08. April 2020
6 Min.

Remote-Meetings müssen nicht langweilig sein!

Wir arbeiten bereits seit mehreren Jahren mit Remote-Meetings und haben so unsere Erfahrungen gemacht. Damit ihr nicht in die gleichen Fallen tappt und aus unseren Best Practices lernen könnt, haben wir hier einige besondere Erfahrungsberichte zusammengefasst. Unser Fazit: Remote-Meetings müssen nicht langweilig und träge sein!

Egal ob du schon länger remote arbeitest, oder es eine neue Erfahrung für dich ist, jedes Remote-Meeting beinhaltet eigene Herausforderungen. Beispiele hierfür sind:

  • mit Fokus zu moderieren
  • sicherzustellen, dass jeder etwas gesagt hat
  • den gegebenen Zeitrahmen einhalten
  • mit der Technik klar kommen
  • den Umgang mit neuen Tools meistern

Es gibt vieles, was einen während eines Calls auf Trab halten kann. Hier ein paar Geschichten aus unserem Arbeitsalltag:

Einer meiner ersten Remote-Workshops fand noch vor dem Ausbruch von Covid-19 statt. So war ich mit einigen Kollegen in einem Besprechungsraum. Es kamen Remote-Teilnehmer aus unterschiedlichen Ländern und Kulturen dazu. Der Termin begann zunächst damit, dass das WLAN im Besprechungsraum sehr schwach war und wir uns auf die Suche nach einem LAN-Kabel machen mussten. Die gesamte Etage wurde ergebnislos durchsucht. Schließlich entschieden wir uns dazu, den Workshop trotz mangelhafter Internetverbindung durchzuführen. Um die Performance zu verbessern, haben die Remote-Teilnehmer entschieden, ihre Kamera auszuschalten. Immer wieder herrschte eine seltsame Stille zwischen den Beiträgen, den oft traute sich niemand etwas zu sagen. Der Grund hierfür war, dass die Teilnehmer einerseits unsicher waren, ob nicht vielleicht jemand anders etwas sagen wollte, andererseits hatten sie sogar darauf gewartet. Das Highlight war jedoch, dass die Remote-Teilnehmer plötzlich ohne Vorwarnung eine Pause einlegten, aber ihre Verbindung offen ließen. Sie waren einfach für 20 Minuten verschwunden. In diesem Workshop habe ich wirklich gelernt, was alles schief gehen kann!

Merke:  Plane und halte klare Pausen ein und kommuniziere dies an alle Workshopteilnehmer! Bei Remote-Meetings kann die Abstimmung der Redeanteile eine Herausforderung darstellen. Insbesondere wenn man sich nicht sieht. Es kann zielführend sein, bereits im Vorfeld einen Moderator festzulegen. Diese Person sollte möglichst neutral agieren, um allen Teilnehmern eine faire Chance zu geben ihre Ideen auszusprechen. Am besten ist es explizit die Beteiligung aller Anwesenden einzufordern!

Pausen in remote Meetings setzen

In einer anderen Session, in der einer meiner Kollegen als Gesprächspartner mit einer größeren Gruppe konfrontiert war, stellten diese ihre Mikrofone immer wieder auf stumm, bevor sie eine Frage beantworteten oder wenn etwas zu diskutieren war. Dies nahm unser Kollege als äußerst störend und auch etwas seltsam wahr.

Merke: Wenn für einen Termin interne Abstimmungen notwendig sind, kläre die offenen Punkte möglichst vor dem Aufeinandertreffen. Sollte dir dies nicht möglich sein, mach dies für deinen Gegenüber transparent. Versuche nicht das Problem nebenbei oder im Hintergrund zu lösen.

