebildet werden. Die einzelnen Aufgaben in Jira sind zu einem Zeitpunkt immer genau in einem Status des Prozesses und einer Person zugewiesen. Damit ist zu jeder Zeit klar, wer an welchen Aufgaben arbeitet und wie der Status der einzelnen Aufgaben ist. Mit Hilfe einer Kommentarfunktion können Zwischenergebnisse zu den einzelnen Aufgaben erfasst werden.

Für kleinere Teams mit weniger komplexen Anforderungen an Prozesse, Auswertungen und Berechtigungen wird ein Blick auf Trello empfohlen.

Enterprise Social Wiki

Wo ist die aktuelle Version der Projektdokumentation? In welcher Mail befindet sich die Besprechungsnotiz von vergangener Woche? Wo wird beschrieben, wie Reisekosten erfasst werden?

Von der lokalen Dateiablage auf dem Desktop, über die Ablage von Dokumenten auf dem (Netz-)Laufwerk Z bis hin zu einer durchdachten Ordner-Struktur in Outlook – Die „Archivierung“ von Wissen ist nicht das Problem. Die Herausforderung besteht vielmehr darin, relevante Informationen wieder zu finden. Während die persönliche Organisation von Wissen jedem unterschiedlich leicht fällt, wird mit zunehmender Team- und Unternehmensgröße die Ablage, Bereitstellung sowie Nutzung von Wissen zunehmend schwieriger.

Ein zentrales Wissensmanagement auf Basis von Atlassian Confluence im Unternehmen bündelt alle wichtigen Informationen von Projekt-Dokumentationen über Prozesshandbücher bis hin zu Besprechungsnotizen auf einer zentralen Plattform. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf diese digitale Plattform und kann nicht nur sein Wissen teilen, sondern auch auf vorhandenen Content zugreifen oder diesen Ergänzen. Die Frage nach der Auswahl des „richtigen“ Ablageorts erübrigt sich, ebenso wie die Frage: „Wo finde ich welche Information?“.

Zu den Einsatzszenarien eines Enterprise Social Wiki gehört:

  • Intranet für Mitarbeiter
  • Anforderungsmanagement
  • Projekt-Dokumentation
  • Prozess Handbücher
  • Architektur Beschreibungen
  • Besprechungsnotizen

Durch Berechtigungsstrukturen lassen sich sensible Informationen im Zugriff und der Bearbeitung einschränken.

Instant Messaging und Online Meetings

Wie können sich Projektteams und Abteilungen unkompliziert und schnell austauschen, um effizient zusammenzuarbeiten? Wie können Sie gemeinsam an Grafiken, Konzepten oder an einem Whiteboard für das Brainstorming auch von zuhause aus arbeiten?

Für den direkten und schnellen Austausch im Team oder im Projekt-Kontext sind Mails nicht das richtige Werkzeug. Zu umständlich, unübersichtlich und schwer nachvollziehbar ist die zunehmend überfüllte Inbox.

Abhilfe versprechen Collaboration Tools für Instant Messaging und für Online Meetings. Mit Hilfe von Instant Messaging Lösungen können sowohl direkte Nachrichten an einzelne Kollegen oder auch Gruppen-Chats, beispielsweise für Projektteams oder Abteilungen realisiert werden. Collaboration Tools für Online Meetings sind eine geeignete Plattform um Besprechungen auch mit mehreren Teilnehmern erfolgreich von zu Hause aus durchzuführen. Gegenüber klassischer Telefonkonferenzen lassen sich in Online Meetings nicht nur Gespräche führen, sondern auch Videokonferenzen durchführen, Webinare und Präsentationen abhalten, der eigene Bildschirm freigeben und gemeinsam an einem digitalen Whiteboard arbeiten.

Etablierte Lösungen für Instant Messaging sind beispielsweise die beiden Tools Slack und Mattermost. Während Slack eine cloud-basierte Lösung ist, lässt sich Mattermost auf den eigenen Systemen betreiben. Beide Tools bieten eine Vielzahl Integrationsmöglichkeiten in andere Applikationen wie zum Beispiel in Atlassian Jira und Confluence, Zoom, Docker, GitHub, GitLab und Jenkins.

Für erfolgreiche Online Meetings eignen sich Lösungen wie zum Beispiel Zoom, Cisco WebEx oder GoToMeeting. Mit diesen Tools können nicht nur Videokonferenzen erfolgreich durchgeführt, sondern auch Webinare oder Online-Schulungen gehalten werden. Darüber hinaus können Online Meetings und Webinare direkt aufgezeichnet werden, um diese im Anschluss verhinderten Kollegen zur Verfügung zu stellen.

Mitarbeiter unterstützen mit Collaboration Tools

Egal für was Sie sich entscheiden: Ihr Remote-Arbeitsalltag wird sich erleichtern und das Homeoffice für Ihre Mitarbeiter wird nicht nur effizienter, sondern auch strukturierter durch die Collaboration Tools.

Setzen Sie in Ihrem Unternehmen auf etablierte Tools für die digitale Zusammenarbeit – Wir beraten und unterstützen Sie gerne von der Auswahl bis zur Einführung!

Ihr Ansprechpartner

bildhübsche fotografie | Andreas Körner | www.a-koerner.de | info@a-koerner.de | +49 711 22 11 20

Timo Schrägle

Senior Consultant
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