Social Intranet mit Hilfe von Confluence

Wer kennt es nicht: Das schwarze Brett auf dem unterschiedliche Unternehmensinformationen geteilt werden, die Neuigkeiten per Mail die einen oft nicht betreffen oder das Suchen in Postfächern oder in Netzlaufwerken nach einer bestimmten Dateie. All das wird getan, um Mitarbeiter zu informieren oder um Wissen im Unternehmen zu verteilen. Oft verfehlen diese Kommunikationswege ihren Zweck, da die Mitarbeiter die Informationen nicht zielgerichtet erhalten. Durch das gezielte Einsetzen eines Tools wie Confluence können alle Informationen aus der Unternehmenskommunikation, Besprechungsnotizen aus laufenden Projekten, Projektdokumentationen, Handbücher, usw. an einem zentralen Ort abgelegt werden. Somit können alle Mitarbeiter jederzeit auf die für sich relevanten Inhalte zugreifen.

Intranet vs. Social Intranet

Ein Intranet (in lat. „intra“ = innerhalb) ist ein nichtöffentliches Netzwerk, welches für internen Informationsaustausch zur Verfügung steht. Dabei ist das Intranet komplett unabhängig vom Internet und ist nicht öffentlich zugänglich. Es wird jedoch ein Browser benötigt um die Inhalte darzustellen.

Intranets bieten eine gute Grundlage, um betriebsinterne Inhalte für Mitarbeiter schnell und zuverlässig bereitzustellen. Damit können die Unternehmen zum einen Informationen an jeden Mitarbeiter übermitteln und zum anderen sicherstellen, dass diese zu jeder Zeit, intern oder mithilfe einer VPN, abgerufen werden können. Dadurch können Betriebsangehörige sich ein aktuelles Bild über Unternehmensinformationen machen und erfahren diese zum Beispiel vor Pressemeldungen, welches die Wahrnehmung des Arbeitgebers stärkt.

In einem klassischen Intranet findet kein Informationsaustausch unter den Mitarbeitern statt. Es bietet lediglich die Option der Informationsbereitstellung. Die optimale Lösung für einen Informationsaustausch liefern stattdessen Social Intranets. Ein Social Intranet bietet dem Unternehmen eine Plattform, um die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zu stärken.

Mithilfe der Bereitstellung von persönlichem Wissen und der Möglichkeit der Zusammenarbeit können die Nutzer die bereitgestellten Wissensressourcen optimal nutzen und mitgestalten. Der Wissenstransfer über eine Plattform wie diese reduziert den Wissensverlust einzelner Mitarbeiter.  Die E-Mail Flut wird dadurch reduziert und man stellt mithilfe eines Social Intranets sicher, dass diese Information nicht nur die inkludierten Personen des Nachrichtenaustausches erreichen. Zudem können Änderungen aktualisiert und durch eine Historie verfolgt werden. Durch das zentrale Bereitstellen von Wissen ist es möglich abteilungsübergreifend Wissen auszutauschen und aufzubauen.

Ein Social Intranet kann als Kollaborationstool von Mitarbeitern genutzt werden. Dies fördert eine angenehme Arbeitsatmosphäre und den optimalen Wissenstransfer.

Einige Vorteile eines Social Intranets nochmal zusammengefasst:

• Interaktion zum Verbreiten von internem Wissen
• Prozessvereinfachung
• einfacher Wissenszugriff
• Vereinfachen von Informationsbereitstellung durch zentrale Speicherung der Daten

Möglichkeiten mit Confluence

Eine Möglichkeit ein Social Intranet aufzubauen und die Zusammenarbeit im Unternehmen zu stärken ist Confluence Cloud/Server/Datacenter, ein Tool vom Software Hersteller Atlassian. Das Tool ist kein normales Intranet, da man von überall darauf zugreifen kann.

Wissen und Informationen sind mit Confluence nicht nur auf einfachem Weg abgelegt, sondern auch schnell auffindbar, wenn sie benötigt werden. Wie bereits im Blog Beitrag „Online Zusammenarbeit im Team – welche Tools können Dich unterstützen?“ von Timo Schrägle und Rolf Dieter Zschau beschrieben wurde kann Confluence die Zusammenarbeit ideal unterstützen. Durch Funktionalitäten wie das „Collaborative Editing“ können mehrere Personen gleichzeitig an einer Seite arbeiten und so beispielsweise gemeinsam eine Besprechungsnotiz verfassen oder ihre Gedanken im Rahmen eines Brainstormings für eine neue Produkt-Innovation niederschreiben. Natürlich darf auch in Confluence eine automatische Versionierung von Änderungen, Kommentaren und der aus Social-Media bekannte Like-Button nicht fehlen!

Vor – und Nachteile von Confluence als Social Intranet

Wie zuvor beschrieben, ist es nicht üblich das auf ein Intranet von außerhalb zugegriffen werden kann. Confluence bietet diese Möglichkeit an und man kann von überall, auch ohne VPN, auf das Social Intranet zugreifen, welches die Unabhängigkeit des Arbeitsplatzes fördert.

