Ihre Herausforderungen im Social Intranet

Ihre Firma ist erfolgreich am Markt tätig. Alle Räder greifen ausgezeichnet ineinander und die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter ist sehr gut. Trotzdem haben Sie manchmal das Gefühl, dass Sie zu lange nach Informationen suchen? Dass bestimmtes Wissen nur in einigen Köpfen steckt? Diese und die nachfolgenden Probleme treffen wir immer wieder bei unseren Kunden an:

  • Informationen werden auf verschiedenen Kanälen verbreitet. Auf der Suche nach einem Dokument durchforsten Sie daher Ihre E-Mail-Ordner, gemeinsame Netzlaufwerke, Ihre Kollaborationsplattform und, wenn es ganz blöd läuft, sogar noch Ihre Instant-Messenger-Kommunikation.
  • Sehr oft wird E-Mail als Medium gewählt, um Informationen zu verbreiten. Aber haben Sie noch den Überblick, ob der Anhang in einer Mail auch wirklich der aktuellste bzw. letzte Stand war? Sind Sie sicher, dass alle Mitarbeiter sich genau auf diesen Stand beziehen?
  • Informationen liegen auf verschiedenen Systemen verteilt und sind schwer zu finden. Eventuell sorgt eine ungeschickte Rechtevergabe noch dafür, dass Sie auf wichtige Dateien gar nicht zugreifen können, obwohl Sie diese für Ihre Arbeit benötigen. Hatten Sie schonmal Mitarbeiter, die aus genau diesem Grund Dateien über Dropbox ausgetauscht haben?
  • Manche Dokumente liegen nur lokal auf den Rechnern einzelner Mitarbeiter. Sind diese nicht da, haben Sie zumindest zeitweise keinen Zugriff auf diese Informationen. Und verlassen diese das Unternehmen, können wichtige Informationen sogar komplett verloren gehen.
  • Noch schlimmer ist es, wenn Informationen mangels eines geeigneten Werkzeugs erst gar nicht mehr „zu Papier” gebracht werden und nur in den Köpfen der Mitarbeiter vorhanden sind. Solche Kopfmonopole sind in jeder Beziehung problematisch, nicht nur, wenn der Mitarbeiter im Urlaub ist.
  • Mangels eines geeigneten Systems weiß die eine Abteilung nicht, was eine andere tut. Informationen werden dadurch mehrfach erhoben und es entsteht sehr häufig Doppelarbeit, die irgendwann auch noch konsolidiert werden muss.
  • Dateien mit verschiedenem Versionsstand verbreiten sich im Unternehmen über die verschiedenen Kanäle. Natürlich kann über Versionsnummern sichergestellt werden, dass alle vom Gleichen und über das Gleiche reden. Aber ob Sie ganz konkret wirklich den letzten Stand haben, sagt auch diese Nummer nicht sicher aus.
  • Ihre First-Line-Worker, also die Personen, die an vorderster Front mit direktem Kundenkontakt arbeiten, fühlen sich immer als Mitarbeiter zweiter Klasse. Grund ist, dass für diesen Personenkreis der Zugriff auf wichtige Ressourcen nur schwer oder sogar gar nicht möglich ist.

Finden Sie sich wieder? Verbringen Sie auch viel Zeit damit, die Ordnerstrukturen in Ihrer Dateiablage oder in Ihrem E-Mail-System laufend anzupassen, damit neue Inhalte vermeintlich besser gefunden werden? Stoßen Sie auch immer wieder auf One-Note Notizbücher auf Ihren Netzlaufwerken, die zwar wichtige Informationen enthalten, die aber weder durchsuchbar noch gemeinsam bearbeitbar sind? Dann sind Sie reif für die erste Stufe eines Social Intranets: Sie brauchen eine zentrale Plattform für das Wissen in Ihrem Unternehmen. Und zwar dem Wissen aller Mitarbeiter, nicht nur dem einzelner Abteilungen.

Mehr Transparenz durch Social Intranet

Mit einem Social Intranet geht aber auch noch eine ganz neue Form der Transparenz einher. Erleben Sie bislang auch endlose E-Mail-Kaskaden, weil es keine Möglichkeiten gibt, Dokumente und Informationen direkt zu kommentieren und Meinungen auszutauschen? Dann wird es Zeit für die zweite Stufe eines Social Intranets: Ermöglichen Sie Ihren MitarbeiterInnen die interne Diskussion und den Meinungsaustausch auf Ihrer Plattform.

