20. März 2020
5 Min.

Bewerbermanagement in Jira, geht das überhaupt?

HR-Abteilungen stehen gerade bezüglich der Auswahl von geeigneten Tools im Recruiting immer wieder vor der Entscheidung, welches der vielen Software Produkte auf dem Markt genau die Anforderungen abdeckt, die für eine gelungene Zusammenarbeit benötigt werden. Gerade aufgrund der Kosten für die Einführung und Nutzung einer Bewerbermanagement-Software stellt sich häufig die Frage: Können nicht bereits bestehende Tools in Unternehmen für derartige Zwecke genutzt werden?

Die Ausgangslage

Genau diese Frage haben wir uns auch gestellt! Da wir die Atlassian-Produkte in unserem Unternehmen aktiv in den verschiedensten Bereichen nutzen, lag die Überlegung nahe, Jira in die engere Betrachtung zu nehmen.
Manch einer würde jetzt sagen „die spinnen doch“, wir werden in den nächsten Zeilen allerdings das Gegenteil beweisen.

Zunächst stellt sich allerdings die Frage: Weshalb sollten wir überhaupt ein Tool für unser Bewerbermanagement einführen? 

Keine unberechtigte Frage! Wo doch Outlook und Co. für die Bearbeitung von Bewerbungen auch denkbar wären. Die Frage lässt sich relativ einfach beantworten. Jira ermöglicht uns einen Gesamtüberblick über alle Vorgänge, ohne dass zusätzliche Office Tools wie z.B. Excel genutzt werden müssen. Die Übersichtlichkeit von Bewerbermanagement-Vorgängen sowie die weiterführenden Funktionen, die Jira bietet, waren ausschlaggebend, um ein umfangreiches Tool zu nutzen.

Da unsere Bewerberzahlen im Besonderen in den letzten Jahren rasant gestiegen sind, war es an der Zeit, sich Gedanken nach einer geeigneten Alternative für den bisherigen Prozess zu machen.
Die beschriebenen Anforderungen an das Tool waren:

  • Zügige Implementierung durch die veränderten Anforderungsbedingungen
  • Geringe Anschaffungskosten
  • Breiter Benutzerkreis durch verschiedene Stakeholder im Unternehmen 
  • Schnelle Einarbeitung für die zu involvierenden Mitarbeiter 
  • Gute Vernetzung bzw. Anbindung in die bestehende Prozesslandschaft

Mit Blick auf die DSGVO mussten wir eine neue Strategie entwickeln, um den gesetzlichen Rahmenbedingungen gerecht zu werden. Zudem mussten Lösungen zur internen Kommunikation und Sicherheit der Bewerberdaten geschaffen werden.

Nun zur Umsetzung

Nachdem die Entscheidung für Jira gefallen war, bildeten wir unseren Prozess des Bewerbermanagements im System ab.
Zur Umsetzung der Prozesse stellten wir uns unter anderem folgende Fragen:

Wer kann eine Bewerbung in Jira erfassen und einsehen?

Auf dem manuellen Weg kann lediglich das HR-Team Tickets zu den jeweiligen Bewerbungen erstellen. Dies ist im Bezug auf die DSGVO zwingend notwendig, damit gewährleistet werden kann, dass Bewerbungen nur an einer Stelle im System gepflegt werden können. Zudem haben wir eine Anbindung an die Website geschaffen, die automatisch generierte Tickets der eingehenden Bewerbungen in Jira erstellt. Um zu gewährleisten, dass keine von Bots erstellten Spam-Bewerbungen das System verschmutzen, wird ein Recaptcha V3 eingesetzt.
Damit die Daten der Bewerber DSGVO-konform verarbeitet werden können, werden sogenannte „Security Level“ verwendet. Diese ermöglichen auf Basis von Feldern (in unserem System Meinungsgeber und Bearbeiter), dass nur ausgewählte Mitarbeiter die Daten des Bewerbers einsehen können. In unserem Fall haben wir das „Security Level“ bei jedem Erstellen eines neuen Tickets automatisch vordefiniert, es kann nachträglich nicht geändert werden. Die zu involvierenden Mitarbeiter werden manuell vom HR Team über ein Multi User picker-Feld (Möglichkeit zu mehrfacher Mitarbeiterauswahl) hinzugefügt und entfernt. Dadurch besteht nur ein punktuelles Recht, auf die Tickets zuzugreifen. Eine weitere Besonderheit: Meinungsgeber so wie Bearbeiter können bei bestimmten Übergängen automatisiert von Jira entfernt werden. So wird die Sicherheit der Bewerberdaten bis zum Ende des Prozesses gewährleistet.

