Ihre Herausforderungen für den Product Owner

Das Voranbringen der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen stellt insbesondere die Product Owner vor besondere Herausforderungen. Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick auf die Herausforderungen werfen:

  • Sie haben eine Produktidee. Um diese umzusetzen sind Sie auf der Suche nach einer geeigneten Besetzung für den Product Owner.
  • Sie wollen sich als Produktmanager:in oder Projektleiter:in in die Rolle des Product Owners einfinden. Sie kennen das „Was“, also die Fachlichkeit, und möchten Ihre Kenntnisse zu dem „Wie funktioniert das bei agilem Vorgehen“ ausbauen.
  • Sie benötigen als Product Owner Unterstützung dabei, wie Sie den Value/Produktmehrwert Ihres Produktes identifizieren und kontinuierlich liefern können und dabei die Balance zwischen der Einhaltung von Terminen, Scope sowie der geforderten Qualität im Blick behalten.
  • Als Product Owner haben Sie so viele Aufgaben, dass diese in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit nicht alle in der für eine erfolgreiche Produktentwicklung erforderlichen Tiefe zu schaffen sind. Sie suchen nach einer Lösung, die Ihnen wieder Raum für die wichtigen Produkt- und Strategie-Entscheidungen gibt und gleichzeitig den effektiven und effizienten Fortschritt der Produktentwicklung sicherstellt.

Finden Sie sich in mindestens einem der genannten Punkte wieder? Dann lesen Sie weiter! Wir können Sie bei einer Vielzahl solcher Herausforderungen unterstützen.

Die Rolle Product Owner

Beim Begriff Product Owner handelt es sich um eine Rolle aus dem Scrum Framework. Neben dem Product Owner besteht ein Scrum Team aus den Rollen Scrum Master sowie dem Entwicklungsteam. Unserer Erfahrung nach spielt der Product Owner die Schlüsselposition einer erfolgreichen agilen Produktentwicklung. Als Wertmaximierer zählt es zu seinen Aufgaben, für einen messbaren Produktmehrwert zu sorgen. Der Product Owner vertritt die Interessen seiner Kunden und Stakeholder, die in die kontinuierliche Produktentwicklung einfließen. Er versteht seine Rolle als Visionär:in und sorgt mittels einer inspirierenden Produktvision für ein gemeinsames Verständnis der Entwicklungsziele. Bei der Wahrnehmung der Rolle nutzt der Product Owner Kenntnisse aus dem Produktmanagement und setzt agile Methoden und Techniken ein.

Ihre Vorteile durch unsere Product Owner

Unsere Beratungsleistung ist, Ihre tägliche Arbeit am Produkt effizient und kundenorientiert mit unseren Expert:innen zu gestalten und dabei Ihre kurzfristigen als auch die mittel- und langfristigen Planungen im Blick zu behalten. Mit unseren erfahrenen Product Ownern bieten wir:

  • Eine breite fachliche Expertise und Kompetenz in Themen wie Stakeholdermanagement, Entwicklung von Produktvisionen oder Release Management.
  • Eine umfassende und praxisorientierte Einarbeitung in die Rolle des Product Owners.
  • Trainings für Ihre Product Owner und die Vorbereitung auf die Zertifizierungen nach scrum.org.
  • Ein breites Netzwerk aus diversen Expert:innen, um Herausforderungen in Spezialthemen anzugehen, egal ob technischer oder organisatorischer Natur!
  • Methoden und Techniken für das Management von Anforderungen, ohne dass einzelne Themen in den Tiefen des Product Backlogs verschwinden.
  • Verfahren zur Kombination der Umsetzung neuer Features und dem Lösen von Bugs um ein gutes Gleichgewicht zwischen Weiterentwicklung und Wartung erreichen.

Und dies ist nur ein Teil der möglichen Unterstützungsleistungen. Sprechen Sie uns an, um gemeinsam die Vorteile in Ihrer besonderen Konstellation herauszufinden.

Unser Methodenkoffer für Ihren Erfolg

Agile Vorgehensweisen, vor allem Scrum, helfen uns, mit kurzen Entwicklungszyklen und Feedback-Methoden frühzeitig zu erkennen, ob die Produktentwicklung auf dem richtigen Weg ist. So erreichen wir zum einen, dass das zur Verfügung stehende Budget – und die damit finanzierte Zeit – effektiv eingesetzt wird und zum anderen auch, dass die Ergebnisse von Kunden und Nutzern positiv aufgenommen werden, weil sie dem tatsächlichen Bedarf entsprechen. In Folge schöpft das Team Motivation aus dem positiven Feedback für die erbrachte Arbeit.

