Ihre Herausforderungen bei der Überwachung Ihrer Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse sind die Lebensadern der Unternehmen. Daher sollten sie die entsprechende Aufmerksamkeit erhalten, insbesondere wenn sie vollständig oder teilweise digitalisiert sind. Bei Prozessen, die nicht mehr durch die Hand von Mitarbeitern gehen, sollten Sie sicher sein, dass diese korrekt und im Sinne des Unternehmens ausgeführt werden. Da typischerweise diverse IT-Systeme in einem Geschäftsprozess involviert sind, ist die maschinelle Überwachung (Monitoring) des Prozesses nicht einfach, da idealerweise die Informationen aus allen beteiligten Systemen ermitteln werden müssen.    

So stellt sich zunächst die Frage, welche Systemen bei der Prozessdurchführung beteiligt sind. Idealerweise haben Sie im Rahmen einer Prozessautomatisierung Ihre Prozesse schon in BPMN 2.0 modelliert und führen diese auf einer Workflow-Engine aus. In diesem Fall liefert Ihnen die Engine bereits Erkenntnisse über die Prozesse und erlaubt deren Auswertung. Aber selbst in diesem optimalen Szenario stellt sich oft die Frage, was beispielsweise in komplexen User Tasks passiert, die mit Blick auf Kosten und Zeit die mit großem Abstand bedeutsamsten Schritte im Prozess sind. Was Mitarbeitende im Arbeitsschritt „Antrag prüfen“ wirklich tun und warum das so lange dauert, bleibt der BPM-Engine verborgen.

Business Process Monitoring challenges

Fehlendes Wissen über einen komplexen User Task. Source: eigene Darstellung

Oft werden solch komplexe User Tasks in den zugehörigen fachlichen Kernsystemen erledigt – eventuell sogar in mehreren Systemen. Da diese Systeme essenziell für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens sind, werden diese in der Regel bereits heute mindestens aus technischer Sicht im Hinblick auf Verfügbarkeit und Performance überwacht. So ist sichergestellt, dass auf Probleme schnell reagiert werden kann. Leider sind diese Informationen für das Prozessmonitoring meistens nicht nutzbar, da sie in sehr spezieller technischer Form (Traces) vorliegen und isoliert nur für diesen Zweck gespeichert werden. Dies lässt sich aber mit relativ wenig Aufwand ändern – und mit dieser Änderung erreicht das Prozessmonitoring eine vorher nicht gekannte Detailtiefe.

Process Mining: Prozessmonitoring ohne Prozess-Engine

Natürlich können die Informationen aus der technischen Überwachung auch für das fachliche Prozessmonitoring angewandt und genutzt werden, wenn gar keine BPM-Engine im Einsatz ist. In diesem Fall steht kein Prozessmodell für die Visualisierung zur Verfügung. Dies lässt sich aber über eine Anzeige als Graph ausgleichen, wie es zum Beispiel im Process Mining üblich ist. Dadurch ist es möglich, Abläufe und KPIs darzustellen und zu messen, die sich unter Umständen über mehrere und zum Teil nicht verbundene Systeme erstrecken.

Prozessmonitoring

Prozessmonitoring ohne Prozess-Engine. Source: eigene Darstellung

Die Grafik zeigt eine typische Darstellung von Prozessen in einem Process Mining-Werkzeug. Die Kästen entsprechend dabei den Arbeitsschritten und die Zahlen darin der Anzahl, wie oft ein Arbeitsschritt ausgeführt wurde. Die Pfeile zwischen den Arbeitsschritten geben die Häufigkeit an, in der eine Tätigkeit auf eine andere folgt. Im gegebenen Beispiel ist schnell erkennbar, dass 49 Rechnungen direkt bezahlt wurden, ohne vorab freigegeben worden zu sein.

Task Mining: Analyse von Benutzerinteraktionen

Beim Task Mining betrachtet man zusätzlich zum Process Mining auch die eigentlich Tätigkeiten, die ein Mitarbeiter zu einem Zeitpunkt bei der Bearbeitung durchführen. Anhand der Detailtiefe der Informationen lässt sich nachvollziehen, wie sich Benutzer:innen durch die eigenen Anwendungen bewegen. So können unerwünschte, unnötige und komplexe Nutzungsmuster identifiziert werden. Dies vor allem in Fällen, in welchen Benutzer:innen mit der Bedienung der Anwendung Schwierigkeiten haben: entweder da die Anwendung keine gute Lösung anbietet oder diese den Anwender:innen nicht intuitiv ersichtlich ist.