Inklusive Diskussionen in gestalten

Ein weiterer Kollege von uns, nennen wir ihn hier „A.“,  berichtete uns von einer amüsanten Geschichte aus einem Online-Meeting. Er traf sich mit zwei Mitarbeitern einer Partnerfirma. Einen Mitarbeiter kannte er bereits, den anderen noch nicht. Er hatte aber nicht damit gerechnet, dass sie die Videofunktion nutzen wollten. Trotzdem aktivierte auch A. seine Kamera, wobei er nicht bedacht hatte welches T-Shirt er am Morgen angezogen hatte. Du kennst sicherlich diese T-Shirts, die man als Werbegeschenke bekommt. Genau so ein T-Shirt hatte A. an, jedoch war es von einer Konkurrenzfirma. Der Teilnehmer, den er bereits vorher kannte, wies ihn sofort mit einem Zwinkern in einer Mail  darauf hin, dass er das falsche T-Shirt trage. Nach einem kurzen Anflug von Verlegenheit antwortet A.: „Das letzte Mal, als ihr uns besucht habt, habt ihr vergessen eure T-Shirts mitzubringen!“

Merke: Auch wenn du im Moment in deiner Jogginghose lebst, prüfe vor einem wichtigen Termin noch einmal, ob deine Kleidung angemessen ist. Nicht, dass du im alten zerschlissenen Lieblingsshirt, nur mit BH oder oben ohne dasitzt, und dein Gesprächspartner möchte dich plötzlich sehen. 😉

Auf Kleidung auch in remote Meetings achten

Als mein Team einmal an einem Webinar teilgenommen hat, das von einem externen Trainer durchgeführt wurde, konnten wir diesen akustisch kaum verstehen. Deshalb wollte er schnell ein anderes Headset holen. Als er aufstand mussten wir etwas schmunzeln. Er erfüllte das klassische „Homeoffice-Klischee“. Er trug ein Hemd, doch durch das Aufstehen sahen wir auch seine Shorts.

Merke: Eventuell solltest du auch manchmal eine Jeans anziehen.

Sicherlich weißt du auch, dass man Remote-Meetings aufzeichnen kann. Das Meeting, an dem Kollege M. teilnahm wurde aufgezeichnet, da es sich um eine wichtige Präsentation zum Kick-off eines skalierenden Scrum-Projekts handelte. Die Teilnehmer hatten sich darauf geeinigt ihre Mikrofone stumm zu schalten, wenn sie nicht sprachen, damit sich alle besser auf die Person konzentrieren konnten, die gerade das Wort hat. Die Kamera hingegen hatten alle aktiviert. So kam es zu folgendem „Vorfall“: ein Teilnehmer schien vergessen zu haben, dass seine Kamera an ist und er hatte leider auch vergessen sein Mikrofon wie besprochen stumm zu schalten. So bekamen alle Teilnehmer mit, wie er seine Nase putzte, weil er dabei versehentlich lustige Geräusche machte. Dank der Aufzeichnungsfunktion wurde diese Aktion in Full-HD für die Ewigkeit festgehalten.

Merke: Wir müssen uns alle ab und zu die Nase putzen. Du solltest aber besser prüfen, ob du wirklich stumm geschaltet bist BEVOR du das machst.

Peinliche Situationen vermeiden

Ein Teil der vorgesehen Teilnehmer eines Online-Meetings konnten der Sitzung leider nicht beitreten. Ich schickte den Link mit der Einladung immer wieder aufs Neue, änderte die Einstellungen des Meetings und versuchte noch diverse andere Dinge, aber nichts hat geholfen. Wir beschlossen daher gemeinsam das Remote-Meeting aufzuzeichnen, um die Aufzeichnung denen, die nicht beitreten konnten, später zur Verfügung zu stellen. Kurze Zeit später konnten die fehlenden Teilnehmer doch noch dem Meeting beitreten und ich vergaß das Video zu versenden. Als ich es später öffnete, stellte ich fest, dass die Person mit dem größten Redeanteil ein nicht gemachtes Bett im Hintergrund hatte und einige Teilnehmer sich anhörten, als wären sie auf einer Beerdigung. Daraufhin habe ich die Aufzeichnung unverzüglich gelöscht.

Merke: Erinnere dich selbst und die anderen Teilnehmer immer wieder daran, wenn ein Meeting aufgezeichnet wird. Und mache deine Kollegen darauf aufmerksam, wenn etwas in ihrem Hintergrund unpassend aussieht.