Die einfache Handhabung und Struktur die Confluence bereitstellt, fördert den Wissensaustausch, da Mitarbeiter bereitwilliger sind Wissen zu teilen. Auch das Suchen und Finden von Informationen ist durch ein gut strukturiertes Confluence einfach.

Confluence entwickelt sich immer weiter, weshalb es inzwischen möglich ist, es als App auf dem Handy zu nutzen. Dies erspart in der Produktion viel Papier und kann ein Schwarzes Brett für die Mitarbeiter ersetzen.

Durch die erhöhte Transparenz stärken die verschiedenen Interaktionen der Mitarbeiter ein höheres Vertrauen, welches wiederum ein angenehmes Arbeitsklima fördert.

Vorteile:

• besserer Austausch und Informationsbereitstellung
• überall zugreifbar
• Finden von Expertenwissen
• Austausch unter Kollegen
• Gewährleistung, dass jeder Zugriff auf das Wissen erhält
• Confluence als App

Natürlich muss ein System wie Confluence gepflegt werden. Ohne die Beteiligung der Mitarbeiter geht das Social Intranet unter und man hat keinen Mehrwert davon. Außerdem benötigt jeder User Zugang zum Internet, damit Confluence aufgerufen werden kann. Damit das Tool richtig genutzt werden kann, müssen die User in das System eingearbeitet werden.

Confluence ist eine Option um ein Social Intranet aufzubauen. Inzwischen gibt es viele unterschiedliche Anbieter, die eine Möglichkeit bieten ein Social Intranet aufzubauen, da dies im digitalen Zeitalter nicht mehr wegzudenken ist.

Nützliche Erweiterungen

Wie bereits erwähnt bietet Confluence die Möglichkeit ein Social Intranet auzubauen. Confluence kann man nach persönlichen belieben Gestalten und Konfigurieren, sodass es für jedes Unternehmensumfeld passend ist. An der ein oder anderen Stelle höhren die Standard Konfigruationsmöglichkeiten allerdings auf: An diesem Punkt bietet der Atlassian Marketplace eine vielzahl Add-Ons, welche die Userfreundlichkeit und den Funktionsumfang von Confluence erweitern.

Refined

Refined bietet die Möglichkeit die Oberfläche einer Confluence Instanz optisch freundlicher zu gestalten. Das Plugin bietet die Möglichkeit die Seiten zu personalisieren und mit verschiedenen Themes (Designes) einen neuen Look zu verpassen oder entsprechend des bestehende Corperate Design anzupassen.

Refined bietet unterschiedliche Funktionen zur verbesserung der Userfreundlichkeit:

• Personalisierung des Social Intranets
• einfache Seitenstruktur mit vordefinierten Themes
• verbessertes User Interface
• breitgefächerter Aufbau des Social Intranets

SharepointConnector

Der SharePoint Connector ermöglicht eine Schnittstelle zwischen Confluence und der Dateiablage in SharePoint. Durch die nahtlose Integrierung beider Plattformen können Teams ohne technische Hindernisse und Tool-Brüche arbeiten.

Durch das Add-On entstehen einige nützliche Dokumentenverwaltungsfunktionen wie:

• Einbettung, gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von SharePoint-Dokumenten
• Ansicht einer Listen- oder Dokumentbibliothek aus SharePoint
• Durchsuchen von SharePoint Dateien direkt aus einer Confluence-Seite heraus
• Datei-Upload direkt aus Confluence in den SharePoint hinein

LinchPin User Profiles

In der Standard Version von Confluence können nur einige wenige Basisdaten von Nutzern gepflegt werden. Mithilfe von „Linchpin User Profiles App“ können die User Profile schnell und einfach um beliebige Kategorien mit beliebigen Feldern erweitert werden. Auf diese Weise entstehen Profile mit einem deutlich höheren Informationsgehalt.

Weitere Funktionen von LinchPin User Profiles sind:

• erweiterte Benutzerprofile
• erweiterte Benutzersuche
• Visitenkarten
• Synchronisation von Benutzerdaten
• gefilterte Benutzerlisten

Fazit zum Social Intranet mit Confluence

Als Fazit lässt sich sagen, dass ein klassisches Intranet für Unternehmen geeignet ist, welche eine reine Informationsbereitstellung auf Basis einer digitalen Plattform, ähnlich einer internen Webseite möchten. Wenn das Intranet nicht nur zur Informationsbereitstellung dienen soll, sondern auch zu einem Wissensaustausch/-aufbau erreichen soll, empfehlen wir ein Social Intranet. Schon heute begleiten wir viele Kunden bei der Umsetellung eines klassischen Intranets hin zu einem Social Intranets.

Wie ist das bei Euch? Auf welche Tools greift ihr bei einem Social Intranet zurück? Teile gerne dein Wissen mit uns. Solltest du zudem weiterführende Fragen haben, die wir Euch in diesem Blog nicht beantworten konnten, kontaktiert uns gerne oder schreibt ein Kommentar zu diesem Blog. Wir freuen uns auf Euren Input.

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