Unser Dienstleistungsportfolio im Bereich Collaboration Tooling

Profitieren Sie von unserer umfangreichen Erfahrung auf dem Gebiet des Collaboration Toolings, von unseren tiefen Kenntnissen der richtigen Werkzeuge sowie von unserer zielgerichteten und zugewandten Arbeitsweise.

Unsere Beratungsschwerpunkte

Seit vielen Jahren beraten und unterstützen wir Unternehmen bei der Auswahl und Implementierung sowie der individuellen Anpassung von geeigneten Tools für die digitale Zusammenarbeit. Unsere Schwerpunkte hierbei sind:

  • Analyse Ihrer IT-Infrastruktur und bestehender Collaboration Tools
  • Konzeption, Implementierung und Konfiguration von Anwendungen für die erfolgreiche Zusammenarbeit
  • Durchführung von Workshops und Schulungen von Anwendern und Administratoren (remote & vor Ort)
  • Anbindung vorhandener Systeme (Cloud, CRM, DMS etc.) an Collaboration Tools
  • Optimierung Ihrer bestehender Anwendungen für die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter

Unser Vorgehensmodell

Bei unseren Projekten im Bereich Collaboration Tooling gehen wir schrittweise vor. Am Ende jeden Schrittes steht ein überprüfbares Ergebnis, welches wiederum Grundlage des Folgeschrittes ist:

Vorgehensweise bei der Einführung von Collaboration Tooling. Quelle: eigene Darstellung

Zu Beginn steht ein gemeinsamer Kick-Off. Wir hören uns an, was Ihre Probleme sind. Daraus entwickeln wir eine erste Idee, wie wir Ihnen helfen können. Dieser Kick-Off kann sowohl in Form eines Online-Meetings oder bei Ihnen vor Ort stattfinden. Anschließend führen wir zusammen mit Ihnen und Ihren Kollegen einen Workshop zur Anforderungserhebung durch. Ausgehend vom Umfang der Problemstellung dauert dieser 1 bis 3 Tage. Wir wollen dabei verstehen, welche Collaboration Tools Sie im Unternehmen bereits einsetzen. Wie sieht die Zusammenarbeit auf Unternehmens-, Abteilungs- und Projektebene aus? Hier fallen bereits oft unterschiedliche Sichtweisen der beteiligten Abteilungen auf, die auf einen Nenner gebracht werden müssen. Wir wollen von Ihnen wissen, wo Ihrer Meinung nach der Schuh drückt. Und nicht zuletzt ist es wichtig zu wissen, welche Anwendungen bereits etabliert sind, welche Drittsysteme für eine Anbindung in Frage kommen und welche Informationen mit diesen ausgetauscht werden müssen. Ergebnis des Workshops ist ein gemeinsam erarbeitetes Zielbild in Form eines Grob-Konzepts.

Der nächste Schritt ist die Tool-Auswahl. Anhand Ihrer Anforderungen empfehlen wir Ihnen die für Ihre Einsatzzwecke passenden Collaboration-Tools. Durch unsere langjährige Erfahrung und unsere herstellerunabhängige Beratung finden wir das beste Tool-Set für Sie. Häufig stellen wir unseren Kunden die einzelnen Lösungen und deren Integrationen in einer kurzen Live-Demo vor. Auch die Implementierung eines Prototyps zum frühzeitigen Testen können wir für Sie realisieren. Haben wir uns auf ein Tool-Set verständigt, erarbeiten wir mit Ihnen ein Collaboration-Konzept. Dieses Konzept beschreibt, wie im Detail der Einsatz der ausgewählten Tools für die zu unterstützenden Use Cases erfolgt. Während in der Vergangenheit Netzlaufwerke und E-Mail die primären „Collaboration Tools“ waren, sind es bald produktivere Lösungen.