Wie kann ein passender Workflow aussehen, der die einzelnen Schritte im Bewerbermanagement berücksichtigt? 

Für uns war wichtig, dass die einzelnen Schritte im üblichen Bewerbermanagement-Prozess mit unterschiedlichen Anforderungen der Stakeholder wie z.B HR Abteilung und der Fachbereiche in Jira erfasst werden können. Damit kann sichergestellt werden, dass das HR-Team immer einen Überblick über den aktuellen Status der Bewerbungen erhält. Zudem können bei Bedarf Statistiken erstellt werden.

Im Folgenden zeigen wir exemplarisch einen Ausschnitt unseres Bewerbermanagement-Workflows. Der Workflow „Schedule Interview“ beschreibt die Entscheidung, den Bewerber nach Einsicht der Unterlagen durch HR und den Fachbereich zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Nachdem ein Termin mit dem Fachbereich abgestimmt wurde und der Bewerber dem Vorschlag zustimmt, wird der Status in „Job Interview“ überführt. Dieser Vorgang kann je nach Anzahl der Gespräche entsprechend wiederholt werden. So kann über die Änderungshistorie nachvollzogen werden, wie viele Gespräche stattgefunden haben.

Vor- und Nachteile im erweiterten Einsatz mit Jira

Vorteile

Durch die Nutzung von Jira als Bewerbermanagement-System haben sich für uns einige Vorteile ergeben. Allem Voraus ist uns aufgefallen, dass unsere Mitarbeiter durch die bereits intensive Nutzung von Atlassian-Produkten wenig Einarbeitung in Jira benötigen. Zudem besteht bereits eine hohe Akzeptanz in der Zusammenarbeit über Jira in den einzelnen Abteilungen. Die Zusammenarbeit zwischen HR und dem Fachbereich hat sich hierdurch deutlich verbessert. 
Ein weiterer Vorteil ergibt sich durch die vielen Erweiterungsmöglichkeiten, die der Atlassian Marketplace für Jira bietet. Durch diese können nahezu alle Anforderungen, die wir im Vorfeld definiert haben, mit entsprechenden Apps umgesetzt werden. Hier lässt sich als Beispiel die App Jira Email This Issue (JETI) nennen, die das Versenden von Emails über Jira Vorgänge ermöglicht. Bei uns unterstützt sie im Absage-Management durch die Auswahl verschiedener Templates und erzeugt gleichzeitig eine Mail-Verlaufshistorie im Ticket. Durch diese Einstellung wird bereits deutlich, wie hoch der Individualisierungsgrad bei der Nutzung ist. 

Des Weiteren profitieren wir von der guten Übersichtlichkeit des aktuellen Bewerber-Status durch die Darstellung in einem Kanban Board. Jeder im Workflow abgebildete Status findet sich in einer eigenen Spalte im Kanban Board wieder. Dadurch ist der aktuelle Status des Bewerbers auf einen Blick ersichtlich.
Durch die Verwendung eines Kanban Boards ist ein Übergang zu einem neuen Status durch das Verschieben einer Karte in die nächste Spalte möglich. 
Zudem können die verschiedenen Vorgangstypen über Schwimmbahnen (Horizontale Zeile) abgebildet werden, um so eine bessere Übersichtlichkeit nach Anstellungstyp zu ermöglichen.