Die meisten agilen Vorgehensweisen sind grundsätzlich als Frameworks konzipiert, die per Definition einen allgemeinen Rahmen festlegen. Konkrete Vorgaben für Detailfragen, wie beispielsweise für den Umgang mit Anforderungen oder mit der Dokumentation, fehlen, denn sie sind häufig kontextabhängig und werden mit dem Team gemeinsam vereinbart. Effizienz kann nur dann erhöht werden, wenn unnötiger Ballast vermieden wird, indem spezifische und speziell auf die eigenen Rahmenbedingungen angepasste Lösungen angewandt werden.

Getrieben durch Erfolg und Verbreitung der Agilität hat aber genau dieser Ansatz zur Entstehung einer Fülle von Methoden und Techniken geführt, die versuchen, die Lücken der agilen Methoden zu füllen. Dazu gehören Impact Mapping, User Story Mapping, Behavior Driven Development, #NoEstimates und viele andere. Die große Herausforderung ist, diese Werkzeuge effizient in den eigenen Entwicklungsprozess zu integrieren, um die angesprochenen Ziele zu erreichen.

Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Methoden und Techniken:

Impact Mapping ist ein einfaches Instrument zur Ermittlung der effizientesten Lösungsalternativen, die den erwünschten Mehrwert für den Endkunden generieren. Der Fokus liegt dabei auf Effizienz und Mehrwert – eben auf dem „impact“.
Der erste Schritt ist die Ermittlung und die Ausformulierung des eigentlichen Geschäftsziels. Dann werden kollaborativ Lösungswege skizziert, indem folgende Fragen beantwortet werden:

  • Ermittlung der Akteure: Wer kann bei der Erreichung des erwünschten Mehrwerts unterstützen bzw. hinderlich sein?
  • Ermittlung der erwünschten Effekte: Wie soll das Verhalten der ermittelten Akteure beeinflusst werden? Wie können sie uns dabei helfen, die erwünschten Ziele zu erreichen?
  • Ermittlung des Umfangs bzw. der Liefergegenstände: Was kann den erwünschten Effekt generieren?

User Story Mapping ist eine leichtgewichtige Methodik, mit deren Hilfe die von den Anwender:innen formulierten Softwareanforderungen aus einem Produkt-Backlog so priorisiert und in Releases gruppiert werden, dass maximaler Mehrwert und größte Akzeptanz bei den Endanwender:innen generiert werden.

Die Aktivität findet in sogenannten Story Mapping Workshops statt, zu denen alle notwendigen Expert:innen – Fachbereich, Tester:innen, Entwickler:innen, Architekt:innen – eingeladen werden. In einem ersten Schritt werden die Anforderungen der Nutzenden auf kleinen Karten erfasst, die nur wenige Grundinformationen beinhalten: Kurze Beschreibung der Anforderung, zugehörige Anwenderrolle, Frequenz der Nutzung und Kritikalität. Danach werden die User Stories auf einer großen Wand nach Benutzungsreihenfolge und kritischem Potenzial für die Anwender:innen sortiert. Wichtig für den Erfolg ist die Diskussion zwischen den Teilnehmenden, die motiviert werden sollen, Fragen zu stellen und ein gemeinsames Verständnis zu schaffen.

In einem abschließenden Schritt werden horizontale „Scheiben“ aus der entstandenen Story-Karte identifiziert. Darin enthalten sind Softwareanforderungen, die kritisch sind und mehrere Benutzungsbereiche abdecken. Sie bieten dadurch einen zusammenhängenden Satz an Funktionalitäten für die Endanwender:innen und eignen sich zur Planung von Releases. Diese Technik erlaubt es zu erkennen, welche Features auf welche Weise von anderen Features abhängen. Die wichtigsten Features sind oben angeordnet. Sie definieren damit ihre Lage in den nächsten Releases. Auf diese Art und Weise können Releases so zugeschnitten werden, dass die enthaltenen Features kohärent sind und gleichzeitig den optimalen Geschäftsnutzen liefern.