Ist die Werkzeugauswahl getroffen beginnt die Umsetzung. Die Collaboration Tools werden installiert, bereitgestellt und anschließend konfiguriert. Sollen Drittsysteme angebunden werden, kümmern wir uns um deren Integration. Abhängig von den ausgewählten Tools legen wir erste Inhalte an, kümmern uns um ein sinnvolles Rollen- und Rechtemodell, implementieren Prozesse und legen Benachrichtigungen fest. Und damit Sie und Ihre Mitarbeiter den Überblick über alles nicht verlieren erstellen wir Dashboards mit bedarfsgerechten Sichten auf Ihr System. In der Umsetzungsphase gehen wir agil in Iterationen vor. Dadurch ist der Projektfortschritt jederzeit transparent, auf sich ändernde Anforderungen kann kurzfristig reagiert werden und Sie erhalten abschließend die bestmögliche Lösung. Am Ende der Umsetzung ist die Collaboration-Lösung bereits voll funktionstüchtig. Bei der täglichen Arbeit werden mögliche Verbesserungen sichtbar, die wir dann gemeinsam mit Ihnen umsetzen.

Im letzten Schritt erfolgt die Übergabe des Systems an Sie. Die Art und Weise dieser Übergabe ist davon abhängig, ob Sie das System in der Cloud oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum betreiben. Außerdem stellt sich an dieser Stelle die Frage, ob weitere Abteilungen oder Bereiche Ihres Unternehmens an der gemeinsamen Plattform teilnehmen und teilhaben wollen. Wir unterstützen Sie gerne bei diesen Überlegungen und entwickeln iterativ gemeinsam eine Lösung für einen produktiven Einsatz im ganzen Unternehmen. Ein weiterer, wesentlicher Bestandteil der letzten Phase ist es, die Anwender und Administratoren nicht nur zu trainieren, sondern bei den ersten Erfahrungen mit den neuen Collaboration-Tools zu begleiten. Virtuelle Teams richtig zu coachen ist dabei die Herausforderung, um ein einheitliches Verständnis für ein kollaboratives Zusammenarbeiten zu schaffen. So steht einer erfolgreichen Einführung neuer Collaboration-Tools nichts mehr im Weg.

Unser Verständnis von Zusammenarbeit

Unsere Projekte führen wir zugewandt und mit einem sehr hohen Qualitätsanspruch durch. Wir setzen auf den engen Austausch in einer agilen Arbeitsweise, auf Offenheit und auf Ehrlichkeit. Unabhängig und pragmatisch wählen wir für Sie den besten Weg, den wir zielgerichtet und verlässlich gemeinsam mit Ihnen gehen. Dabei versuchen wir bei jedem Schritt für Sie einen Wert zu schaffen. Unabhängig vom Umfang des Projekts gehen wir vom Kick-Off bis zur Übergabe stets methodisch vor.

Lassen Sie sich von uns direkt begeistern!

Was ist Collaboration Tooling?

Unternehmen wollen vor allem in der heutigen Zeit modernes und ortsunabhängiges Arbeiten anbieten, ohne dass die Zusammenarbeit darunter leidet. Dabei spielt die Kommunikation in Echtzeit eine essenzielle Rolle. Zuerst ist es aber wichtig zu verstehen, was Collaboration genau bedeutet, um danach herauszufinden, wie kollaboratives Zusammenarbeiten optimal funktioniert.

Collaboration
umfasst eine effiziente, reibungslose Kommunikation und über verschiedene Anwendungen und Unternehmensbereiche hinweg.

Was genau verstehen wir unter moderner Zusammenarbeit und Echtzeit-Kommunikation? Tools wie Telefonie, Chat oder Videokonferenzsysteme verbessern die Kommunikation in verteilten Teams und helfen beim Teilen von Wissen. Gemeinsame Web-Arbeitsbereiche mit integriertem Dokumentenmanagement erleichtern die Zusammenarbeit in Projekten und sorgen dafür, dass alle projektrelevanten Dateien zentral abgelegt und verwaltet werden. Sie schaffen damit nicht nur Transparenz, sondern vermeiden Doppelarbeiten, Verzögerungen im Projekt sowie das Treffen falscher Entscheidungen aufgrund fehlender Informationen. Dabei ist es vollkommen egal, wo der Mitarbeiter gerade sitzt bzw. arbeitet: Da die relevanten Informationen mit Hilfe von Collaboration-Tools zentral gespeichert werden, können alle Beteiligten jederzeit auf die Daten zugreifen. So erhalten Sie ein effizientes Zusammenarbeiten über örtliche Grenzen hinweg und steigern die Produktivität jedes Einzelnen im Team.

