5 unverzichtbare Confluence Tipps für Product Owner

Als Product Owner bist du der Wertmaximierer deines Produktes. Du bist für die Produktvision zuständig und wichtigster Ansprechpartner für Stakeholder und Development Team. Du bist die Stimme des Kunden, priorisierst das Backlog und fokussierst dich insbesondere auf die Kundenzufriedenheit und Time2Market, um schnellen Produktmehrwert zu erschaffen. Dabei stellst du dich der täglichen Herausforderung, die Produktvision und Priorisierung transparent zu gestalten, alle Beteiligten regelmäßig einzubeziehen und up2date zu halten. Wird Scrum richtig gelebt, helfen die vielen Feedbackzyklen wichtige Informationen möglichst transparent zu halten. Confluence kann dich und dein Team darin unterstützen, eure Inhalte übersichtlich und schnell wiederauffindbar zu gestalten. Mit den folgenden Confluence Tipps für Product Owner kannst du deinen Confluence Bereich optimieren, um deiner Arbeit noch effizienter nachzugehen.

#1 Schön einheitlich – Templates mit Page Properties erstellen

Jira eignet sich hervorragend zum Aufgaben planen und priorisieren sowie um den Status einzelner Aufgaben, Versionen oder des Gesamtprojekts zu visualisieren. Allerdings bietet das Beschreibungsfeld wenig Platz, um Aufgaben anschaulich zu beschreiben. Aus diesem Grund nutzen viele Anwender die Option, Dateien zu einem Issue hochzuladen, die die Aufgaben näher beschreiben. Das Herunterladen der Dateien ist umständlich, insbesondere wenn der aktualisierte Stand angehangen werden muss und sich ein unüberschaubares Sammelsurium an Dateien bildet. Um diese Problematik zu umgehen, kann Confluence zum Dokumentieren und Visualisieren genutzt werden. Das Ganze wird noch einfacher, wenn man sich hierfür ein Template anlegt, um ein einheitliches Format zu schaffen.

Tipp: Enthält dein Template ein Page Properties Macro und ein Label kannst du auf dessen Basis deine Dokumentation ohne viel manuellen Aufwand up2date zu halten. „Wie“ erfährst du im nächsten Abschnitt.

Tipp: Einige Confluence Versionen verfügen bereits über ein Produktanforderungstemplate inkl. Page Property Macro, welches du nutzen kannst.

Quelle: Confluence 7.3.2 – Screenshot

#2 Page Properties Report – Anforderungen übersichtlich dokumentieren

Beschreibst du deine Anforderungen in Confluence mittels der Page Properties und Labels, kannst du durch das Nutzen des Page Properties Report Macros eine Übersichtsseite über alle Anforderungen generieren. Diese Übersicht kannst du beispielsweise in deiner Statusberichtseite verwenden.

Da die Liste in Tabellenform generiert wird, bist du darüber hinaus dazu in der Lage den nächsten Tipp Nr. 3 anzuwenden, um die Jira Issues automatisiert anzulegen.

Quelle: Confluence 7.3.2 – Screenshot

#3 Schnell und einfach – Jira Issues aus Confluence in wenigen Klicks

Oft entstehen neue Anforderungen im Rahmen von Workshops, die direkt in Confluence auf Basis eines Templates dokumentiert werden. Damit du im Anschluss nicht jedes Ticket einzeln in Jira anlegen musst, kannst du sämtliche Anforderungen markieren und in wenigen Klicks automatisiert mit Titel und Beschreibung als Jira Issue anlegen.

Quelle: Confluence 7.3.2 – Screenshot

Wird die ganze Tabelle markiert ist es möglich, die Option „Create Jira issue“ auszuwählen. Möchtest du mehrere Issues aus der Tabelle erstellen, kannst du „Multiple Themen aus der Tabelle erstellen“ auswählen. Als Ergebnis werden alle markierten Tabellenzeilen im gewählten Projekt mit dem entsprechenden Issue type und der gewählten Zusammenfassung und Beschreibung erstellt.