Beim Behavior Driven Development (BDD) geht es hauptsächlich um folgende Aspekte:

  • Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses der Anforderungen unter allen Beteiligten, indem sie motiviert werden, enger zusammenzuarbeiten und miteinander zu kommunizieren. Dabei helfen Werkzeuge wie Specification Workshops und die gemeinsame Ausarbeitung von Schlüsselbeispielen.
  • Etablierung einer Single Source Of Truth, also einer zentralen Ablage, die sowohl die Anforderungsspezifikation, die zugehörigen und abgestimmten Testfälle und eine Produktdokumentation vereint. Daraus entsteht eine sogenannte „lebende Dokumentation“, die für alle Beteiligten verständlich und erreichbar ist und die jederzeit gegen das aktuelle System automatisiert validiert werden kann.

Für eine schnelle Erkennung fachlicher Lücken oder Umsetzungsherausforderungen setzen wir auf eine frühzeitige und kontinuierliche Einbindung der Expert:innen. Das gilt sowohl für erfahrene Fachexpert:innen und Endanwender:innen als auch für technische Expert:innen.

#NoEstimates ist entstanden als Diskussion in der agilen Community vor dem Hintergrund der Herausforderungen rund um das Thema Planung, Priorisierung, Schneiden und Schätzen von User Stories. Ansätze wie Story Points, T-Shirt Größen, Tiergrößen o.ä. haben zwar ihre Vorteile, helfen jedoch nicht, alle auftretenden Fragen zu beantworten bzw. führen – falsch eingesetzt – zu falschen Annahmen und Ergebnissen. Ein Beispiel hierfür ist die geschätzte Komplexität einer Story in Story Points, welche oftmals fälschlicherweise mit dem Aufwand übersetzt wird.

Im Zuge dieser Diskussionen sind Ideen und Ansätze entstanden, die im richtigen Kontext einen erheblichen Mehrwert bringen und den Product Ownern helfen, sich auf das Wesentliche zu fokussieren.

Einen tieferen Einblick in das Thema #NoEstimates bietet dieser Blogbeitrag.

Das Leben einer User Story

Wir achten darauf, die notwendige Detaillierungstiefe der Spezifikation zum richtigen Zeitpunkt zu erreichen, so dass unnötige Aufwände vermieden werden. Die Erfahrung hat gezeigt, dass ein großer Teil der anfangs geplanten Features am Ende entweder nicht oder anders als ursprünglich geplant umgesetzt wird.

Reifemodell von User Stories.Quelle: eigene Darstellung

Ein beispielhafter Ablauf der Aktivitäten zur Anforderungserhebung sieht wie folgt aus:

  1. In einem halbtägigen Workshop werden die Geschäfts- und Produktziele mit den relevanten Stakeholdern ermittelt und priorisiert. Hierzu eignen sich Methoden wie Impact Mapping sehr gut.
  2. In einem maximal eintägigen Workshop wird die grobe Roadmap für das Projekt definiert und anhand der definierten Ziele priorisiert. Der Teilnehmerkreis sollte hierfür aus Fachexpert:innen und Vertreter:innen aus den Implementierungsteams bestehen. Das bietet eine effektive und effiziente Plattform für das Etablieren eines gemeinsamen Verständnisses der Ziele und Anforderungen und ermöglicht schnelle Feedback-Kanäle zwischen den beteiligten Expert:innen. Hierfür hat sich User Story Mapping als Methode bewährt.
  3. Nachdem die entstandenen User Stories definiert und priorisiert wurden kümmert sich das Product Owner Team (Requirements Engineers, Business Analysten, UX Expert:innen) um die Ausarbeitung der Feinspezifikation der am höchsten priorisierten Stories. Dabei achten wir darauf, die richtige Anzahl der Stories anzugehen. Als Faustregel hat sich der Umfang von 2 bis maximal 3 Sprints bewährt. Als Erhebungsmethoden nutzen wir bewährte Techniken wie User Interviews, Umfragen oder Click-Dummys.
  4. Sobald eine User Story aus Sicht des Product Owner Teams abgeschlossen ist, wird das Ergebnis im Rahmen des Refinement Meetings dem Entwicklungsteam vorgestellt. Ziel ist die frühzeitige Erkennung fachlicher Lücken sowie das Einholen von Feedback zur Machbarkeit der Lösung. Wichtig ist die Abstimmung einer Definition of Ready als Checkliste für die Fertigstellung der Spezifikation. Dazu gehören neben der fachlichen Beschreibung der User Story die ausführlichen und verständlichen Akzeptanzkriterien der relevanten Geschäftsregeln sowie die Festlegung von Schlüsselbeispielen als Akzeptanztestfälle. Dort wo es sinnvoll ist können Vorschläge für die UI Gestaltung beigefügt werden.
  5. Sobald das Entwicklungsteam mit der Umsetzung startet stehen die Expert:innen aus dem Product Owner Team für Rückfragen zur Verfügung.
  6. Damit die Dokumentation und die Software nicht auseinander laufen, empfehlen wir grundsätzlich die Pflege und Aktualisierung der Dokumentation als Teil der Umsetzung der User Story einzuplanen und diese in die Definition of Done aufzunehmen.
    Auch empfehlen wir die Einführung von Ideen aus dem Behavior Driven Development (BDD) Konzept um die Automatisierung von fachlichen Akzeptanztests effektiver und effizienter zu gestalten und die manuellen Testaufwände zu minimieren. Hierbei haben wir gute Erfahrungen mit BDD Werkzeugen wie Cucumber, Fitnesse oder Serenity BDD gemacht.