Wir klassifizieren Softwarelösungen im Bereich des Collaboration Tooling in vier Kategorien.

Collaboration Tooling Landscape, Quelle: eigene Darstellung

Für die ideale Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen empfiehlt sich die nähere Betrachtung der vier skizzierten Bereiche. Durch die reibungslose Integration dieser Bereiche erreichen Sie eine neue Dimension der Zusammenarbeit, sowohl auf Team-, Projekt- als auch Unternehmensebene:

  • Projekt- und Aufgabenmanagement: Das Projekt- und Aufgabenmanagement umfasst Themen von der Planung über die Priorisierung von Aufgaben und Arbeitspaketen bis hin zur Umsetzung und der kontinuierlichen Auswertung von Projektfortschritten. Unabhängig davon, ob Ihre Teams nach agilen oder klassischen Vorgehensmodellen arbeiten – wir finden die für Sie bestmögliche Lösung und passen diese an Ihre Bedürfnisse an.
  • Enterprise Service Management: Mit Hilfe von Enterprise Service Management (ESM) lassen sich digitale Services über ein zentrales Self-Service-Portal bereitstellen. Dabei können Sie Services verschiedener Unternehmensbereiche in einem Service-Katalog bündeln und die Leistungen für Ihre Mitarbeiter oder Kunden schnell, standardisiert und übersichtlich zur Verfügung stellen. Durch die digitale Abbildung der Services reduzieren Sie die Mail-Flut, schaffen Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit von Service-Anfragen und bieten Möglichkeiten zur Prozess-Automatisierung. ESM deckt auch die Anforderungen des klassischem IT Service Managements (ITSM), beispielsweise nach ITIL, ab.
  • Social Intranet & Wiki: Mit einem Social Intranet & Wiki bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine zentrale Plattform für jegliches Wissen im Unternehmen. So können Sie Projektdokumentation, Produkthandbücher, Prozessdokumentationen oder Besprechungsnotizen an zentraler Stelle ablegen. Darüber hinaus fördern Sie damit den Austausch unter Kollegen, die Verbreitung von Unternehmensnachrichten und z. B. die Darstellung von Projekterfolgen. Das stärkt das Wir-Gefühl, bricht Informationssilos auf und bietet allen Mitarbeitern die Möglichkeit sich einzubringen, Ideen zu generieren und up-to-date zu bleiben.
  • Messaging & Online Meetings: Mails schreiben war gestern. Heute werden in vielen Unternehmen Instant Messaging Tools eingesetzt um eine schnelle und effektive Kommunikation umzusetzen. Um im Homeoffice den persönlichen Kontakt nicht zu verlieren werden immer mehr Tools für Videokonferenzen eingesetzt, in denen Videotelefonate in allen Spielarten durchgeführt werden können.

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl verschiedener Collaboration-Tools, die diese Bereiche aus der Collaboration Tooling Landscape unterstützen. Neben kommerziellen Tools gibt es auch kostenfreie Open Source Anwendungen. Wir haben einen Überblick über die Tool-Landschaft, kennen die relevanten Lösungsanbieter und helfen Ihnen bei der Auswahl der passenden Tools.