Quelle: Confluence 7.3.2 – Screenshot

Tipp: Du kannst einzelne oder mehrere Issues aus gewöhnlichen Confluence Seiten heraus erstellen. Der Vorteil ist, dass die einzelnen Issues automatisiert mit der Confluence Seite  verknüpft werden, sodass aus aus dem Ticket heraus die Confluence Seite bzw. aus der Seite heraus das Ticket schnell und einfach wiedergefunden werden kann. Allerdings funktioniert dieser Tipp leider nicht in Kombination mit einem Page Properties Report, da die Übersichtsseite nur das Macro enthält. Werden mehrere Issues aus einer gewöhnlichen Tabelle heraus erstellt, sieht das Ergebnis inkl. der Issue-Verknüpfung beispielsweise so aus:

Quelle: Confluence 7.3.2 – Screenshot

#4 Nie wieder etwas übersehen – Task Report

Stift und Zettel? Lieber nicht. Am liebsten dokumentiere ich meine Meetings und Calls direkt in einer Confluence Seite, mittels des Meetingnote-Templates. Dadurch bin ich in der Lage, entsprechende Jira issues mit den Notizen zu verlinken und alle Themen möglichst transparent zu gestalten.

Innerhalb eines Meetings kommt es vor, dass Aufgaben notiert werden, für die keine Jira Issues existieren. Über die verschiedenen Meetingnotes entstehen immer mehr Aufgaben und mit der Zeit geht der Überblick über offene Punkte verloren. Um das zu verhindern eigenet sich das Task Report Macro, welches anhand verschiedener Kriterien z.B. sämtliche Tasks einer Person oder innerhalb eines Confluence Bereichs anzeigen lassen kann. Dadurch ist es möglich, eine Übersicht zu gestalten, sodass keine Aufgabe unter geht. Ein Beispiel für den Task Report findet du im Statusbericht Beispiel in Tipp #5.

#5 Bleib‘ up2date – Confluence Seite statt Statusbericht

Hand aufs Herz! Wie oft kommt es vor, dass Stakeholder den Review ignorieren und stattdessen Statusberichte abfragen? Egal ob Excel- und Worddateien, die per E-Mail versendet werden oder via irgendwelcher Projektmanagement-Dritttools. Wie viel zusätzliche Zeit musst du dafür aufwenden und wie schön wäre es, wenn du diese Zeit in andere Themen investieren könntest?

Ersetze das Chaos durch eine Confluence Seite! Einmal richtig aufgesetzt musst du sie nie wieder updaten. Für deine Reportingseite kannst du verschiedene Macros wie das Jira Macro sowie das Jira Charts Macro nutzen, um automatisiert aktuelle Daten auf Jira issue Basis anzeigen zu lassen.

Sollten dir diese Macros nicht ausreichen, kannst du alternativ das Jira Macro auch mit einem Table Transformer und einem Charts from Table Add-on kombinieren, um komplexe, aber stets aktuell bleibende Diagramme zu generieren. Nutze das Team Calendar Macro, um Versionen automatisiert anzuzeigen und somit wichtige Issue- oder Release-Termine zu visualisieren.

Quelle: Confluence 7.3.2 – Screenshot

Takeaways

• Confluence ist mehr als ein Wiki. Mittels nützlicher Macros können Daten aus Jira automatisiert angezeigt und up2date gehalten werden.
• Templates erleichtern das einheitliche Dokumentieren von Inhalten wie Anforderungen.
• Die Macros Page Properties und Page Properties Report können genutzt werden, um Seiteninhalte automatisiert auf einer Übersichtsseite darzustellen.
• Jira issues können aus Confluence inkl. Verknüpfung automatisiert erstellt werden.
• Der Task Report ermöglicht es, offene Confluence Tasks in einem Space / einer Seite / benutzerdefiniert aufzulisten.
• Durch die Kombination verschiedener Macros und Addons lassen sich übersichtliche Diagramme auf Jira-Datenbasis erstellen, die stets aktuell bleiben.

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