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12. März 2021
6 Min.

Unsere liebsten Jira Apps - ein Überblick

Der Atlassian Marketplace ermöglicht es Drittanbietern, Erweiterungen für die Atlassian Toolchain anzubieten. Mehrere Tausend Apps können hier mittlerweile bezogen werden und es ist kaum möglich, den Überblick zu behalten. Während manche Apps sehr spezifisch sind, bieten andere für eine Vielzahl an Usern einen echten Mehrwert und sind eine lohnenswerte Ergänzung zu den Jira Standard-Funktionen. Für einen groben Überblick stellen wir unsere persönlichen Lieblings- Jira Apps in Kurzform vor.

Integration externer Daten: Elements Connect

In der digitalen Realität arbeiten die meisten von uns mit einer Vielzahl an Tools und Datenquellen. Um verschiedene Tools miteinander zu integrieren gibt es diverse herstellerspezifische Jira Apps. Eine sehr mächtige App für die Integration von Daten aus diversen Quellen ist Elements Connect.

Elements Connect ermöglicht es, externe Daten mit wenig Aufwand in Jira zu integrieren. So kann man beispielsweise Kundendaten aus CRM-Systemen wie Salesforce synchronisieren und einen spezifischen Kundenkontakt in der Jira-Oberfläche auswählen, ohne diesen komplett neu erfassen zu müssen. Das spart Redundanzen und reduziert somit die zur Erfassung benötigte Zeit ebenso wie die Fehleranfälligkeit. Weiterhin können diverse Datenbanken sowie Excel-Dateien und Confluence-Seiten eingebunden werden. In der App lässt sich vorkonfigurieren, welche Daten innerhalb eines Jira-Tickets angezeigt werden. Soll beispielsweise einem Kunden etwas nachhause geschickt werden, so kann basierend auf der E-Mail Adresse dessen Postanschrift aus dem CRM-System gezogen und im Ticket angezeigt werden.

Darstellung größerer Zusammenhänge: BigPicture und Structure

BigPicture ist speziell für das Multiprojektmanagement bzw. im Kontext von skalierten Scrum-Teams interessant. Die Jira App ermöglicht es, mehrere Projekte parallel zu betrachten, Abhängigkeiten zwischen den Projekten zu erkennen und zu visualisieren sowie agile und klassische Projekte in eine gemeinsame Übersicht zu bekommen. Die App ermöglicht den Blick aufs Wesentliche für das Top-Management und sonstige Entscheider, welche sich nicht zu sehr mit den Details beschäftigen wollen. Darüber hinaus ermöglicht BigPicture eine Ressourcen- und Kapazitätsplanung und ermöglicht die Visualisierung als Gantt-Chart. Mit der Erweiterung lassen sich die Auswirkungen von Verzögerungen darstellen sowie diverse Szenarien modellieren. Auch eine Risikoanalyse ist mit BigPicture möglich. Wie es der Name schon sehr treffend suggeriert, ermöglicht die App den Blick auf die großen Zusammenhänge, die im hektischen Berufsalltag gerne mal verloren gehen.

Auch Structure – Project Management at Scale richtet sich insbesondere an skalierte Umgebungen. Neben der Möglichkeit, verschiedene Projekte als „Highlevel-Overview“ darzustellen, ermöglicht die App die kleinteiligere und individuelle Strukturierung von Jira. Während Jira selbst mit den Standardvorgängen Epics, User Stories, Tasks und Subtasks über maximal vier Ebenen verfügt, lassen sich mit Structure beliebig viele Hierarchien anlegen. Außerdem lassen sich Backlog-Items nach Belieben in Ordnern bündeln. Daneben bietet Structure zusätzliche, projektübergreifende Reporting-Möglichkeiten. Und: Die Erweiterung ist in der Lage Summen zu bilden und dadurch z.B. anzuzeigen, auf wie viele Story Points das Backlog derzeit geschätzt wird. Structure.Gantt als separate Erweiterung ermöglicht ebenfalls die Visualisierung und Planung in Form von Gantt-Charts.