Unsere Dienstleistungen in der Welt der Product Owner

Wir haben uns zur Aufgabe gemacht die Product Owner von morgen auszubilden und sie in ihrer Arbeit zu unterstützen. Um dies zu erreichen bieten wir Ihnen folgende Dienstleistungen an:

Die Unterstützung erfolgt auf unterschiedlichen Ebenen der Tätigkeit eines Product Owners: Von strategischen bis hin zu operativen Aufgaben – unser Spektrum reicht vom Durchführen von Product Owner Trainings bis hin zur Übernahme dedizierter Aufgaben:

  • Wir unterstützen Sie bzw. Ihren Produktmanager dabei, eine von Ihnen entwickelte Produktidee als Minimal Viable Product (MVP) zu starten und in einem iterativen Prozess laufend weiterzuentwickeln. Das hilft Ihnen auf einfache Weise die ersten Erfahrungen mit einem Produkt zu sammeln, es weiter auszubauen und den Mehrwert für den Endkunden mit jeder Iteration zu steigern. Ein solcher Ansatz hilft, das Produkt schneller am Markt zu platzieren sowie Erkenntnisse von Anwendern zu sammeln und zügig einzuarbeiten.
  • Wir begleiten Sie in Ihrer Rolle als agiler Produktmanager. Dazu helfen wir Ihnen dabei, Ihre Rolle und Ihre Aufgaben zu verstehen, ein agiles Mindset zu verkörpern und zu leben und geben Ihnen wichtige Methodiken und Werkzeuge an die Hand. Beispiele dafür sind die Entwicklung einer Produktvision, User Story Mapping und Epics, das Schreiben von User Stories, die Priorisierung des Backlogs sowie geeignete Techniken dazu.
  • In der Rolle eines Interims Product Owners helfen wir Ihnen dabei, Zeiten zu überbrücken, in denen keine interne Besetzung möglich ist. Dabei arbeiten wir vor allem mit Ihren fachlichen Know-how-Trägern sehr eng zusammen und übernehmen die Verantwortung dafür, dass die Produktentwicklung im Sinne Ihrer Strategie und Vision umgesetzt wird.
  • Wir arbeiten Ihre neuen Product Owner ein und coachen diese in ihrer neuen Rolle.

Wir schauen gern über den Tellerrand hinaus und setzen unser Wissen und Können optimal auf Ihre Bedürfnisse ein.

Experten zur Seite haben –  Product Owner Support

Als Product Owner kennen Sie möglicherweise das Gefühl, dass der Alltag davon dominiert wird, mit unterschiedlichsten Themen zu jonglieren und viel Zeit in Terminen und Absprachen zu verlieren. Es bleibt kaum noch Gelegenheit, sich um die herausfordernden und häufig geänderten Inhalte des Backlogs zu kümmern. Dieser Zeitengpass führt dazu, dass Aufgaben nicht vollständig oder nicht in gewünschter Qualität ausgeführt werden. Für einen nachhaltigen Produkterfolg ist es aber maßgeblich, dass die wichtigen Aufgaben nicht auf der Strecke bleiben. Daher sollte auch ein perfekter Product Owner auf Expert:innen zurückgreifen und einzelne Aufgaben delegieren.

Unterstützung des Product Owners durch Expert:innen.Quelle: eigene Darstellung

Bei der Frage, welche Art von Expertise zum Optimieren der Produktentwicklung noch notwendig ist, kann das gesamte Scrum Team unterstützen. Alternativ bieten wir einen externen Blick an, um mögliche Potentiale zu identifizieren. So kann die Übernahme des Anforderungsmanagements, der Prozessgestaltung oder die Organisation einer Gruppe testender Kunden durch uns bereits eine große Entlastung darstellen. Als Expert:innen übernehmen wir dedizierte Themen und unterstützen Sie beispielsweise als Business Analyst, Requirements Engineer, Design Thinking Expert:in, Design Sprint Expert:in oder UX Designer.

