Was ist Collaboration Tooling?
Unternehmen wollen vor allem in der heutigen Zeit modernes und ortsunabhängiges Arbeiten anbieten, ohne dass die Zusammenarbeit darunter leidet. Dabei spielt die Kommunikation in Echtzeit eine essenzielle Rolle. Zuerst ist es aber wichtig zu verstehen, was Collaboration genau bedeutet, um danach herauszufinden, wie kollaboratives Zusammenarbeiten optimal funktioniert.
Was genau verstehen wir unter moderner Zusammenarbeit und Echtzeit-Kommunikation? Tools wie Telefonie, Chat oder Videokonferenzsysteme verbessern die Kommunikation in verteilten Teams und helfen beim Teilen von Wissen. Gemeinsame Web-Arbeitsbereiche mit integriertem Dokumentenmanagement erleichtern die Zusammenarbeit in Projekten und sorgen dafür, dass alle projektrelevanten Dateien zentral abgelegt und verwaltet werden. Sie schaffen damit nicht nur Transparenz, sondern vermeiden Doppelarbeiten, Verzögerungen im Projekt sowie das Treffen falscher Entscheidungen aufgrund fehlender Informationen. Dabei ist es vollkommen egal, wo die Mitarbeitenden gerade sitzen bzw. arbeiten: Da die relevanten Informationen mit Hilfe von Collaboration-Tools zentral gespeichert werden, können alle Beteiligten jederzeit auf die Daten zugreifen. So erhalten Sie ein effizientes Zusammenarbeiten über örtliche Grenzen hinweg und steigern die Produktivität jeder einzelnen Person im Team.
Wir klassifizieren Softwarelösungen im Bereich des Collaboration Tooling in vier Kategorien:
Collaboration Tooling Landscape.Quelle: eigene Darstellung
Für die ideale Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen empfiehlt sich die nähere Betrachtung der vier skizzierten Bereiche. Durch die reibungslose Integration dieser Bereiche erreichen Sie eine neue Dimension der Zusammenarbeit, sowohl auf Team-, Projekt- als auch Unternehmensebene:
- Projekt- und Aufgabenmanagement: Das Projekt- und Aufgabenmanagement umfasst Themen von der Planung über die Priorisierung von Aufgaben und Arbeitspaketen bis hin zur Umsetzung und der kontinuierlichen Auswertung von Projektfortschritten. Unabhängig davon, ob Ihre Teams nach agilen oder klassischen Vorgehensmodellen arbeiten – wir finden die für Sie bestmögliche Lösung und passen diese an Ihre Bedürfnisse an.
- Enterprise Service Management: Mit Hilfe von Enterprise Service Management (ESM) lassen sich digitale Services über ein zentrales Self-Service-Portal bereitstellen. Dabei können Sie Services verschiedener Unternehmensbereiche in einem Service-Katalog bündeln und die Leistungen für Ihre Mitarbeitenden oder Kunden schnell, standardisiert und übersichtlich zur Verfügung stellen. Durch die digitale Abbildung der Services reduzieren Sie die Mail-Flut, schaffen Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit von Service-Anfragen und bieten Möglichkeiten zur Prozess-Automatisierung. ESM deckt auch die Anforderungen des klassischem IT Service Managements (ITSM), beispielsweise nach ITIL, ab.
- Social Intranet & Wiki: Mit einem Social Intranet & Wiki bieten Sie Ihren Mitarbeitenden eine zentrale Plattform für jegliches Wissen im Unternehmen. So können Sie Projektdokumentation, Produkthandbücher, Prozessdokumentationen oder Besprechungsnotizen an zentraler Stelle ablegen. Darüber hinaus fördern Sie damit den Austausch unter Kolleg:innen, die Verbreitung von Unternehmensnachrichten und z. B. die Darstellung von Projekterfolgen. Das stärkt das Wir-Gefühl, bricht Informationssilos auf und bietet allen Mitarbeitenden die Möglichkeit sich einzubringen, Ideen zu generieren und up-to-date zu bleiben.
- Messaging & Online Meetings: Mails schreiben war gestern. Heute werden in vielen Unternehmen Instant Messaging Tools eingesetzt um eine schnelle und effektive Kommunikation umzusetzen. Um im Homeoffice den persönlichen Kontakt nicht zu verlieren werden immer mehr Tools für Videokonferenzen eingesetzt, in denen Videotelefonate in allen Spielarten durchgeführt werden können.
Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl verschiedener Collaboration-Tools, die diese Bereiche aus der Collaboration Tooling Landscape unterstützen. Neben kommerziellen Tools gibt es auch kostenfreie Open Source Anwendungen. Wir haben einen Überblick über die Tool-Landschaft, kennen die relevanten Lösungsanbieter und helfen Ihnen bei der Auswahl der passenden Tools.
Welche Tools für Ihr Unternehmen die passenden sind, hängt vor allem vom Kontext und den Einsatzszenarien ab. Ein Unternehmen, dass primär Software nach agilen Methoden, wie z. B. Scrum, entwickelt, benötigt im Themenfeld des Aufgaben- und Projektmanagements Funktionen um das Produkt-Backlog zu pflegen, User-Stories mit Hilfe von Story-Points zu schätzen und diese Epics zuzuweisen. Und natürlich um Sprints zu planen und durchzuführen. Vor allem unsere Kunden aus dem Bereich der Hardware- und Produktentwicklung haben darüber hinaus Anforderungen in den Themenbereichen Ressourcen- und Kapazitätsmanagement. Damit in größeren Unternehmen mit einer Vielzahl parallel laufender Projekte der Überblick über die zahlreichen Aktivitäten nicht verloren geht, gewinnt ein integriertes Multiprojekt- und Portfoliomanagement an Bedeutung.
Ihre Vorteile beim Einsatz von Collaboration Tooling
Das A und O erfolgreicher Unternehmen ist eine gute Zusammenarbeit der Mitarbeitenden auf und zwischen allen Ebenen. Besonders gilt dies, wenn Mitarbeitende aus verschiedenen Teams gemeinsam an einem Projekt arbeiten: Um ein Projekt erfolgreich umzusetzen ist es nicht nur wichtig, dieses transparent zu koordinieren, sondern auch, relevante Informationen einheitlich zu kommunizieren.
Wie gelingt es Ihnen Ihre Projekte abteilungsübergreifend besser abzustimmen? Verteilen Sie alle Aufgaben so, dass es nicht zu Engpässen kommt. Und sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeitenden über die notwendigen Mittel verfügen, um die Aufgaben im Projekt erfolgreich und ohne Komplikationen zu erledigen. Damit Informationen nicht verloren gehen ist es wichtig, dass der Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitenden funktioniert und alle Beteiligten relevante Veränderungen im Arbeitsprozess rechtzeitig erfahren. Collaboration-Tools helfen Ihnen dabei nicht nur Ihre Arbeitsprozesse und Abläufe im Unternehmen in größeren Teams zu optimieren, Sie erhalten dadurch auch jede Menge anderer Vorteile:
- Optimieren und digitalisieren Sie Ihre Abläufe im Unternehmen.
- Reduzieren Sie die Kosten durch effektive und effiziente Zusammenarbeit.
- Steigern Sie durch eine einfachere Zusammenarbeit in Projekten die Produktivität aller Mitarbeitenden.
- Vermeiden Sie Doppelarbeit durch Wissensaustausch und die Transparenz in agilen Teams.
- Reduzieren Sie unnötige Aufwände sowie falsche Entscheidungen im Unternehmen, indem Sie relevante Informationen teilen.
- Bündeln Sie Ihr Wissen zentral an einem Ort – Transparent für alle!
- Schwarmintelligenz statt Abteilungsdenken: Brechen Sie die Silos auf und sorgen Sie für eine bessere Koordination und Kommunikation untereinander.
- Sparen Sie sich mit Collaboration-Tools zukünftig Zeit bei der Suche nach relevanten Informationen.
- Durch schnelleres Zugreifen auf wichtige Daten analysieren Ihre Mitarbeitenden nicht nur besser, sondern Sie erhöhen gleichzeitig die Effizienz Ihres gesamten Projektes.
- Vermeiden Sie Informationsverluste mit dem automatischen Speichern bei der Bearbeitung von Dokumenten und durch die Möglichkeit zum Wiederherstellen von vorherigen Versionen.
- Unterstützen Sie das Arbeiten in verteilten Teams und aus dem Homeoffice.
Beginnend mit dem Status quo in Ihrem Unternehmen beraten wir Sie herstellerunabhängig und erarbeiten mit Ihnen anschließend das Projektziel. Dabei decken wir aktuelle Herausforderungen sowie mögliche Einsparpotenziale auf. So erhalten Sie ein individuelles Angebot, welches Ihnen und Ihren Mitarbeitenden eine effiziente Zusammenarbeit in verteilten Teams ermöglicht.
Collaboration-Tools sind also die passenden Anwendungen für mehr Produktivität – wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen Ihre optimale Collaboration-Tooling-Lösung!
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