Reporting und Zeitbuchungen: Tempo Budgets und Tempo Timesheets

Tempo Budgets ermöglicht die Budget-Planung sowie das Reporting in Jira. Mithilfe der App können die Kosten von Jira-Tickets geschätzt, dokumentiert und in Rechnung gestellt werden. Die Budgets können bspw. auf unterschiedliche Kostenstellen oder Kunden geplant werden. Rückblickend kann ein Soll-Ist-Vergleich gemacht werden. Gibt es einen starren Budget-Rahmen so kann der Scope eines Projekts bei Bedarf entsprechend reduziert werden, um das vereinbarte Budget einzuhalten.

Quelle: Hersteller

Tempo Timesheets ermöglicht die Zeiterfassung direkt in Jira. Gegenüber der Jira-eigenen Zeiterfassung hat Timesheets u.a. den Vorteil, dass sich dort einschränken lässt, wer die erfassten Zeiten einsehen kann. In Jira selbst sind die erfassten Zeiten standardmäßig für alle Teammitglieder einsehbar. Darüber hinaus vereinfacht die Erweiterung die – oft lästige – Zeiterfassung durch die Synchronisation mit dem Outlook- oder Google Kalender und daraus resultierenden Automatisierungen. Mithilfe der App kann man diverse Analysen fahren und etwa aufzeigen, wie viel Zeit für neue Features und wie viel Zeit für Bugfixes anfallen. Außerdem kann man mit Timesheets die für ein Projekt angefallenen Zeiten im Blick behalten und sicherstellen, dass diese nicht unbemerkt aus dem Ruder laufen.

Automatisierungen: Jira Misc Workflow Extension, Automation Suite for Jira und ScriptRunner

Seit der Umstellung auf Jira Service Management hat Atlassian in seiner Service Management Lösung standardmäßig bereits mehr Automatisierungsmöglichkeiten an Board. Wer Jira Software nutzt oder weitere Automatisierungsfunktionen will, kommt um eine Erweiterung nicht herum.

Jira Misc Workflow Extension konzentriert sich im Wesentlichen auf die Automatisierung von Workflows und auf die nutzerfreundliche Einrichtung von Automatisierungen mit geringen Coding-Kenntnissen. So lassen sich beispielsweise automatisiert Sub-Tasks anlegen, wenn ein neues Backlog-Item mit einem bestimmten Vorgangstyp angelegt wird. Das ist insbesondere bei gleichartigen und sich wiederholenden Aufgaben praktisch. Außerdem können z.B. Folgefunktionen basierend auf definierten Triggern wie etwa einem Statuswechsel gestartet werden oder automatisiert ein Kommentar hinzugefügt werden, wenn ein Ticket für eine bestimmte Zeit nicht bearbeitet wurde. Wer Coding-Kenntnisse hat, kann die in der App generierten Workflows mithilfe von Groovy anpassen oder erweitern.

Automation Suite for Jira Workflows bietet vergleichbare Funktionen wie die Jira Misc Workflow Extension. Die Automation Suite verzichtet auf die Möglichkeit, die Skripte selbst anpassen zu können und hat etwas weniger Automatisierungsmöglichkeiten. Dafür verfügt die App über ein knapperes und damit aus unserer Sicht intuitiveres User Interface. Letztlich ist es vermutlich Geschmacksache, für welche der beiden Lösungen man sich entscheidet.

ScriptRunner ist mit Sicherheit eines der mächtigsten Tools in Jira. Mithilfe dieses Tools lässt sich beinahe alles in Jira automatisieren. Die Kehrseite: Anders als Jira Misc Workflow Extension und Automation Suite for Jira Workflows setzt ScriptRunner voll auf Groovy-Skripte. Das erfordert entsprechend Vorkenntnisse oder Einarbeitung. Wer die Programmiersprache beherrscht, hat allerdings umfangreiche Möglichkeiten, sich und seinen Kollegen das Leben durch Automatisierungen leichter zu machen.

User Story Mapping: EasyAgile und Bauer

User Story Mapping ist eine im Scrum-Umfeld äußerst beliebte Methode, bei der die Anforderungen und Bedürfnisse aus Kundensicht formuliert und beispielsweise entlang der Customer Journey strukturiert werden. Während User Stories als Vorgangstyp in Jira Software standardmäßig enthalten sind und sich User Stories entsprechend problemlos in Jira anlegen lassen, gestaltet sich die Strukturierung, also das Mapping im Standardumfang eher schwierig und wird bei zunehmender Komplexität und Umfang sehr unübersichtlich. Dabei helfen Erweiterungen, von denen wir zwei sehr empfehlen können.