Wenn z. B. bei der Allianz Österreich ein Vorstand zu Mitarbeiter-Kommentaren online Stellung bezieht, können seine Stellungnahme und die Mitarbeiter-Kommentare von 112.000 Allianz-MitarbeiterInnen weltweit eingesehen werden. Fast alle länderspezifischen Intranets sind dort nämlich bereits miteinander vernetzt (Kristin Engelhardt. Erfolgreiche Interne Kommunikation im Digital Workplace. Springer Gabler. 2020).

Die nachfolgende Abbildung zeigt unser Verständnis eines Reifegradmodells für Social Intranet & Wiki. Wenn Sie die zu Beginn aufgeführten Probleme haben, dann befinden Sie sich wahrscheinlich in der Dezentralen oder sogar noch in der Analogen Welt.

Reifegradmodell für Social Intranet.Quelle: eigene Darstellung

Lassen Sie uns in den nächsten Abschnitten betrachten, wie Sie diese Probleme herkömmlicher Arbeitsweisen, Kommunikation und Dateiablagen lösen können und welche Vorteile Sie durch das Erreichen der nächsten Stufen im Reifegradmodell erreichen. Oder ganz kurz als Frage formuliert: Wie kann Ihnen ein Social Intranet bei der effizienten Zusammenarbeit in Ihrer Organisation helfen?

Ihre Vorteile durch den Einsatz von Social Intranet

Wir haben gesehen, dass erst eine zentrale Plattform die Voraussetzungen für ein Social Intranet schafft. Damit sind wesentliche Basisfunktionen vorhanden, die die Zusammenarbeit von Cross-Funktionalen Teams in Organisationen und über Abteilungen hinweg ermöglichen:

  • Wissen wird zentral an einer Stelle abgelegt. Die Frage, wo Sie nach etwas suchen könnten, ist damit obsolet. Mit genau einer Suchanfrage werden alle potenziell relevanten Informationen gefunden.
  • Das Wissen im Unternehmen wird langfristig vorgehalten und archiviert. Es verschwinden auch keine Informationen mehr „aus Versehen” oder werden unabsichtlich gelöscht.
  • Alle Dokumente und Informationen werden automatisch versioniert. Der Zugriff auf einen älteren Stand von Inhalten ist ein Kinderspiel. Außerdem können Sie jederzeit verschiedene Stände vergleichen und ggf. zurückgehen. Sie haben jederzeit die volle Nachvollziehbarkeit aller Inhalte.
  • Informationen können gemeinsam und zur selben Zeit bearbeitet werden. Sie müssen also nicht mehr auf die Fertigstellung eines Dokuments warten, bevor Sie selber mit Ihrer Arbeit beginnen, sondern können parallel Ihre Änderungen vornehmen.

Aber wie oben bereits geschrieben, ist das nur der Anfang eines Social Intranets. Erst die „social”-Aspekte machen aus einem Unternehmens-Wiki einen Ort echter Kommunikation und Zusammenarbeit:

  • Teilen Sie News in Gruppen oder im ganzen Unternehmen. So erreichen Sie genau diejenigen, die eine Nachricht betrifft.
  • Holen Sie sich Feedback von allen Mitarbeitenden durch die Möglichkeiten zur Kommentierung oder zum „Liken” von Beiträgen. Reagieren Sie auf Trends und Stimmungen im Unternehmen oder in einem Unternehmensteil sofort und durch die richtige Ansprache.

Und in Verbindung mit anderen Systemen in Ihrem Unternehmen ist ein solches Social Intranet tatsächlich die Drehscheibe für alles Wissen:

  • Binden Sie Ihr System für das Aufgaben- und Projektmanagement an Ihr Social Intranet an. So werden beispielsweise aus einem Anforderungsdokument im Social Intranet automatisch Aufgaben für die betroffenen Mitarbeiter erzeugt.
  • Stellen Sie eine Integration Ihres Service-Desk-Systems mit dem Social Intranet her. Das Social Intranet fungiert dabei als vorgeschaltete Knowledge-Base für Ihren Service-Desk. Anwender bekommen bereits beim Formulieren der Anfrage Lösungsvorschläge angezeigt und müssen so die Anfrage möglicherweise gar nicht mehr absenden!

