Effizienz und Agilität – passt das zusammen?

Lasst uns an dieser Stelle erst mal die grundlegende Frage beantworten, was Effizienz bedeutet und was es eigentlich mit Effektivität auf sich hat. Diese Begriffe werden viel zu oft durcheinander gebracht. Dazu geben wir euch zwei Hilfsfragen an die Hand und ihr werdet feststellen, dass es beim Handeln Sinn macht diese Fragen in genau der umgekehrten Reihenfolge zu stellen.

Hilfsfrage – Effektivität: Bringen mich die Maßnahmen, die ich umsetze, näher an mein/unser Ziel?

Hilfsfrage – Effizienz: Bringt mich die Art und Weise, wie ich Maßnahmen umsetze, mit dem geringstmöglichen Aufwand zu meinem/unseren Ziel?

Wir sollten uns also generell fragen, ob wir das Richtige tun, bevor wir uns Gedanken darüber machen wie wir es tun. Oder kurz: Effektivität kommt vor Effizienz.

Zurück zu unserem Ausgangszitat bzgl. der hohen Anzahl Menschen im Meetingraum. Unsere Annahme ist: Jeder möchte intrinsisch motiviert die richtigen Dinge richtig tun. Leider passiert es uns dabei allzu oft, dass wir der Meinung sind, wir wären effizienter, wenn wir so wenig Menschen wie möglich beteiligen. Der Effekt der dann entsteht, hat unterschiedliche Facetten und sorgt für Irritation.

Menschen die nicht beteiligt werden, sind nicht involviert und sind sich der Wichtigkeit der Themen, an denen sie arbeiten gar nicht bewusst. Sie werden nicht das hohe Maß an Engagement und Motivation zeigen, welches man von ihnen erwartet. Der Sinn und Zweck weshalb wir die Dinge machen, die wir tun, fehlt. Außerdem haben die Menschen unterschiedliche Wissensstände und jeder hat ein unterschiedliches Verständnis von dem Ziel, welches erreicht werden soll. Meist gibt es nicht einmal das eine gemeinsame Ziel, sondern jeder hat seine eigenen Ziele. Entscheidungen die von Einzelnen getroffen werden, lösen meist hohe Widerstände aus, welche auch über längere Zeit schwer abzubauen sind. Das kann dann soweit führen, dass viel Zeit investiert wird um Menschen zu überzeugen, oder im schlechtesten Fall das Vorhaben scheitert. Das bedeutet, dass Vorhaben scheitern werden oder im Nachgang viel Zeit investiert werden muss, um die Menschen vom Mitmachen und einfach mal „ausprobieren“ zu überzeugen. Doch noch schlimmer: Was passiert, wenn die Entscheider falsche Entscheidungen treffen, da ihnen das notwendige Wissen fehlt?

Das Involvieren des Teams hilft also bei der Frage nach der Effektivität. Doch um den Einwand zu Beginn dieses Blogbeitrages nochmals aufzugreifen: „Das ist doch nicht effizient, da sitzen dann wieder viel zu viele Leute in einem Raum und alle wollen mitdiskutieren.“ – auch dieser Einwand ist absolut berechtigt. Nach der Effektivität kommt nun die Effizienz.

Was können wir also tun, um das Ergebnis zu erzielen (das Richtige tun), was wir im Grunde wollen?

• Wir haben z.B. als Rahmen für einen Termin eine transparente Agenda
• Wir kennen oder erarbeiten uns das Ziel, welches wir erreichen wollen
• Wir nutzen neutrale Moderation zur Schaffung einer Zusammenarbeitsatmosphäre
• Wir involvieren die Menschen, die Interesse haben und einen Beitrag zum Ergebnis leisten wollen
• Wir nutzen die Zeit, die uns zur Verfügung steht sinnvoll und halten uns an den Rahmen des Moderators

Was erreichen wir damit?

• Motivation
• Engagement
• Interesse
• Gemeinsames Ziel-Verständnis
• Eine gute Lösung bzw. eine „beste“ Lösung für den Moment
• Sinnhaftigkeit

Was hat das Ganze jetzt mit „agil“ zu tun und warum schmeißen wir „agil“ gerne in den „Nicht-Effizient“-Topf?

Nach unserer Wahrnehmung und Erfahrung besinnen wir uns mit dem agilen Denken darauf, dass die besten Lösungen eben nicht von nur einer Person erdacht und erschaffen werden, sondern von mehreren. Wenn wir das konsistent weiterdenken, dann macht es Sinn, von Beginn an auch mit allen betroffenen bzw. interessierten Menschen darüber zu sprechen und diese an der Lösungsfindung zu beteiligen. Im späteren Verlauf der Lösungsfindung, kann es dann auch sinnvoll sein, nicht immer alle zu involvieren, was dann aber die Entscheidung der originär beteiligten Menschen ist und nicht einer Einzelperson.

Zusammenfassend sind wir effizient, wenn wir den Rahmen schaffen, in dem die Menschen die ein gemeinsames Ziel haben sich befähigt fühlen Entscheidungen zu treffen, wir dabei den Prozess respektieren den es dazu benötigt und wir den geringstmöglichen Aufwand haben.

Im nächsten Blogbeitrag werden wir ins Detail gehen und anhand von Beispielen erläutern, wie wir in unterschiedlichen Kontexten den Rahmen schaffen.