Easy Agile User Story Maps for Jira bietet eine optisch ansprechende und übersichtliche Story Map. User Stories lassen sich per Drag und Drop verschieben und so z.B. einem anderen Epic oder einem anderen Sprint zuweisen. Inline-Editing ermöglicht das schnelle Erstellen und Bearbeiten von User Stories und macht das Tool damit auch für (Remote-)Workshops zu einem attraktiven Mittel. Gegenüber Post-its oder digitalen Whiteboards hat die User Story Arbeit in der App den unbestreitbaren Vorteil, dass die Stories direkt auch in Jira verfügbar sind und ohne Mehraufwand weiterverarbeitet werden können.

Bauer User Story Map PRO for Jira bietet Strukturierungsfunktionen und Matrix-Ansichten weit über das Story Mapping im engeren Sinne hinaus. So lässt sich etwa die Matrix kippen und die X- und die Y-Achse mehr oder weniger beliebig belegen, z.B. mit Releases, Sprints, Komponenten etc. Auch lassen sich die Stories breit filtern, sodass man sich beispielsweise lediglich Stories mit mehr als 5 Story Points anzeigen lassen kann, um diese entsprechend zu slicen. Der höhere Funktionsumfang geht zulasten der Übersichtlichkeit und Usability des Tools.

Auch bei der Wahl der Erweiterung für das User Story Mapping ist vieles Geschmacksache. Grob lässt sich sagen, wer hauptsächlich ein Tool für die initiale Erstellung der Map und für die Formulierung von User Stories benötigt, ist mit der App von Easy Agile am Besten bedient. Wer Wert auf die Strukturierung der Story Map legt, der sollte sich das Tool von Bauer anschauen.

E-Mail Integration: Outlook Email for Jira

Für das Handling von E-Mails gibt es eine Vielzahl von Jira Apps. Für die meisten Use Cases reicht die recht simple App Outlook Email for Jira unserer Erfahrung nach jedoch aus. Die App ermöglicht es, Emails aus Outlook heraus zu einem Jira-Ticket hinzuzufügen oder daraus ein neues Jira-Ticket zu erstellen. Außerdem kann man sich die mit einer Email in Verbindung stehenden Jira-Tickets anzeigen lassen.

Quelle: Hersteller

Erstellen und Verteilen von Formularen: ProForma

ProForma: Forms & Checklists for Jira findet vor allem in Jira Service Management Anwendung. Mithilfe der App lassen sich intelligente Formulare erstellen ohne dafür neue Custom Fields anlegen zu müssen, was zulasten der Performance und Übersichtlichkeit der Jira-Administration wäre. Wird z.B. ein Formular für die Buchung einer Geschäftsreise verwendet, so können in Abhängkeit vom gewählten Verkehrsmittel (z.B. Zug, Flug) lediglich dafür relevante weitere Informationen (z.B. BahnCard, Essenswünsche) abgefragt werden.

Quelle: Hersteller

Grundsätzliche Empfehlung zum Umgang mit Jira Apps

Viele Jira-Erweiterungen bieten zweifelsohne einen erheblichen Mehrwert und können die Arbeit deutlich erleichtern. Wir raten jedoch dazu, den tatsächlichen Bedarf für eine App zunächst zu prüfen, bevor diese beschafft wird. Die Lizenzkosten für Erweiterungen können die Gesamtkosten für das Tooling spürbar erhöhen. Außerdem macht eine steigende App-Anzahl die Administration aufwändiger und hat Einfluss auf die Performance, insbesondere in der Server- und Datacenter-Variante. Bei der Verwendung von Apps in der Cloud empfehlen wir außerdem dringend, den Umgang mit den verwendeten Daten zu prüfen. Die App-Hersteller sind für den Umgang mit ihren Daten selbst verantwortlich, wodurch die Einhaltung der DSGVO nicht zwingend gewährleistet ist. Dies muss hier für jede Jira App einzeln berücksichtigt werden. Außerdem empfehlen wir, auf das Label Cloud Security Participant“ zu achten, um einen koordinierten Umgang mit Bugs und eventuellen Sicherheitslücken gewährleistet zu haben.

Bei Fragen zu Jira Apps freuen wir uns über einen Kommentar oder stehen gerne telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung.

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