Einsatzgebiete

Lassen Sie uns etwas genauer in ein Unternehmen blicken und herausfinden, wer von einem Social Intranet auf welche Art und Weise profitiert. Der Bogen spannt sich dabei vom einzelnen Mitarbeiter bis hin zum ganzen Unternehmen: Jede Person im Unternehmen zieht einen Nutzen aus der zentralen Ablage mit einer zentralen Suche, da Informationen viel schneller gefunden werden können. Das ganze Unternehmen profitiert von der besseren Zusammenarbeit und erreicht dadurch eine höhere Effizienz. Weitere Gruppen im Unternehmen sind:

  • Projekte nutzen das Social Intranet für eine gemeinsame und nachvollziehbare Dokumentation ihrer Ergebnisse.
  • Führungskräfte erhalten aggregierte Ansichten im Social Intranet. Dies können beispielsweise die Ergebnisse einer Auswertung aus dem Aufgaben- und Projektmanagement oder dem ESM-System sein.
  • Software-Teams können ein Social Intranet für alle Arten von Ergebnissen verwenden: Anforderungen, Besprechungsnotizen, Dokumentationen, Architekturschaubilder, etc.
  • Für IT-Teams ist ein Social Intranet der perfekte Ort, um die Dokumentationen von Systemen oder (Notfall-)Handbücher abzulegen. Auch für eine Knowledge-Base ist ein Social Intranet eine optimale Lösung.
  • First-Line-Worker bekommen direkte und schnelle Hilfestellung durch ein Social Intranet. Die Möglichkeit des mobilen Zugangs hebt diese First-Line-Worker auf eine Ebene mit den anderen Mitarbeitern.
  • Und nicht zuletzt profitieren Fachabteilungen von einem Social Intranet, indem dort Prozesse dokumentiert werden, eine zentrale Ablage für Verträge oder Richtlinien eingerichtet wird oder mithilfe dessen Blogposts im Unternehmen verbreitet werden können.

Social Intranets sorgen dafür sorgen, dass Content an der Stelle erzeugt wird, wo das Wissen vorliegt! Wo früher nur wenige Personen Inhalte erzeugt haben, ermöglicht ein Social Intranet nun die Bereitstellung von Content durch viele Personen im Unternehmen.

Widerstände

Bei der Einführung eines Social Intranets treffen wir immer wieder auf Widerstände in den Unternehmen. Ganz typische Sorgen, die dort Formuliert werden, sind beispielsweise: „Da können ja alle lesen, was wir machen!”, „Wir wollen gar nicht alles Teilen!” oder „Wir wollen nicht, dass man Dinge kommentieren kann. Die Kommentare könnten negativ sein.” Diese Fragen resultieren aus einer jahrelangen Arbeitsweise mit traditionellen Systemen. Viele dieser Ängste sind unbegründet, aber selbstverständlich müssen wir uns damit intensiv auseinandersetzen. Lösungsmöglichkeiten dafür ergeben sich aus einem gut durchdachten Rechtesystem, aus einer Struktur, die zum Unternehmen passt aber nicht zuletzt auch aus festzulegenden Regelungen, innerhalb welcher Frist beispielsweise Kommentare auf Blogposts beantwortet werden sollten.

Die andere Sorge die uns oft bei der Einführung eines Social Intranets begegnet ist, dass Mitarbeiter an ihren alten Systemen hängen. Dort hören wir Aussagen wie „Wir haben doch bereits alles sehr schön in unserer Dateiablage strukturiert.” oder „An unserer Ordnerstruktur im Outlook haben wir sehr lange gearbeitet.” Zusätzlich kommt die Nutzung mancher inoffizieller Systeme erst dann ans Tageslicht: Die nicht zugelassene Verwendung von Cloud-Diensten wie Dropbox & Co. erleben wir quasi täglich. Eine behutsame und durchdachte Vorgehensweise hilft, die Mitarbeiter zu gewinnen: Sind die Vorteile eines Social Intranets klar sichtbar, verzichten die Anwender gerne auf ihre Insellösungen. Darüber hinaus sind sie froh, dass sie endlich eine Lösung bekommen, in welcher die Themen Datenschutz und Datensicherheit korrekt gelöst sind.