Gestalten Sie Ihre tägliche Arbeit am Produkt effizient und kundenorientiert:

  • Sie gewinnen wertvolle Zeit durch die Übergabe konkreter Aufgaben an unsere Expert:innen.
  • Durch unsere Unterstützung in der fachlichen Detailarbeit können Sie sich besser auf strategische Aufgaben konzentrieren .
  • Durch den Einsatz moderner Methoden unterstützen wir Sie dabei passgenaue Lösungen zu finden.
  • Wir helfen Ihnen dabei, Ihr Product Backlog durch eine effizientere Gestaltung besser zu managen.

Hilfe zur Selbsthilfe – Product Owner Coaching

Die Product Owner Rolle wird oft von einem Key User der Fachabteilung übernommen. Aufgrund des tiefreichenden fachlichen Know-hows sind das gute Kandidat:innen, um diese wichtige Rolle im Unternehmen zu übernehmen. Doch wie kommt ein auf diese Weise ausgewählter Product Owner so schnell wie möglich an die richtigen Methoden und Tools, um die neue Rolle voll auszufüllen?

Unsere Coaches begleiten die Product Owner Novizen zielgerichtet, um die herausfordernde Rolle zu meistern. Gerne geben wir unsere Erfahrung der effektiven und effizienten Anwendung agiler Methoden, wie die Gestaltung einer Produktvision, die Erarbeitung und der Umgang mit User Story Maps oder auch die Definition von Business Metriken weiter. Auch neue Gestaltungsmöglichkeiten, beispielsweise für die Integration des Entwicklungsteams und der Stakeholder in die Produktentwicklung, werden weitergegeben. Durch methodisches und strategisches Coaching wird der Product Owner befähigt, gestellte Ansprüche im Unternehmen nachhaltig zu erfüllen. Somit steht einer erfolgreichen Übernahme der neuen Rolle nichts mehr im Weg und es werden schnell sichtbare Erfolge erzielt.

Coaching von Product Ownern.Quelle: eigene Darstellung

Fördern Sie die individuelle Entwicklung Ihrer Product Owner durch unser Coaching:

  • Ihre Organisation arbeitet durch ein einheitliches Verständnis der Rolle Product Owner besser zusammen.
  • Erfolgreiche Projekte Ihrer Product Owner durch methodisches, strategisches und individuelles Coaching.
  • Neue Product Owner starten effizient in ihre Aufgabe durch einen individuellen Ausbildungspfad.
  • Sie erzielen Quick Wins durch die Begleitung Ihrer Product Owner in der täglichen Arbeit.

Schneller Start mit Interim Product Owner

Wenn eine Produktidee existiert, dann ist die Exklusivität der Idee nur eine Frage der Zeit. Wie man so schön sagt, die Konkurrenz schläft nicht und ist immer auf der Lauer ebenfalls neue Ideen auf den Markt zu bringen. Deshalb ist es wichtig so schnell wie möglich zu handeln. Was passiert nun, wenn es die Idee gibt, das Entwicklungsteam bereitsteht, aber kein passender Product Owner verfügbar ist, der mit vollem Einsatz die Ausgestaltung der Idee vorantreibt? Solche Situationen bergen ein hohes Risiko für die Innovationskraft des Unternehmens und können zum Showstopper für die Weiterentwicklung werden. Daher bieten wir für die Übergangszeit Product Owner an, die alle Aufgaben interimsweise übernehmen. Und ist Ihr eigener Product Owner ausgewählt und eingearbeitet, bleibt unser Interims Product Owner selbstverständlich so lange, bis eine angemessene Übergabe erfolgt ist.

Interim Product Owner.Quelle: eigene Darstellung

Bringen Sie Ihre Produktvision schneller an den Markt – auch bei Personalengpass:

  • Übergangsweise Übernahme der Product Owner Rolle.
  • Unterstützung bei der Rollen- und Stellendefinition.
  • Einarbeitung und Übergabe der Aufgaben an nachfolgende Product Owner.

Ihr Ansprechpartner

bildhübsche fotografie | Andreas Körner | www.a-koerner.de | info@a-koerner.de | +49 711 22 11 20

Anis Ben Hamidene

Head of Practice Area Agile Quality Engineering
Anis Ben Hamidene Head of Practice Area Agile Quality Engineering