Prozessmonitoring ohne Prozess-Engine.

Prozessmonitoring ohne Prozess-Engine. Source: eigene Darstellung

Die vorstehende Grafik zeigt beispielhaft, welche Tätigkeiten der Mitarbeitende in welchen Tools durchgeführt hat, um Rechnungen zu prüfen. Auf Wunsch lassen sich hier ähnlich viele Details, wie zum Beispiel die Anzahl und die Verzweigungen, wie beim Process Mining darstellen.

Process Mining und Task Mining sind inzwischen bekannte Konzepte und Methoden im Markt. Bislang war für deren Einsatz immer eine dedizierte IT-Lösung notwendig, die zusätzliche Komplexität in die IT-Infrastruktur einbrachte und typischerweise mit erheblichen Kosten verbunden war. Mit dem Konzept des „Open Source Business Process Monitoring“ können Sie sowohl die Komplexität, als auch die Kosten erheblich reduzieren.

Ihre Vorteile durch den Einsatz von Open Source Business Process Monitoring

Open Source Business Process Monitoring ist ein Lösungsansatz und eine Methodik. Das Ziel hierbei ist die Kombination bestehender und weit verbreiteter Lösungen in einer neuen Form, um so die bereits installierten Tools für weitere Zwecke zu nutzen, statt weitere Tools einzuführen. So nutzen wir die Novatec-Expertise in den Bereichen Application Performance Management (APM) und Business Process Management (BPM), um diese beiden Technologien zu vereinen. Dabei bedienen wir uns des reichhaltigen Angebots an Open Source Werkzeugen aus dem APM-Umfeld, das auf der OpenAPM-Seite übersichtlich dargestellt ist. Ergänzt wird diese Expertise durch eigene Komponenten, um spezifische Prozessmonitoring-Funktionen noch einfach nutzbar zu machen.

Für Sie bedeutet das:

  • Eine einheitliche technologische Basis, die parallel für das fachliche und technische Monitoring genutzt wird. Es gibt keine technologischen Redundanzen und die Komplexität Ihrer IT-Infrastruktur wird nicht erhöht.
  • Zugriff auf eine umfassende und stetig wachsende Zahl an ergänzenden Tools, um vielfältige Technologien und Systeme in einer Monitoring-Lösung zu verbinden. Sie sind nicht auf einen Hersteller oder ein Tool festgelegt; es gibt kein Vendor Lock-in.
  • Process bzw. Task Mining und Prozessmonitoring sind nicht mehr zwei verschiedene Welten, sondern werden in einer Lösung zusammengeführt.
  • Unterstützung der Integration von bekannten BPM Plattformen wie der Camunda-Plattform.
  • Geringe bis keine Lizenzkosten. Es wird keine Plattform lizensiert, sondern maximal einzelne Komponenten, je nach individuellem Bedarf.
  • Die ersten Ergebnisse sind mit diesem Lösungsansatz bereits in sehr kurzer Zeit sichtbar.

Die Funktionsweise von Open Source Business Process Monitoring

Die Lösungsstruktur des vorgestellten Konzepts wird nachfolgend skizziert. Eine Installation wird gemeinsam mit Ihnen spezifisch an Ihre individuellen Anforderungen angepasst. Eine solche typische Installation besteht aus folgenden Bausteinen:

 

open source business process monitoring funktionsweise

Lösungsstruktur Open Source Business Process Monitoring. Source: eigene Darstellung

 

An zentraler Stelle der Lösung ist ein Event Store zu finden, in welchem die Informationen aus diversen Quellen – den zu monitorenden Systemen – gesammelt werden. Eine typische und weit verbreitete Implementierung des Event Stores ist Elasticsearch. Dieser Event Store bietet mit seinen Speicher-, Abfrage- und Analysemöglichkeiten die Basis für alle gewünschten Einsatzgebiete.

