Wann lohnt sich Automatisierung?

Über diese simple Frage ist sicher jeder schon einmal bei der täglichen Arbeit gestolpert. Sei es nach dem Urlaub wenn man die 67. Spam-E-Mail gelöscht hat oder man den 72. Briefkopf mit einer Adresse versieht. Im Falle der E-Mail gibt es mittlerweile mächtige Analysesysteme die E-Mails klassifizieren sodass der Anwender über einfache Regeln aussortieren kann. Auch der Versand von Massenbriefen ist schon seit langem durch die Serienbrief-Funktion von gängigen Office-Produkten automatisiert.

Beim Betrieb großer Mengen von Rechnern, seien es Desktop-Computer für Endanwender oder große Serversysteme, sieht die Welt allerdings etwas anders aus. Vorgefertigte Mechanismen, die ohne große Einstiegshürde die Arbeit á la Serienbrief vereinfachen, gibt es nicht. Ursprünglich alles von Hand erledigt, wurden administrative Aufgaben schnell in Skripte ausgelagert. Ein Skript schreibt sich allerdings nicht so schnell wie solch eine Filterregel in einem E-Mail-Programm anlegen lässt. Möchte man mit einem Skript flexibel auch spätere Aufgaben bewältigen können fließt ein gewisses Maß an Planung und Qualitätssicherung in dieses kleine Stück Software. Wer selber einen Server betreibt und dort seinen privaten Blog oder die E-Mails der Familie hostet hat sicher schon das eine oder andere Skript geschrieben. Beim Anlegen des zweiten E-Mail-Benutzers denkt man sich, dass man das doch eben schon mal eingetippt hat. Schon setzt der Instinkt des Informatikers ein „Hier kann man doch schnell ein kleines Skript basteln!“. Schwups wird aus ‚kurz‘ vier Stunden und aus ‚kleines Skript‘ eine intensive Massage der Tastatur. Am Ende steht ein kleines Helfer-Skript mit dessen Hilfe man drei weitere Benutzer anlegt. Ziel erreicht! Das Unterbewusstsein meldet aber, zu Recht, Zweifel an, ob der Aufwand im Verhältnis zum Nutzen stand.

Eigentlich lässt sich diese Vermutung leicht beweisen. Man muss nur die Einsparung pro Ausführung einer Tätigkeit multiplizieren mit der Häufigkeit der Anwendung. Ist die Dauer höher als der Aufwand, der zur Automatisierung benötigt wird, habe ich gespart. Um ein Gefühl für diese Zahlen zu bekommen ist hier eine beispielhafte Tabelle mit folgenden Bezeichnungen:

• Sekunden (s)
• Minuten (m)
• Stunden (h)
• Wochen (w)
• Jahre (y)

Die angegebenen Zeiten sind an Arbeitszeiten angelehnt: Ein Tag hat 8 Arbeitsstunden, eine Arbeitswoche beträgt 5 Tage und ein Jahr hat 52 Wochen (die Mitarbeiter meiner fiktiven Firma bekommen leider keinen Urlaub und Feiertage sind ausnahmslos gestrichen).

Zeitersparnis (pro Jahr) aufgeschlüsselt nach Frequenz und Einsparung pro Ausführung einer Tätigkeit.

Die erste Spalte zeigt ziemlich deutlich, dass eine Reduktion des Arbeitsaufwandes um eine Sekunde in Summe kaum Zeit einspart. Aber schon eine Einsparung von einer Minute (zweite Spalte) kann durchaus ins Gewicht fallen. Ein schönes Beispiel: Forrester zitiert in seinem Report „Sustain Service Management And Automation Funding“ (von Stephen Mann) die Firma FastPass mit der Aussage, dass das Zurücksetzen eines Passworts mittels eines Hot-Line-Anrufs stolze 18$ kostet. Auf mein Beispiel gemünzt: Ein Passwort-Reset, der in einer Minute abgewickelt wird und sechs Mal pro Stunde benötigt wird, kostet gute 26 Personentage pro Jahr. Genau aus diesem Grund kann man überall sein Passwort voll automatisiert per E-Mail zurücksetzen.

Greifen wir doch mal ein größeres Arbeitspaket heraus. Ein Softwarehaus beschäftigt mehrere hundert Entwickler. Diese sprudeln vor Ideen und arbeiten ständig an neuen Produkten. Jedes Team benötigt einen Build-Server, eine Test-Umgebung, eine Abnahme-Umgebung, einen Platz in der Produktion; sprich der Betrieb muss einmal am Tag ein neues System zur Verfügung stellen. Solche Aufgaben lassen sich sehr gut automatisieren, sodass eine Ersparnis von 8 Stunden pro Bereitstellung  durchaus realistisch ist. Aus der Tabelle ergibt sich eine Einsparung von zwei Personenjahren. Klar ist, dass die Automatisierung nicht vom Himmel fällt und auch Aufwände in der Planung und Umsetzung erzeugt. Strebt man einen Break Even Punkt innerhalb eines Jahres an stehen einem aber trotzdem stattliche zwei Personenjahre zur Verfügung um die Bereitstellung der Systeme umzusetzen. Mit einem solchen Kontingent lässt sich ordentlich was reißen.

Insgesamt ist die Betrachtung natürlich sehr eindimensional für ein so vielschichtiges Problem, verdeutlicht aber meiner Meinung nach ganz gut den Ansatzpunkt. Denn am Ende bleibt die reine Zeitersparnis nicht die einzige Argumentation „pro“ Automatisierung. Die gewonnene Qualität, die Reproduzierbarkeit oder die leichtere Skalierung ohne exzessiv neue Mitarbeiter einstellen zu müssen lässt sich nur schwer in ähnlich prägnanten Zahlen erfassen wie eingesparte Arbeitszeit.

Übringens, meinen letzten E-Mail-Benutzer habe ich vor drei Jahren eingerichtet. Das kleine Helfer-Skript kann seinen Erstellungsaufwand also nur noch als lebende Dokumentation rechtfertigen …