Chaos im Hintergrund von remote Meeting

Eine Funktion die in Remote-Meetings sicherstellen kann, dass alle über das Gleiche reden, ist die Möglichkeit seinen Bildschirm zu teilen. Ein Kollege war gerade dabei in einem Sprint-Review den Stakeholdern und dem Team, insgesamt 20 Personen, zu zeigen, was er im letzten Sprint erreicht hatte. In diesem Moment bekam er eine Nachricht von seiner Freundin. Aufgrund seiner Einstellungen im Mac Notification Center konnten so alle Anwesenden die Vorschau der Nachricht lesen und erfuhren so die „putzigen“ Kosenamen, die er und seine Freundin sich gegeben hatte.

Merke: Unter Umständen kann es dich vor „putzigen“ Spitznamen auf der Arbeit schützen, wenn du die Benachrichtigungen deiner Chatprogramme pausierst.

Meinen Artikel möchte ich gerne mit einem lustigen Spiel abschließen, dass mir Kollege P. vorgeschlagen hat:
Immer wieder kommt es bei Remote-Meetings zu kurzen Unterbrechungen oder einem leichten Schmunzeln, wenn Kollegen Kinder haben. Solltest du dich das nächste Mal in so einem Remote-Meeting befinden und du hörst im Hintergrund Kinder, rate doch einfach mal, wie alt sie sind. Hierbei brauchst du keine falsche Scheu haben. Wenn du es nicht erraten kannst, ist diese Situation jetzt die beste Möglichkeit deine Kollegen näher kennenzulernen.

Merke: Aktuell machen wir Remote-Meetings, weil es wichtig ist, Distanz zu den anderen zu halten. Das heißt aber nicht, dass wir uns nicht trotzdem näherkommen können!

Kinder im Hintergrund der remote Meetings

Welche lustigen Situationen hast du schon in Remote-Meetings erlebt? Woraus hast du besonders viel gelernt? Welche unserer Geschichten hat dir am besten gefallen? Wir freuen uns auf deinen Kommentar und den Austausch mit dir. Wir helfen dir gerne durch diese herausfordernde Zeit. Hier findest du unsere Remote Angebote.

Bildnachweise: (c) Luke Chesser - Unsplash (c) Lowie Vanhoutte - Unsplash (c) Daiga Ellaby - Unsplash (c) Beata Biskupicova - Unsplash (c) Michael Kilcoyne - Unsplash (c) Christopher Farrugia - Unsplash (c) Alexander Dummer - Unsplash

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Kommentar

  1. Volker Koch

    Hallo Linda,

    Eine Telco des Grauens habe ich vor ein paar Jahren mitmachen dürfen. Es waren ca. 15 Teilnehmer geplant. Unmittelbar zu Beginn hat man festgestellt, dass für einige Teilnehmer die Software A nicht funktioniert. Deswegen wurde kurzfristig auf Software B umgestellt. Das haben aber nicht alle mitbekommen und wir haben zunächst auf einen der Fehlenden gewartet.
    Irgendwann erbot sich jemand der sich mit seinem Telefon eingewählt hatte, den Fehlenden anzurufen. Natürlich mit dem Telefon mit dem man an der Telco teilnahm ohne die Telco zu verlassen. Die übrigen Teilnehmer hatten dann das Vergnügen die folgende Ansage in Dauerschleife in unterschiedlichen Sprachen zu hören: „Die Verbindung wird gehalten.“ Ein normales Gespräch war während der folgenden 5 Minuten nicht möglich.
    Als dann nach 20 Minuten alle da waren hat sich noch rausgestellt, dass einer der Teilnehmer im Bus auf dem Weg ins Skigebiet war, d.h. wir haben immer wieder Straßengeräusche und Mitreisende gehört.

    Was lernt man daraus

    1. Wähle die Software so aus dass alle Teilnehmer diese nutzen können und mach das rechtzeitig, so dass alle Bescheid wissen.
    2. Wähl Dich rechtzeitig ein um etwaige technische Schwierigkeiten vor dem Meeting zu lösen.
    3. Versuche nicht mit demselben Endgerät mehrere Gespräche zu führen.
    4. Finde heraus wie man einen der Teilnehmer stumm schalten kann.
    5. Entscheide Dich, was Dir im jeweiligen Moment wichtiger ist Arbeit oder Freizeit.
    Grüße Volker