Der Vorteil, den wir aus dem Einsatz weit verbreiteter Open Source Tools ziehen, ist die große Anzahl verfügbarer Komponenten, um den Event Store an quasi beliebige Systeme anzubinden. In vielen Fällen reicht die Installation und Konfiguration dedizierter Agenten, um Daten aus den Fachsystemen zu sammeln. Eine spezielle und besonders mächtige Anbindung können wir dabei über den von der Novatec entwickelten Java Agenten inspectIT Ocelot anbieten, der die Extraktion von Information aus auf Java basierenden Fachanwendungen ermöglicht. Da inspectIT Ocelot nicht in die Anwendung eingebunden, sondern nur an die JVM angehängt wird, kann dies ebenfalls konfigurativ mit geringem manuellem Aufwand erreicht werden. Und für weitere Spezialfälle stellen wir gerne eigene vorgefertigte Komponenten bereit, wie zum Beispiel der Anbindung einer Workflow-Engine, um an die Ereignisse der Prozessnavigation zu gelangen.

Da die so gesammelten Ereignisse zum Teil noch zu technisch für eine fachliche Analyse sind, werden sie durch Complex Event Processing (CEP) gefiltert und aufbereitet. CEP ist eine bewährte Methode zur Verarbeitung von Ereignisströmen. Durch das Anwenden von Mustern entstehen aus einer Menge von einfachen technischen Ereignissen höherwertige fachliche Ereignisse. So können zum Beispiel die technischen APM-Events des inspectIT-Agenten – genauer Spans und Traces – in fachliche Ereignisse transformiert werden, die Business Analyst:innen zur Auswertung nutzen können. Diese abstrahierten Events werden zurück in den Event Store geschrieben und stehen somit ebenfalls zur Analyse bereit.

Die Überwachung der Ereignisse kann schließlich auf Basis von KPIs in einem Dashboard erfolgen. Im Kontext von Elasticsearch bietet sich hier zum Beispiel Kibana an. Prozess KPIs, wie Durchlaufzeiten, Bearbeitungszeiten, die Anzahl offener und abgeschlossener Tasks oder laufende Prozessinstanzen können so ohne dedizierte zusätzliche Software analysiert werden. Und das nicht nur für modellierte und digitalisierte Geschäftsprozesse, sondern auch für Prozesse aus den Fachanwendungen, bei denen man den Prozess mittels Process Mining aus den einzelnen Ereignissen ermittelt.

Für die Identifikation der fachlichen Abläufe aus den einzelnen Ereignissen stellen wir zudem eine dedizierte visuelle Komponente zu Verfügung, die auf Wunsch auch direkt in die Dashboards integriert werden kann. In dieser Process Mining Webanwendung zur Ablaufvisualisierung werden korrelierte Ereignisse in Form eines Graphen angezeigt und analysiert. Für diejenigen, die sehr detaillierte Auswertungen durchführen wollen, ist zudem ein Export der Ereignisse zur weiteren Analyse mit selbstgewählten Tools möglich.

Mit der Bündelung der Ereignisse und der Verarbeitung über Complex Event Processing ist es in dieser Lösung auch möglich, langlaufende User Tasks in Prozessen mit der konkreten Bearbeitung im Fachsystem zu assoziieren. Durch diese Kombination werden Schwachstellen im Prozess auswertbar, die bislang nicht identifiziert wurden. Und da gerade die manuelle Bearbeitung in Prozessen oft kosten- und zeitintensiv ist, sind die durch den Einsatz unserer Lösung gewonnen Erkenntnisse extrem wertvoll.

Unsere Dienstleistungen für Open Source Business Process Monitoring

Durch die Kombination der ausgeprägten Expertise in den Bereichen Business Process Management (BPM) und Application Performance Management (APM) ist die Novatec der perfekte Partner für das Thema Open Source Business Process Monitoring. Auf Grund unserer langjährigen Erfahrung aus vielfältigen Projekten können wir Sie dort unterstützen, wo Sie Unterstützung benötigen. Und Sie profitieren dabei von unserem umfassenden Engagement in diversen, insbesondere auch eigenen Open Sourcen-Projekten, die auch Ihnen zum schnellen Erfolg verhelfen. Konkret bieten wir Ihnen folgende Dienstleistungen:

Kombination von BPM und APM zum Open Source Business Process Monitoring.

Kombination von BPM und APM zum Open Source Business Process Monitoring. Source: eigene Darstellung.

 

Konzeption und Aufbau der Monitoring-Infrastruktur

Herzstück aller Lösungen ist die zentrale Monitoring-Infrastruktur auf Basis weit verbreiteter Open Source-Technologien, wie zum Beispiel dem Elastic-Stack. Sollte diese Infrastruktur noch nicht etabliert sein, so unterstützen wir Sie gerne bei der Auswahl und der Einführung der entsprechenden Technologie. Basis für unsere Unterstützung ist dabei unser Wissen über den APM-Toolmarkt, den wir über die Webseite http://openapm.io allen verfügbar machen.

