Speicherung von Fachdaten im BPM-Kontext: integriertes Szenario

„Fachdaten werden (zusammen) mit den Prozessdaten integriert im BPMS gespeichert und verwaltet.“

Siehe auch: Übersicht

Vor- und Nachteile

Vorteile: direkter Zugriff auf alle Daten, Performance, Aufgabenliste mit Prozess- und Fachdaten leicht erstellbar
Nachteile: hoher Speicherbedarf im BPMS, Ablage der Fachdaten (typischerweise) nicht auf Zugriff von außen ausgelegt

Beschreibung

Das integrierte Szenario beschreibt die Situation, in der das BPMS neben den Prozessdaten die Fachdaten selbst speichert und verwaltet. Somit sind alle für eine Prozessanwendung relevanten Daten in einem System vereint.

Fachdaten sind zusammen mit den Prozessdaten im BPMS gespeichert

Dadurch kann die Performance des BPMS in vielen Fällen profitieren (obgleich auch die Gefahr besteht, dass sich das gesamte System zu stark „aufbläht“ – eine gute Lösch-Strategie ist hier anzuraten…). Für Abfragen von Fachdaten müssen keine Referenzen auf andere Datenbanken oder Systeme aufgelöst werden. Die Erstellung einer gemeinsamen Ansicht der Fach- und Prozessdaten in einer kombinierten Aufgabenliste ist problemlos und mit einer guten Performance möglich. Jedoch ergibt sich aus der integrierten Speicherung der Fachdaten ein hoher Speicherbedarf im BPMS – wie schon angemerkt. Die Aktualisierungshäufigkeit der Fachdaten hat keinen Einfluss auf die Entscheidung für den Einsatz dieses Szenarios: Als Auslöser einer Aktualisierung kommt hier (fast) nur das BPMS, welches für diesen Einsatz konzipiert, entwickelt und optimiert wurde, infrage.

Diese enge Kopplung zwischen BPMS und Fachdaten hat aber auch Nachteile, bspw. wird ein Wechsel des BPMS-Anbieters schwierig: Unter Umständen ist ein neues BPMS nicht in der Lage, die Fachdaten und die Prozessdaten integriert zu verwalten. Und selbst wenn, muss das gesamte System migriert werden – d.h. nicht nur die Prozessdaten, sondern auch die Fachdaten. Außerdem kann es zu Problemen kommen, falls weitere Systeme nun doch Zugriff auf die Fachdaten im BPMS benötigen: möglicherweise hat man beim Aufbau der IT-Infrastruktur mit einer kleinen BPM-Anwendung angefangen, die dann immer größer und wichtiger wurde. Irgendwann stellt man fest, dass das BPMS von der Datensenke zur Datenquelle wurde. Aber BPM-Suiten sind in der Regel nicht für Fachdatenzugriffe von außen ausgelegt (im Gegensatz zu Datenbanken). Das in solchen Szenarien größere Umbauten früher oder später unausweichlich sind, ist offensichtlich.

Weitere Funktionen, wie zum Beispiel die Filterung nach einem bestimmten Attribut oder Sortierungen sind hier einfach umsetzbar, denn sie können vom BPMS berücksichtigt und optimiert werden.

Die Datensicherheit kann beim Einsatz des integrierten Szenarios profitieren: Sensible Fachdaten müssen in diesem Szenario nicht zwischen Systemen ausgetauscht werden. Weiterhin reduziert sich die Komplexität bei der Implementierung von Prozessen, weil die Fachdaten bereits im gleichen System enthalten sind und nativ aus den Prozessen heraus verwendet werden können.

Bei der Umsetzung bzw. Implementierung dieses Szenarios bieten sich mehrere BPM-Suites an. Mit IBM BPM („Standard“) und PegaPRPC sind zwei große genannt. Die Architektur dieser beiden BPMS sieht das integrierte Szenario von vorneherein vor. Unserer Erfahrung nach wird dieser Ansatz insbesondere von Anbietern unterstützt, die „zero-coding“ auf ihre Fahnen geschrieben haben.

Das integrierte Szenario wird selten in seiner reinen Form verwendet. Typischerweise findet man, dass die Fachdaten, die im BPMS abgelegt sind, auch in anderer Form noch in externen Systemen zu finden sind.

Wie immer sind wir natürlich auf Eure Kommentare und Anmerkungen zu diesem Themenbereich gespannt!

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