Online Zusammenarbeit im Team - welche Tools können Dich unterstützen?

Als Homeoffice und Remote-Arbeit noch die Ausnahme war

Im Folgenden möchten wir Dir einen kurzen Überblick darüber geben wie unsere Zusammenarbeit vor dem anhaltenden Homeoffice aussah und was sich für uns bewährt hat.

• Wir nutzen eine To-Do-Liste am Whiteboard in unserem Projektraum.
• Wir tauschen uns morgens (gerne bei einem Kaffee) zu aktuellen und kurz bevorstehenden Themen aus. Dabei klären wir auch eventuelle Unklarheiten und sprechen über mögliche Hindernisse. Unsere Lösungen visualisieren wir gemeinsam auf einem Stück Papier oder am Whiteboard. Wenn nötig buchen wir uns für zeitintensivere Aufgabenstellungen einen Meetingraum und bearbeiten eben diese als gesamtes Team oder in aufgabenbezogenen Teilgruppen. Hierzu verwenden wir gerne Flipchats, Brownpaper oder ähnliches, um unsere Ergebnisse für alle Beteiligten sichtbar zu machen und die Diskussion zielführend zu gestalten.
• Unsere Ergebnisse sichern wir zwar immer seltener, aber doch regelmäßig hier und da in Ordnern – oder ehrlich gesagt auch als lose Blattsammlung in meinem Notizbuch, um „schnell nachzusehen, wie das noch mal war“.

Wie Du siehst war unsere Arbeitsweise bisher stark von physischer Interaktion geprägt. Wir arbeiten gerne mit handfesten Materialien. Und jetzt im Homeoffice? Da funktioniert das nicht mehr so einfach. Also müssen Tools her. Aber welche?

Die Schwierigkeiten sind nicht neu und nicht nur wir stehen vor dieser Fragestellung. Lösungen wurden schon länger für räumlich getrennte Teams entwickelt, und sind auch bei uns in der Firma schon länger im Einsatz. Die derzeitige Situation führt dennoch dazu, dass sich die Nutzungsintensität und die Anzahl der Nutzer erhöht.

Der Einsatz neuer Tools kann zu Beginn herausfordernd sein. Vielleicht können unsere Erfahrungen Dir dabei helfen die Umstellung für Dich möglichst einfach zu gestalten.

Behaltet Eure Aufgaben gemeinsam im Blick

Die persönliche To-Do-Liste auf der Rückseite der letzten Amazon-Rechnung hilft einem persönlich dabei, nichts zu vergessen und die eigenen Aufgaben strukturiert abzuarbeiten. Unsere Kollegen wissen allerdings ohne eine regelmäßige Abstimmung nicht, woran jeder einzelne gerade sitzt. Dafür hatten wir ursprünglich die teamweite To-Do-Liste am Whiteboard in unserem Teamraum im Büro.

Seit unsere Kollegen und wir von zuhause aus remote arbeiten sind spontane Abstimmungen quer über den Schreibtisch oder während der Kaffeepause nicht mehr ohne weiteres möglich. Obwohl wir uns weiter regelmäßig in Online Sessions treffen, nutzen wir innerhalb der Novatec bereits etablierte Softwarelösungen, um möglichst viel Transparenz und Verständnis aufzubauen.

Welche Aufgaben müssen im Laufe dieser Woche erledigt werden? Welche Themen bearbeiten die Kollegen aktuellen? Wie ist der Stand einzelner Aufgaben? Welche Herausforderungen gilt es zu meistern? Wo wird Unterstützung benötigt?

Um diese Fragen zu beantworten nutzen wir schon seit mehreren Jahren unternehmensweit ein gemeinsames Tool für unser (agiles) Projektmanagement. Vielleicht hast auch Du schon etwas von Atlassian Jira Cloud/Server/Datacenter gehört? Dort planen, bearbeiten und dokumentieren wir unsere Tasks. Die Erfüllung von Aufgaben erfolgt in Jira strukturiert anhand zuvor definierter, individueller Prozesse. Für verschiedene Fragestellungen haben wir eigene Prozesse konfiguriert. So unterscheidet sich beispielsweise der Ablauf einer eingegangenen Kundenanfrage für eine Beratungsleistung von dem Prozess der Vorbereitung einer Schulung. Wie unsere Personalabteilung erfolgreich Jira für das Bewerbermanagement einsetzt kannst Du in unserem Blog-Beitrag von Julia und Max nachlesen.