Jira Kanban-Board HR

Weitere Vorteile für die Nutzung von Jira als Bewerbermanagement Software sind:

  • Kostengünstige Variante, wenn Jira im Unternehmen schon genutzt wird
  • Viele Möglichkeiten mit Berechtigungen und Rollen zu arbeiten
  • Zügige Implementierung und schnelle Anpassungsmöglichkeit bei Änderungsbedarf
  • Nachvollziehbarkeit über Bewerber- und interne Kommunikation  

Nachteile

Neben den vielen Vorteilen, die die Verwendung von Jira als Bewerbermanagement Tool mit sich bringt, haben sich für uns auch Nachteile herausgestellt.

Der für uns größte Nachteil im Bezug auf die Nutzung besteht darin, dass kein Datenabgleich bei Mehrfachbewerbungen möglich ist.
Das System erkennt identische Bewerbungen auf z.B unterschiedliche Stellenangebote nicht. Das beeinflusst mitunter die Bewerber-Statistik.

Für einige Funktionalitäten, die im Bewerbermanagement nötig sind, müssen zudem einige Atlassian Apps gekauft werden. Gerade im Bezug auf die Versendung von E-Mails sowie in der Terminierung über Jira war ein Zukauf von zwei Apps (JETI und Qutlook Meetings for Jira) für uns notwendig. Hierfür entstehen je nach Anforderungsgrad weitere Kosten.

Ein weiterer Punkt, der in der Arbeit mit Jira auffällt, ist der Konfigurationsaufwand, den die Integration mit sich bringt. Einige Bewerbermanagement-Tools auf dem Markt sind bereits mit Jobbörsen, den Stellenangeboten des Unternehmens oder weiteren internen Prozessen vernetzt. In der Nutzung mit Jira bedarf es eines mehrstufigen Systems, um die Anbindung zu diversen Tools und Plattformen bereitzustellen. Werden Updates bei den entsprechenden Tools durchgeführt, kann es passieren, dass die Systeme nicht mehr ineinandergreifen. Zudem sind die Reporting-Möglichkeiten bei gängigen Bewerbermanagement-Tools ausgereifter. Da Jira im Generellen in anderen Bereichen verwendet wird, ist die Konfiguration in Summe relativ komplex, da mehrere Mechanismen in Jira voll ausgereizt werden und bei nicht vorhandener Erfahrung eine gewisse Einarbeitungszeit nötig ist.

Fazit:

In der Anwendung von Jira können wir feststellen, dass das System trotz mancher Schwachstellen für uns ein geeignetes Tool ist, mit dem wir unsere Bewerbermanagement-Prozess sehr gut und übersichtlich abbilden können. Die einfache Anwendbarkeit und die effiziente Umsetzung von Änderungen sind die wesentlichen Punkte, die zur Entscheidung für Jira beigetragen haben. Hinzu kommen der hohe Individualisierungsgrad sowie die gelungene Zusammenarbeit im Unternehmen. Mit den zahlreichen Möglichkeiten die Jira und seine verfügbaren Erweiterungen bieten, konnten wir fast alle unsere Anforderungen sehr gut realisieren.
Jira ist sicherlich nicht die Patentlösung für all unserer HR-Anforderungen, aber welches Tool ist das schon?

Artikel kommentieren

Kommentare

  1. Bettina Leyer

    Guten Morgen,
    wir arbeiten in unserer Software-Entwicklung bereits mit Jira und möchten nun auch unsere Bewerberadministration darüber abbilden. Dafür suchen wir einen Partner, der Erfahrung damit hat und für uns nach unseren Vorgaben die Einrichtung übernehmen kann. Bin ich da bei Ihnen richtig? Dann würde ich mich über eine Kontaktaufnahme freuen.

    Viele Grüße
    Bettina Leyer

    • Timo Schrägle

      Hallo Frau Leyer,

      natürlich, da sind Sie bei uns Gold richtig.
      Gerne setzen wir uns mit Ihnen zeitnah in Verbindung!

      Beste Grüße
      Timo Schrägle