Ist die Infrastruktur verfügbar, müssen im nächsten Schritt die Systeme an die Monitoring-Infrastruktur angeschlossen werden, die für die fachliche Auswertung Ihrer Geschäftsprozesse relevant sind. Da wir bereits viele verschiedene Systeme – sowohl Standardsoftware wie auch Individualentwicklungen – integriert haben, bieten wir Ihnen auch gerne in diesem Bereich unsere Unterstützung an. Schließlich müssen Sie das Rad nicht neu erfinden.

Im Speziellen bieten wir Ihnen auch die Integration von Workflow-Engines, wie zum Beispiel Camunda, an. Als einer der führenden Partner von Camunda zeigen wir Ihnen gerne, wie Sie Ihre Prozesse aus Camunda mit fachlichen Informationen aus anderen Systemen verknüpfen können. Das gilt sowohl für die Enterprise Edition (EE) als auch für die Community Edition (CE). Gerade für Nutzer:innen der Community Edition können wir so neue Möglichkeiten im Bereich des Monitorings eröffnen.

Definition von KPIs und Aufbau von Dashboards für das fachliche Monitoring

Ist die Basis gelegt, so unterstützen wir Sie bei der Konfiguration der Dashboards, um aus den gesammelten Daten die notwendigen Informationen zu gewinnen. So können in den Dashboards fachliche und prozessuale Kennzahlen visualisiert und überwacht werden.

Interessant ist für viele unserer Kunden die Anzeige der Historie einzelner Prozessabläufe. Dies kann sowohl für das Auditing von Prozessen wie auch für Fehleranalysen im produktiven System sehr interessant und hilfreich sein. Entsprechende Abfragen lassen sich einfach und schnell bereitstellen. Wir zeigen Ihnen, wie.

Prozessanalyse auf Basis der gewonnenen Daten

Besonders interessant ist die Auswertung der gewonnenen fachlichen Ereignisse mit den Methoden und Technologien des Process und Task Minings. Auf diesem Weg lassen sich Schwachstellen im Prozess schnell identifizieren und die Ableitung von möglichen Maßnahmen unterstützen. Wir begleiten Sie auf dem gesamten Weg von der Problemanalyse bis zum Maßnahmenkatalog.

Darüber hinaus stellen wir eigene Komponenten bereit, die die Visualisierung der Abläufe direkt im Dashboard erlauben. So können Sie mit unseren Tools das Process und Task Mining direkt aus dem Kibana-Dashboard heraus durchführen.

Falls Sie darüber hinausgehende Anforderungen haben, zeigen wir Ihnen, wie Sie die fachlichen Ereignisse so exportieren können, dass Sie diese im Auswertungstool Ihrer Wahl analysieren können.

Integration von fachlichen Kernsystemen in Camunda Optimize

Wird bei Ihnen das Tool Camunda Optimize aus der Camunda Plattform verwendet, bieten wir Ihnen über die generelle Integration mit Camunda hinaus noch eine spezielle Form der Integration an: Die Erfassung von fachlichen Ereignissen, beispielsweise über die Novatec-Komponente inspectIT Ocelot, und deren Anbindung an Optimize über die Ingestion API. Über diesen Weg können in Optimize einfach und schnell Informationen aus Drittsystemen angezeigt und ausgewertet werden, die ansonsten für Camunda unsichtbar bleiben.

Dieser Ansatz ist insbesondere dort hilfreich, wo Informationen aus Standardsoftwareprodukten integriert werden sollen, auf die man keinen Einfluss hat und bei denen Monitoring-Funktionen nicht nachrüstbar sind. Aus der Versicherungsbranche kennen wir solche Szenarien zum Beispiel mit den Kernsystemen von Guidewire, msg und adesso.

Sie sind neugierig, in wie weit das Open Source Business Process Monitoring auch bei Ihnen eingesetzt werden kann und welcher Nutzen für Sie darin steckt? Dann fragen Sie doch nach einer individuellen Web-Session, die wir gerne für Sie kostenfrei anbieten. Kontaktieren Sie dazu gerne einen unserer Experten!

Ihr Ansprechpartner

Novatec_Holger_Hagen

Holger Hagen

Head of Practice Area Business Process Management
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Ihr Ansprechpartner Holger Hagen Head of Practice Area Business Process Management
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