Uns ist es wichtig, dass unsere Tasks ab einem bestimmten Zeitpunkt einem Teammitglied zugeordnet sind. Diese Person trägt dann die Verantwortung und muss den Prozessstatus in Jira stets aktuell halten. Dies verbessert die Transparenz im Team und zeigt uns auf, sobald Aufgaben ins Stocken geraten. Mit Hilfe der Kommentarfunktion dokumentieren wir Zwischenergebnisse oder kommunizieren zu den einzelnen Aufgabenschritten.

Für Teams mit bis zu 10 Nutzern stellt Atlassian Jira aktuell kostenlos zur Verfügung. Speziell für kleine Teams mit weniger komplexen Anforderungen an Prozesse, Auswertungen und Berechtigungen kann sich ein Blick auf das ebenso kostenfrei erhältliche Trello lohnen.

Trello nutzen einige unserer Kollegen für persönliche To-Do-Listen. Dieses kann die Rückseite der Rechnung sehr gut ersetzen. Darüber hinaus bietet auch dieses Tool eine Menge Erweiterungs- und Integrationsmöglichkeiten – ähnlich wie bei Jira.

Teilt Euer Wissen mit Euren Kollegen

Wo liegt unsere aktuelle Projekt- oder Produktdokumentation? In welcher Mail findet sich die Besprechungsnotiz von vergangener Woche? Wo ist beschrieben wie die Reisekosten richtig erfasst werden?

Die Technik bietet uns viel Möglichkeiten unser Wissen zu Archivieren. Beispiele hierfür sind die lokale Dateiablage auf dem Desktop, die Ablage von Dokumenten auf dem bewährten Laufwerk Z oder die sehr detaillierte und Durchdachte Ordner-Struktur in Outlook. Während die persönliche Organisation von Wissen dem einen mehr, dem anderen weniger liegt, wird mit zunehmender Team- und Unternehmensgröße die Ablage, Bereitstellung und Nutzung von Wissen zunehmend schwieriger. Die Challenge ist daher das Wiederfinden der relevanten Informationen, wenn sie benötigt werden.

Wir legen alle Informationen von Projekt-Dokumentationen über Prozesshandbücher bis hin zu Besprechungsnotizen auf einer zentralen, Confluence-basierten Plattform ab. Dort findet sich das gesamte Wissen des Unternehmens. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die Plattform und kann nicht nur sein Wissen teilen, sondern auch auf vorhandenen Content zugreifen oder diesen ergänzen. Die Frage nach der Auswahl des „richtigen“ Ablageorts erübrigt sich damit, ebenso wie die Frage „wo finde ich welche Information“.

Instant Messaging und Online-Meeting für eine schnelle Kommunikation im Projekt und Team

Wie oben beschrieben sind für uns als Teams kurze Abstimmungszyklen elementar. Diese Problematik kann im Homeoffice auf zweierlei Weise gelöst werden:

1. Instant Messaging für kurzfristige und schnelle Abstimmung und Kommunikation. Kurze Chats können dabei unterstützen Informationen zu teilen und zeitnah Feedback zu bekommen.
2. Online Meetings, wenn etwas mehr Funktionalität benötigt wird und der Teilnehmerkreis größer ist.

Für die direkte Kommunikation zwischen Kollegen oder auch im Team nutzen wir seit geraumer Zeit Slack und sind sehr zufrieden, insbesondere die Integration unserer sonstigen Tools Jira und Zoom überzeugt uns dabei. Bei unseren Kunden finden sich neben Slack auch häufig Teams von Microsoft oder Mattermost als eine on-premise Alternative, die von unseren Kunden in eigener Infrastruktur betrieben werden.

Wenn Instant Messaging zum Regelkommunikationsmittel wird können Informationslücken entstehen und Missverständnisse entstehen. Zudem die ständige Erreichbarkeit und Unterbrechung zu Einbußen in der Produktivität sowie ein erhöhtes Stressempfinden verursachen. Ein Tipp aus unserer Erfahrung: Erlaube Dir auch mal nicht erreichbar zu sein. Schalte die Benachrichtigungen auf stumm, wenn Du konzentriert an etwas arbeiten möchtest. Kommuniziere das am Besten vorab an Dein Team.

