Entscheidungsfindung im selbstorganisierten Team

Vor einem Jahr haben wir zu diesem Thema auf dem Scrum Day 2018 in einem Open Space diskutiert und stellten fest:

1. Der Zulauf ist groß, das Thema trifft einen Nerv.
2. Für viele ist es eine Hürde in der agilen Transformation, die noch nicht final genommen werden konnte.
3. Eine kleine Gruppe experimentiert mit alternativen Entscheidungstools wie sie aus der Soziokratie, oder aus dem systemischen Konsensieren kommen.

Das Thema scheint spannend und als ob es noch viel voneinander zu lernen und zu experimentieren gibt. Damit sehr gut geeignet für einen Vortrag beim Scrum Day 2019!

Wie treffen wir die meisten Entscheidungen in Teams?

Die Methode die uns allen seit Kindheit an antrainiert wurde ist der klassische Mehrheitsentscheid. Ob Zuhause bei der Frage, welchen Film wir gucken oder in der Schule, bei der Frage, wer Klassensprecher wird. Auch in Konzernen und in der Politik hört man kaum von anderen Entscheidungsverfahren. Ganze Länder oder Kontinente stimmen mit diesem Verfahren ab. Daher liegt die Vermutung nahe, dass Mehrheitsentscheide die beste und schnellste Methode sind, um eine gute Entscheidung herbeizuführen. Dabei ist es die Methode, welche die meisten Verlierer hervorbringt, deren Perspektiven und Ideen danach ungehört bleiben. Folgen können sein: Lagerbildung, Polarisierungen, Sabotagen – dabei hoffen wir doch eigentlich, danach gemeinsam eine Entscheidung erfolgreich umzusetzen.

Aber ähnlich wie das klassische Wasserfall-Projektmanagement, auch nicht für jedes Umfeld geeignet ist, sondern wir im komplexen Umfeld zu Scrum oder andere agile Methoden raten, so ist es auch mit einfachen vs. komplexen Entscheidungen:

–> Je komplexer die Thematik, desto weniger geeignet ist der Mehrheitsentscheid und um so eher sollten wir zu anderen Entscheidungsmethoden greifen.

Was macht eine gute Entscheidung aus?

• Es gibt Klarheit darüber, wer die Entscheidung trifft. Die meisten Unternehmen in der agilen Transformation haben auch weiterhin noch hierarchische Strukturen und Prozesse. Es muss geklärt sein, welche Entscheidungen im Team (im „Inneren“) und welche Entscheidungen von Vorgesetzen (im „Äußeren“) getroffen werden. Ein tolles Werkzeug um in den Austausch zu gehen und Transparenz zu schaffen ist das Delegations Board  aus dem Management 3.0.
• Die Person bzw. die Gruppe, welche die Entscheidung trifft benötigt Kompetenz, um in der Thematik einen guten Überblick zu haben.
• Die Person bzw. die Gruppe hat Klarheit darüber, in welcher Phase der Entscheidungsfindung sie ist und kennt Methoden und Werkzeuge, die in der entsprechenden Phase weiterhelfen.
• Unterschiedliche Perspektiven werden berücksichtigt, um zu einem Ergebnis zu kommen was „gut genug für den Moment ist um in die Umsetzung zu gehen“ und was von allen getragen werden kann.
• Die Gruppe übernimmt die Verantwortung zur Umsetzung und auch um ggf. die Entscheidung itereativ nachzubessern.

Diese 5 Punkte sind schneller aufgezählt als umgesetzt. Die Organisation, Vorgesetzte, sowie das Team haben einiges Neues zu lernen und man sollte sich auch bewusst machen, dass nicht jeder bereit dazu ist, diesen Prozess mitzugehen. Daher hier ein paar Ideen und Tipps:

• Effektivität kommt vor Effizienz. Häufig sind die ersten Versuche mit neuen Entscheidungswerkzeugen zeitintensiv und benötigen Übung.
• Vertrauen in die Teamkollegen ist essentiell, es muss sich ggf. erst noch entwickeln.
• Bei vermeintlich leichten Entscheidungen die unterschiedlichen Werkzeuge testen, so dass das Team sich ausprobieren kann und Vertrauen in die Methoden gewinnt. Die ersten Aha-Erlebnisse kommen schnell und führen zu Erfolgserlebnissen.
• Ein Delegationsboard und eine Entscheidungslandkarte im Raum sind schöne visuelle Anker und unterstützen vor allem am Anfang.
• Eine gemeinsame Sprache sprechen, zum Beispiel: Was heißt „leichter Einwand“, was heißt „schwerer Einwand“?
• Qualität vor Quantität. Entscheidungsmethoden gibt es viele, startet mit wenigen und wagt euch dann weiter vor: Widerstandsabfrage, systemisches Konsensieren, soziokratische Konsentmoderation und andere.

Wer mehr zu den Methoden und Tools erfahren möchte, kann uns auf dem Scrum Day 2019 (04.-05. Juni in Filderstadt) treffen. Dort werden wir mit einigen Missverständnissen hinsichtlich Selbstorganisation und Entscheidungsfindung aufräumen und etwas Struktur in das komplexe Thema Entscheidungsfindung bringen soll.

Lesetipps, Quellen und Inspiration:

• New Work needs Inner Work, J. Breidenbach, B. Rollow
• Managing for Happiness, J. Appelo
• Wir übernehmen die volle Verantwortung, Neue Narrative, Ausgabe 05