Welche Tools für Ihr Unternehmen die passenden sind, hängt vor allem vom Kontext und den Einsatzszenarien ab. Ein Unternehmen, dass primär Software nach agilen Methoden, wie z. B. Scrum, entwickelt, benötigt im Themenfeld des Aufgaben- und Projektmanagements Funktionen um das Produkt-Backlog zu pflegen, User-Stories mit Hilfe von Story-Points zu schätzen und diese Epics zuzuweisen. Und natürlich um Sprints zu planen und durchzuführen. Vor allem unsere Kunden aus dem Bereich der Hardware- und Produktentwicklung haben darüber hinaus Anforderungen in den Themenbereichen Ressourcen- und Kapazitätsmanagement. Damit in größeren Unternehmen mit einer Vielzahl parallel laufender Projekte der Überblick über die zahlreichen Aktivitäten nicht verloren geht, gewinnt ein integriertes Multiprojekt- und Portfoliomanagement an Bedeutung.

Ihre Vorteile beim Einsatz von Collaboration Tooling

Das A und O erfolgreicher Unternehmen ist eine gute Zusammenarbeit der Mitarbeitern auf und zwischen allen Ebenen. Besonders gilt dies, wenn Mitarbeiter aus verschiedenen Teams gemeinsam an einem Projekt arbeiten: Um ein Projekt erfolgreich umzusetzen ist es nicht nur wichtig, dieses transparent zu koordinieren, sondern auch, relevante Informationen einheitlich zu kommunizieren.

Wie gelingt es Ihnen Ihre Projekte abteilungsübergreifend besser abzustimmen? Verteilen Sie alle Aufgaben so, dass es nicht zu Engpässen kommt. Und sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter über die notwendigen Mittel verfügen, um die Aufgaben im Projekt erfolgreich und ohne Komplikationen zu erledigen. Damit Informationen nicht verloren gehen ist es wichtig, dass der Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern funktioniert und alle Beteiligten relevante Veränderungen im Arbeitsprozess rechtzeitig erfahren. Collaboration-Tools helfen Ihnen dabei nicht nur Ihre Arbeitsprozesse und Abläufe im Unternehmen in größeren Teams zu optimieren, Sie erhalten dadurch auch jede Menge anderer Vorteile:

  • Optimieren und digitalisieren Sie Ihre Abläufe im Unternehmen.
  • Reduzieren Sie die Kosten durch effektive und effiziente Zusammenarbeit.
  • Steigern Sie durch eine einfachere Zusammenarbeit in Projekten die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters.
  • Vermeiden Sie Doppelarbeit durch Wissensaustausch und die Transparenz in agilen Teams.
  • Reduzieren Sie unnötige Aufwände sowie falsche Entscheidungen im Unternehmen, indem Sie relevante Informationen teilen.
  • Bündeln Sie Ihr Wissen zentral an einem Ort – Transparent für alle!
  • Schwarmintelligenz statt Abteilungsdenken: Brechen Sie die Silos auf und sorgen Sie für eine bessere Koordination und Kommunikation untereinander.
  • Sparen Sie sich mit Collaboration-Tools zukünftig Zeit bei der Suche nach relevanten Informationen.
  • Durch schnelleres Zugreifen auf wichtige Daten analysieren Ihre Mitarbeiter nicht nur besser, sondern Sie erhöhen gleichzeitig die Effizienz Ihres gesamten Projektes.
  • Vermeiden Sie Informationsverluste mit dem automatischen Speichern bei der Bearbeitung von Dokumenten und durch die Möglichkeit zum Wiederherstellen von vorherigen Versionen.
  • Unterstützen Sie das Arbeiten in verteilten Teams und aus dem Homeoffice.

Beginnend mit dem Status quo in Ihrem Unternehmen beraten wir Sie herstellerunabhängig und erarbeiten mit Ihnen anschließend das Projektziel. Dabei decken wir aktuelle Herausforderungen sowie mögliche Einsparpotenziale auf. So erhalten Sie ein individuelles Angebot, welches Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine effiziente Zusammenarbeit in verteilten Teams ermöglicht.

Collaboration-Tools sind also die passenden Anwendungen für mehr Produktivität – wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen Ihre optimale Collaboration-Tooling-Lösung!

Ihr Ansprechpartner

bildhübsche fotografie | Andreas Körner | www.a-koerner.de | info@a-koerner.de | +49 711 22 11 20

Timo Schrägle

Senior Consultant
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