Tools und Tips die dein Online-Meeting verbessern können

• In der Vergangenheit haben wir bereits mehrere Tools für Online Meetings verwendet.
• Skype hat unserer Erfahrung nach leider einen hohen Ressourcenverbrauch und WebEx lief in der Vergangenheit vergleichsweise instabil, weshalb wir heute Slack und Zoom nutzen.
• Gerade für Meetings mit Videoübertragung greifen wir gerne auf Slack oder Zoom zurück.  In unseren remote-Pausen (die wir gerne bei einem gemeinsamen Kaffee genießen) haben wir zuletzt auch andere Tools wie Google Hangouts und TeamViewer Meeting ausprobiert. Dabei haben wir für uns insbesondere Microsoft Teams für uns entdeckt, da wir bereits Office 365 einsetzen.
• Um bei Arbeitsmeetings und Workshops die Moderationsutensilien online zu ersetzen, führen wir gerade einige Experimente durch. Gute Erfahrung haben wir dabei mit Miro und Mural gemacht. Beide Tools bieten viel Funktionalität, benötigen aber etwas Einarbeitung. Umfragen und Abstimmungen führen wir entweder in Slack, Zoom oder Mentimeter durch. Für letzteres braucht nur der Moderator einen Account. Wir nutzen im Arbeitsalltag auch gerne die Whiteboard App auf dem Tablet, mit direkter Einbindung in unsere Zoom-Session – so kann man schnell etwas skizzieren.

Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Durchführung von Online-Meetings sind unter anderem die Hardware-Ausstattung, sowie eine performante und stabile Internetverbindung. Hier gibt es bei uns und unseren Kunden teilweise große Unterschiede, was die Remote Arbeit teils erschwert. Die Novatec stellt uns als Mitarbeitern sehr gute Headsets mit Features wie Noice-Canceling zur Verfügung. In anderen Firmen ist dies eher unüblich. Meistens werden daher nun private Headsets für die tägliche Nutzung herangezogen. Die Bandbreite ist häufig auch vom Wohnort abhängig. Gerade in Deutschland kann dies zu Problemen führen, da wir (auch im europaweiten Vergleich) hier noch Potential haben. Die teilweise schlechte oder instabile Verbindung hat zur Folge, dass auf Videoübertragungen verzichtet wird, obwohl wir alle wissen, dass Kommunikation zu etwa 80 % nonverbal stattfindet. Ungefähr 55% davon sind Gestik und Mimik, die wir zumindest teilweise durch eine eingeschaltete Webcam sehen könnten.

Die größten Herausforderungen, der wir aktuell mit Online-Meetings begegnen, sind jedoch nicht die Tools sondern die unzureichenden Kenntnisse über die Einsatzmöglichkeiten und Verwendung der Tools. Viele unserer Gesprächspartner sind es schlichtweg nicht gewohnt die Tools konsequent zu nutzen und befinden sich daher aktuell in der Kennenlern- oder Eingewöhnungsphase. Das fällt uns jetzt verstärkt auf, da wir nun ausschließlich über Distanzen zusammenarbeiten. Für uns ist die Nutzung dieser Tools zwar teilweise auch nicht Alltag gewesen, aber wir sind schon deutlich gewohnter im Umgang.

Unser Fazit

Im Homeoffice zu arbeiten ist anders als im Büro. Und auch wenn es auch ein paar Veränderungen gibt, so können wir doch Alles in Allem sagen, dass uns der Umstieg in „Homeoffice first“ ganz gut gelungen ist. Auch dank der guten Unterstützung durch verschiedene Tools.

Wie ist das bei Euch? Auf welche Tools schwörst Du in der Zusammenarbeit über räumliche Distanz hinweg? Hat die intensivere Nutzung zurzeit neue Erkenntnisse gefördert? Teile gerne dein Wissen mit uns. Solltest Du zudem weiterführende Fragen haben, die ich Dir in diesem Blog nicht beantworten konnte, kontaktiere mich gerne oder schreibe ein Kommentar zu diesem Blog. Wir freuen uns auf Deinen Input.

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