Nach einer gewissen „Gewöhnung” an die neue Art, Inhalte abzulegen, erleben wir sehr oft eine regelrechte Begeisterung bei den Mitarbeitern. Eben weil viele Dinge sehr viel leichter von der Hand gehen und Suchen durch Finden ersetzt wird, sind Mitarbeiter Feuer und Flamme für „ihr” Social Intranet. Diese Begeisterung gilt es schnell zu erreichen um das Momentum für ein schnelles Wachstum des Wissens in der Plattform auszunutzen.

Ergebnis

Eine zentrale Plattform für ein Social Intranet ist eine wichtige Grundlage. Wie bereits angeführt, bringt diese eine Reihe sehr wichtiger Funktionen mit sich, wie die Versionierung der Inhalte, der Möglichkeit zum gleichzeitigen Arbeiten an Dokumenten oder der deutlich verbesserten Suche nach Inhalten.

Die Plattform ist allerdings noch keine Gesamtlösung, sie stellt nur die technischen Voraussetzungen her. Es kommt zusätzlich auch noch darauf an, diese Plattform richtig einzusetzen. Wir bauen daher nicht nur die Plattform für Ihr Social Intranet auf, sondern unterstützen Sie auch dabei, dieses nutzbringend einzusetzen. Dazu helfen wir Ihnen bei der Beantwortung von Fragen wie:

  • Wie werden Informationen im Social Intranet strukturiert abgelegt?
  • Wie werden bestimmte Dokumentarten, beispielsweise Besprechungsnotizen, optimal eingesetzt?
  • Wie sieht ein sinnvolles Rechtesystem aus?
  • Welche Möglichkeiten zur sozialen Interaktion sind an welchen Stellen geeignet?

Am Ende steht als Ergebnis eine Struktur und eine Vorgehensweise für die Nutzung des Social Intranets, so dass der Einsatz optimal auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist.

Die Funktionsweise von Social Intranet

Das System unserer Wahl für ein Social Intranet ist Confluence von Atlassian. Es unterstützt alle notwendigen Funktionen, wie wir sie oben kennengelernt haben. Und ist eine Funktionalität nicht vorhanden, dann findet man diese in Form einer sogenannten Atlassian App in deren Store. So bleibt kein Wunsch offen und jede nur denkbare Integration ist möglich.

Die erste zu beantwortende Frage bei der Inbetriebnahme von Confluence ist, in welchem Betriebsmodus das System gefahren werden soll. Sie können auswählen aus einem On-Premise-Betrieb im eigenen oder im fremden Rechenzentrum oder dem Betrieb in der Cloud. Jeder dieser Betriebsmodi hat Vor- und Nachteile, die es gegeneinander abzuwägen gilt. Dabei unterstützen wir Sie gerne.

Ein wichtiger Punkt ist die Anbindung an andere Systeme im Unternehmen. Dazu zählt beispielsweise Ihre Benutzer- und Rechteverwaltung LDAP oder Active Directory, ein gegebenenfalls vorhandenes Sharepoint oder andere Produkte von Atlassian wie beispielsweise Jira. Die Vielzahl der unterstützten Integrationen ist eine besondere Stärke von Confluence.

Atlassian Confluence ist bereits für sich eine sehr umfangreiche und mächtige Lösung für ein Social Intranet.

Allerdings treffen wir immer wieder auf Anforderungen, die nicht unmittelbar damit realisiert werden können. Hier beginnt die Stärke des bereits erwähnten Atlassian Marketplace. Eine riesige Anzahl an Plug-Ins – die Atlassian Apps – erweitern Confluence um jede nur erdenkliche Funktionalität. Einige dieser Plug-Ins setzen wir bei unseren Kunden immer wieder ein:

  • Mit Refined sorgen wir dafür, dass das Social Intranet den CI/CD-Richtlinien Ihres Unternehmens folgt.
  • draw.io und Gliffy sind unsere beiden bevorzugten Lösungen, um Zeichnungen, Architekturschaubilder und Prozessdiagramme plattformübergreifend direkt in Confluence zu erstellen und zu bearbeiten. Sehr oft lösen wir damit sogar proprietäre Lösungen wie Microsoft Visio ab.
  • Der Sharepoint-Connector bindet Office 365 an Confluence an und ermöglicht so den Zugriff auf Ihre Dokumente in Sharepoint.
  • Das Plug-In Table Filter and Charts erweitert Confluence um mächtige Funktionen für Tabellen und das Erstellen dynamischer Diagramme.
  • Mit Comala Document Control legen wir einen Workflow hinter die Publikation von Confluence-Seiten, beispielsweise für ein Redaktionssystem oder zur Qualitätssicherung.

Sie sehen, Confluence alleine ist bereits ein sehr mächtiges Werkzeug und eine optimale Grundlage für ein Social Intranet. Und in Verbindung mit den Apps aus dem Atlassian Marketplace bleibt nahezu kein Wunsch offen. Und wenn Sie wirklich eine Anforderung haben, für die es kein Plug-In gibt, ist Confluence das System der Wahl: aufgrund der flexiblen Architektur ist es bestens für eine individuelle Erweiterung vorbereitet.

Unsere Dienstleistungen im Bereich Social Intranet

Mit einem Social Intranet bekommen Sie eine echte „Mitmach-Plattform”, auf der sich alle Mitarbeiter einbringen, ihr Wissen teilen, sich austauschen und weniger Zeit mit Suchen und Nachfragen verbringen. Machen Sie bei der Einführung nicht die üblichen Fehler, sondern profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung. Um diese Vorteile in Ihrem Unternehmen zu erreichen, beraten und unterstützen wir Sie bei der:

  • Auswahl der Plattform. Meistens ist das Ergebnis Atlassian Confluence. Aber es gibt auch Fälle, bei denen andere Lösungen geeigneter sind.
  • Konzeption, Implementierung und Konfiguration von Confluence für den erfolgreichen Einsatz als Social Intranet.
  • Anbindung an vorhandene Systeme (Jira, Sharepoint, etc.).
  • Auswahl, Installation und Konfiguration von Plug-Ins.

Sehr oft führen wir ein Social Intranet zunächst in einem Teilbereich eines Unternehmens ein. Das ermöglicht es Ihnen, Erfahrungen mit dem System und der Arbeitsweise damit zu sammeln. Danach erfolgt das schrittweise Ausrollen im ganzen Unternehmen. Selbstverständlich führen wir auch Workshops und Schulungen für Anwender und Administratoren durch, so dass Sie optimal mit Ihrem System arbeiten können.

Außerdem binden wir Ihre Mitarbeiter während des gesamten Projekts aktiv ein. Dies steigert die Akzeptanz der Lösung, insbesondere weil dabei auch sehr gute Ideen entstehen, was in Ihrem Unternehmen in einem Social Intranet zusätzlich enthalten sein soll: Das reicht dann von einem Bereich für gemeinsame Freizeitaktivitäten über Interessengruppen für bestimmte Themen bis hin zu einem virtuellen Schwarzen Brett.

Wir helfen Ihnen bei der Einführung von Social Intranet

Warum sind wir der richtige Partner bei der Einführung von Social Intranet in Ihrem Unternehmen? Da ist zunächst als Basis unsere ausgewiesene Expertise: Wir haben zahlreiche Unternehmen bei der Einführung eines Social Intranets erfolgreich begleitet. Weiterhin haben wir tiefe Kenntnisse in Confluence von Atlassian und pflegen Partnerschaften mit den Anbietern vieler wichtiger Plug-Ins. Dadurch ermöglichen wir auch Anwendungsfälle, an die Atlassian nicht gedacht hat und integrieren nahezu jedes Ihrer Systeme. Und sollte das alles nicht reichen, sind wir leidenschaftliche Software-Entwickler: Unsere Kernkompetenz ist die agile Entwicklung von Software-Systemen. Damit erreichen wir, dass auch bei Ihnen kein Wunsch offen bleibt!

Ihr Ansprechpartner

bildhübsche fotografie | Andreas Körner | www.a-koerner.de | info@a-koerner.de | +49 711 22 11 20

Timo Schrägle

Senior Consultant
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